So findet ihr die ideale HRIS-Software für euer Unternehmen

Unternehmen in den USA brauchen im Schnitt 15 Wochen, um eine HRIS-Software auszuwählen*. Das ist mehr als ein Quartal des Jahres und wertvolle Zeit, die ihr stattdessen nutzen könntet, um Wachstum voranzutreiben, Effizienz zu steigern, Systeme zu vereinfachen und das Engagement eurer Mitarbeitenden zu stärken.

Dabei macht euch die richtige HRIS-Software genau diese Ziele leichter erreichbar.

Wie komplex die Wahl sein kann, zeigt schon die Zeit, die sie in Anspruch nimmt. Ein HRIS ist das Rückgrat eurer HR-Operations. Es lohnt sich, es richtig anzugehen.

Dieser Leitfaden hilft euch, schnell und fundiert zu entscheiden. Unser Schritt-für-Schritt-Prozess reduziert den Aufwand für die Recherche und schafft mehr Zeit, ein erstklassiges Tool tatsächlich zu nutzen und Ergebnisse zu erzielen.

*Softwarepath, 2022

🕑 Keine Zeit mehr verlieren bei der HRIS-Auswahl

‍Analysiert eure Anforderungen, recherchiert die besten Optionen und definiert, was euer HRIS können muss.

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So wählt ihr ein HRIS, das zu euren Anforderungen passt

Folgt diesen sechs Schritten, um die beste HRIS-Lösung für eure Organisation zu finden:

1. Bedürfnisse und Wünsche der Organisation analysieren

Es mag verlockend sein, einfach die bekanntesten HRIS-Anbieter zu googeln und dort anzufangen. Aber das führt am schnellsten zu Verwirrung und Überforderung. Es wäre wie ein Einkauf ohne Liste.

‍Euer erster Schritt bei der HRIS-Auswahl: Findet heraus, was euer Unternehmen in der HR wirklich braucht und wie ein HRIS diese Anforderungen erfüllen soll.

Überlegt dabei:

• Bestehende HR-Herausforderungen. Womit hat euer Team regelmäßig zu kämpfen?
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• Aktuelle HR-Tools und -Systeme. Was funktioniert, was nicht? So könnt ihr euren Tech-Stack schlank halten und Tool-Überladung vermeiden.
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• Manuelle Aufgaben, die die To-do-Liste belasten, und die sich automatisieren oder vereinfachen ließen.
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• Projekte und Initiativen, in die ihr mehr Zeit investieren würdet, wenn ihr sie hättet.
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• Eure Idealvorstellung für HR: Onboarding, Performance Management, Vergütung, Lernen und weitere People-Enablement-Aufgaben parallel zu einer HRIS-Plattform.

Sprecht außerdem mit Mitarbeitenden in der gesamten Organisation und fragt sie, was sie sich von der HR wünschen. Würden sie ein Self-Service-Portal für Urlaubsanträge begrüßen? Möchten sie mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten? Könnte das Onboarding einfacher sein? Wäre es hilfreich, die eigenen KPIs besser im Blick zu haben oder OKRs zu verfolgen?

Laut einer Studie wollten knapp 25 % der Unternehmen ein HRIS einführen, um mehr Funktionalität zu gewinnen. 21,2 % wollten damit unterschiedliche Systeme konsolidieren.

Sobald ihr die Anforderungen eures Unternehmens kennt, habt ihr eine klare "Einkaufsliste". Die müsst ihr nicht von vorne beginnen: Greift auf bestehende KPIs, Werte und OKRs als Ausgangspunkt zurück.

2. Wünsche an die Realität anpassen

Jetzt, wo ihr eure organisatorischen Anforderungen kennt, gilt es, sie in einen realistischen Rahmen einzubetten.

Bedenkt dabei:

• Eure Ressourcen. Wie viele Personen werden das HRIS nutzen?
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• Euer Budget. Kaum jemand entscheidet sich allein nach dem Preis. Laut einer Studie sind die durchschnittlichen HRIS-Kosten pro Nutzerin und Nutzer in kleinen, mittleren und großen Unternehmen ähnlich. Trotzdem ist das Budget ein wichtiger Faktor.
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• Eure anderen Tools. Wie fügt sich die neue HRIS-Plattform ein? Kann sie in die Apps integriert werden, die ihr bereits nutzt? Lässt sich euer Stack damit sogar verschlanken?

Stellt euch und eurem Team auch diese Fragen:

• Erfüllt die Software die Datensicherheitsanforderungen eurer Organisation, zum Beispiel eine ISO-27001-Zertifizierung?
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• Vereinfacht und vereinheitlicht sie die Datenspeicherung?
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• Welche Payroll-Funktionen gibt es? Sind sie automatisiert und flexibel?
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• Bietet das HRIS Zeiterfassung an?
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• Spart sie Zeit durch Automatisierungen und Vorlagen für Workflows?
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• Wie anpassbar ist sie?
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• Welche Analytics bietet sie? Liefert sie datenbasierte, handlungsrelevante Erkenntnisse?
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• Können Mitarbeitende anonymes Feedback geben?
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• Wie ist der Customer Experience des Anbieters?

Stellt sicher, dass ihr die Parameter eures Unternehmens versteht, bevor ihr weitermacht.
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3. Optionen recherchieren und bewerten

Jetzt könnt ihr auf Basis eurer Vorarbeit konkrete Optionen prüfen und eine Auswahl treffen.

Fragt euch:

• Wie gut passen Wünsche, Bedürfnisse und Ressourcen zu den verfügbaren Optionen?
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• Müssen wir unsere Erwartungen anpassen?
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• Welche Lösungen passen besonders gut zu unseren Anforderungen?
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• Bieten manche Plattformen mehr als benötigt? Sind andere nicht leistungsfähig genug?

Bezieht weiterhin das People-Team, Führungskräfte und andere Mitarbeitende ein. Sie können Feedback zur Shortlist geben, Anforderungen vertiefen und dabei helfen, eine HRIS-Lösung zu wählen, die auf allen Ebenen eurer Organisation Sinn ergibt.
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4. Vorführungen und Demos nutzen

Jetzt geht's los! Fordert Demos an, meldet euch für kostenlose Testversionen an und testet neue Software.

Die Lernkurve kann steil sein, aber die Evaluierung macht auch Spaß. Ihr seht, was neue Technologien leisten können, und merkt schnell, wie sehr das richtige HRIS die Arbeit eures HR-Teams erleichtern wird.

Achtet dabei auf:

• UX: Ist die Oberfläche intuitiv und einfach zu bedienen?
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• Features: Hat die Lösung die Funktionen aus eurer "Einkaufsliste" (Schritt 1)? Hilft sie euch, eure Ziele schneller zu erreichen? Leapsome zum Beispiel bietet ein Goals-Modul, das nahtlos mit dem Rest der Plattform integriert ist.
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• Integrationen: Lässt sich die HRIS-Lösung problemlos in eure bestehenden Apps und Tools integrieren?
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• Budget: Wie passt die Lösung zum Budget? Wie skalieren die Kosten mit eurem Wachstum?
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• Support vor dem Kauf: Könnt ihr eine Demo oder einen Anruf mit einer echten Person vereinbaren, um alle Fragen zu klären?
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• Migration: Wie funktioniert der Wechsel von bestehenden Systemen? Wie viel Ausfallzeit ist damit verbunden?
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• Support nach dem Kauf: Gibt es zuverlässigen Support, wenn ihr ihn braucht? Wie, und wie lange?
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5. Vorschlag erarbeiten und Entscheidung treffen

Nachdem ihr eure Shortlist getestet, verglichen und bewertet habt, stellt einen Vorschlag zusammen und trefft eine gemeinsam getragene Entscheidung.

Geht zurück zu euren ursprünglichen Anforderungen und prüft, ob die Lösung diese erfüllt:

• Gibt es wesentliche Hindernisse?
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• Wie hat das Team auf die Demo(s) oder den Test reagiert?
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• Gibt es Dealbreaker, die ihr vor einer Entscheidung klären müsst?

‍Wenn ihr den Vorschlag den Stakeholdern präsentiert, rechnet durch, dass eure HRIS-Wahl finanziell sinnvoll ist.

Zum Beispiel:

• Wie viele Stunden spart das neue Tool potenziell?
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• Wie viel Zeit verbringt ihr aktuell mit Aufgaben, die das HRIS übernehmen könnte?
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• Welche wirkungsvollen Initiativen könntet ihr angehen, wenn ihr mehr Zeit hättet? Wie würden diese Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation und Engagement verbessern?

Konkrete Zahlen machen euren Business Case überzeugend. Zeigt den Stakeholdern, dass es sich die Organisation nicht leisten kann, auf diese Lösung zu verzichten.
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6. Regelmäßig evaluieren und neu bewerten

Die HRIS-Wahl bindet euch nicht fürs Leben. Prüft regelmäßig, ob das Tool noch zu eurer Organisation passt. Denn selbst die "beste" HRIS-Lösung muss nicht für immer die richtige sein.

Wenn sich eure HR-Anforderungen ändern, kehrt zu Schritt 1 zurück und erstellt eine neue "Einkaufsliste". Das ist völlig normal und zu erwarten, wenn euer Unternehmen wächst.

Einer der besten Wege, um zu prüfen, ob euer HRIS wie geplant funktioniert: fragt Kolleginnen und Kollegen. Mitarbeitende sind oft die größten Nutznießer neuer HR-Tools und haben wertvolles Feedback.

Schickt Umfragen, beobachtet die Nutzung und bittet um Feedback. Die besten HRIS-Tools (wie Leapsome!) helfen euch dabei.
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Die richtige HRIS-Entscheidung für euer Unternehmen treffen

Die Auswahl der besten HRIS-Lösung kann zeitaufwändig sein. Sie muss es aber nicht.

‍Mit einem klaren, wiederholbaren Schritt-für-Schritt-Prozess stellt ihr sicher, dass ihr die Wahl trefft, die am besten zu den Anforderungen und Zielen eures Unternehmens passt.

Zunächst: Analysiert eure Bedürfnisse und Wünsche. Seid gründlich und startet die Suche auf dem richtigen Fundament. Dann: Bedenkt reale Einschränkungen wie Budget, Ressourcen und Dealbreaker. Als Nächstes: Recherchiert. Seht euch verfügbare Optionen an und besprecht mit dem Team, was am besten passt.

Und dann: Macht die Demos zum Erlebnis. Testet Lösungen, lasst euch vorführen, was sie können. Prüft, ob die HRIS-Software das leistet, was ihr braucht, und wie einfach sie zu bedienen ist. Rechnet durch, welchen Unterschied diese Entscheidung für eure Organisation machen wird.

Zu guter Letzt: Bleibt dran. Was heute funktioniert, muss morgen nicht mehr passen. Beobachtet, wie euer Team die Plattform nutzt, und seid bereit, bei Bedarf anzupassen.

‍Eine HR-Plattform wie Leapsome, mit ihrer Suite an People-Enablement-Modulen und dem HRIS-Tool, könnte die beste All-in-One-Lösung für euch sein. Unsere Plattform verbindet zentrale HR-Funktionen mit Engagement- und Empowerment-Tools, was aus strategischer Sicht ideal ist, wenn ihr wachst.

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FAQs zur HRIS-Auswahl

Welche 5 Arten von HRIS-Software gibt es?

Die fünf Arten von HRIS sind operativ, strategisch, taktisch, umfassend und funktionsspezifisch. Überlegt bei der Auswahl, welche HR-Lösung zu euch passt, und seid ehrlich, welche Funktionen eure Organisation wirklich braucht.

• Operativ: Steigert die Effizienz in Recruiting, Beförderungen und Talent Management
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• Strategisch: Unterstützt Strategie, Zielsetzung, Analysen und datenbasierte Entscheidungen
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• Taktisch: Fokus auf interne Mitarbeitendenführung, Schulung und Compliance
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• Umfassend: All-in-One-HRIS, das alle oben genannten Funktionen und mehr abdeckt
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• Funktionsspezifisch: Spezialisiert auf eine Funktion, zum Beispiel Payroll oder Benefits

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Obwohl wir auf Richtigkeit und Vollständigkeit geachtet haben, können wir keine Fehlerfreiheit garantieren. Für individuelle Beratung empfehlen wir, eine qualifizierte Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder eine Steuerberaterin bzw. einen Steuerberater hinzuzuziehen.