Was sollte ein Mitarbeiterdatenblatt enthalten? + Vorlage

Jeder Fehler in der Lohnabrechnung kostet Unternehmen im Schnitt $291 an Korrektur.* Ein Großteil dieser Fehler hat dieselbe vermeidbare Ursache: ungenaue oder unvollständige Datenpflege, die oft schon beim Onboarding beginnt.

Das frühe Erfassen von Daten neuer Mitarbeitender wirkt oft wie eine reine Formsache auf der Onboarding-Checkliste. Dabei ist das Mitarbeiterdatenblatt eines Unternehmens das erste Glied in der Kette der Mitarbeiterdaten. Fehler wirken sich später an Stellen aus, an denen sie wirklich schaden können: beim nächsten Lohnabrechnungslauf, im Compliance-Bericht oder bei Entscheidungen zur Personalplanung.

Dieser Guide zeigt, warum diese kleinen Formulare einen so großen Einfluss auf HR-Prozesse und die Pflege von Mitarbeiterdaten haben. Lest weiter und erfahrt, wie ihr eure Mitarbeiterdatenblätter effektiv verwaltet und erhaltet Zugang zu einer kostenlosen Vorlage.

* EY, 2022

Was sind Mitarbeiterdatenblätter?

„Das neue Preboarding-Portal gibt neuen Mitarbeitenden schon vor ihrem ersten Tag Zugriff auf wichtige Dokumente und die Möglichkeit, ihr Team kennenzulernen. So fühlt sich der erste Arbeitstag reibungslos und verbunden an.“

Aubrey Bryan, Senior Customer Success Associate bei Leapsome

Ein Mitarbeiterdatenblatt, manchmal auch Personalbogen genannt, ist ein Dokument, mit dem Arbeitgeber wichtige Angaben zu ihrer Belegschaft erfassen und festhalten. (Was genau dazugehört, zeigen wir euch gleich.)

Diese Formulare kommen meist während des Onboarding-Prozesses zum Einsatz, wenn Arbeitgeber bestimmte Angaben benötigen, um administrative Grundlagen wie die Anmeldung zur Krankenversicherung sowie den Bundes- und einzelstaatlichen Steuerabzug einzurichten.

Arbeitgeber können diese Informationen nach dem Onboarding nicht einfach entsorgen und vergessen. Prüfungen und Ansprüche aus der Arbeitsunfallversicherung können jederzeit auftreten, und Arbeitgeber brauchen diese Angaben, um solche Fälle zu klären.

Ein Großteil dieser Informationen muss zudem, wie SHRM zeigt, innerhalb von 72 Stunden nach Anfrage dem US-Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) zur Verfügung gestellt werden. Arbeitgeber müssen außerdem Lohn- und Sozialleistungsunterlagen bis zu drei Jahre lang aufbewahren und alle Unterlagen noch ein Jahr lang behalten, nachdem einem oder einer Mitarbeitenden unfreiwillig gekündigt wurde. 

Ein allgemeines Mitarbeiterdatenblatt erfasst in der Regel die folgenden Angaben.

Persönliche Daten und Kontaktinformationen

• Vollständiger rechtsgültiger Name
• Geburtsdatum
• Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer und private E-Mail-Adresse
• Angaben zum Notfallkontakt

Beschäftigungs- und Gehaltsdaten

• Jobtitel
• Abteilung
• Eintrittsdatum
• Gehalt oder Stundenlohn
• Angaben zur Gehaltsüberweisung, wie Bankname, Kontonummer und Routing Number

Gesetzlich vorgeschriebene und Compliance-relevante Angaben

• Arbeitserlaubnis
• Sozialversicherungsnummer oder Angaben zu Visum bzw. Arbeitserlaubnis
• Einwilligung zur Background-Check-Überprüfung
• Freiwillige EEO-Selbstauskunft

Ob ihr ein neues Mitarbeiterdatenblatt sucht oder einfach Ideen braucht, um euer bestehendes zu aktualisieren: Mit der kostenlosen Vorlage von Leapsome seid ihr bestens vorbereitet.

‍

✏️ Lasst bei eurem nächsten Mitarbeiterdatenblatt nichts aus

Tauscht Unsicherheit gegen eine solide Basis: eine druckbare Vorlage für ein Mitarbeiterdatenblatt, die ihr ganz nach den Anforderungen eurer Organisation anpassen könnt.

👉 Jetzt die Vorlage herunterladen

‍

Wie Mitarbeiterdatenblätter die Basis für saubere Daten schaffen

Für viele Organisationen ist das Austeilen von Mitarbeiterdatenblättern kaum mehr als eine Onboarding-Pflichtaufgabe. Dabei ist das erste Formular, das ein oder eine neue Mitarbeitende ausfüllt, die Grundlage für jede spätere Entscheidung. Wenn ihr nicht sicher seid, ob eine Prüfung eure Mitarbeiterprofile als vollständig, korrekt und aktuell einstufen würde, lohnt sich ein zweiter Blick auf euren Pflegeprozess.

Regelmäßig aktualisierte Daten sind der beste Weg, um die folgenden Konsequenzen zu vermeiden.

Unnötiger Ressourcenverbrauch

Fehlende oder unvollständige Angaben bleiben in euren HR-Systemen leider nicht folgenlos. Sie können später teure Fehler verursachen, die viel Zeit und Geld kosten, um sie zu beheben. 

Laut EY kostet es Arbeitgeber im Schnitt $635, wenn die korrekten Angaben eines oder einer neuen Mitarbeitenden nicht rechtzeitig für den ersten Lohnabrechnungslauf ins System eingepflegt werden. Laut derselben Studie wenden Unternehmen im Schnitt 91 Stunden und $4.600 an Rechtskosten auf, um Compliance-Probleme durch ungenaue Mitarbeiterdaten zu beheben.

Sinkendes Vertrauen der Mitarbeitenden

Mitarbeitende erwarten zu Recht, dass HR-Systeme präzise Daten pflegen, damit Prozesse wie die Verwaltung von Benefits, der Steuerabzug und eine pünktliche, korrekte Gehaltsabrechnung reibungslos laufen. Tun sie das nicht, spüren Mitarbeitende das sofort, und eure Fluktuationsrate spürt es vielleicht auch. Laut dem Workforce Institute bei Kronos Incorporated reichen schon zwei Fehler in der Lohnabrechnung, damit 50 % der Mitarbeitenden anfangen, sich nach einer neuen Stelle umzusehen.

Schlechte Transparenz und Bauchentscheidungen in der Personalplanung

Probleme in euren Daten übertragen sich direkt auf eure HR-Reports: Unvollständige oder ungenaue Daten führen zu unvollständigen oder ungenauen Berichten. 

Personalplanung und Talent Management leiden, wenn ihr euren Daten nicht vertrauen könnt, wie Visier zeigt. Ohne belastbare Fakten bleiben Ideen für neue Initiativen eher auf der Strecke, und die Zustimmung der Führungsebene bröckelt. Manche Organisationen verlassen sich am Ende auf Bauchentscheidungen statt auf harte Zahlen, was es deutlich schwerer macht zu erkennen, was funktionieren wird und was mit Sicherheit nicht.

Leapsome hilft euch, den Überblick über die zentralen Daten eurer Organisation zu behalten, mit voller Transparenz über den gesamten Employee Lifecycle hinweg. Die wichtigsten Bausteine dafür sind Self-Service-Portale und zentralisierte Daten, beide sind bei Leapsome direkt inbegriffen.

„Mitarbeitende können ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, die dann zur Freigabe an HR gehen. Kein Hin und Her per E-Mail mehr nötig.“ 

Sophie O’Donoghue, Customer Success Coach bei Leapsome

‍

👀 Volle Transparenz vom ersten Tag bis zum Austrit

‍Leapsome bewahrt alle Mitarbeiterinfos im selben vernetzten System auf, für Echtzeit-Zugriff, und lässt Mitarbeitende ihre eigenen Daten aktualisieren, damit sie seltener veralten.

👉 Entdeckt Mitarbeiterprofile

‍

Mitarbeiterdatenblätter verwalten: die Grundlagen

Das Erfassen präziser Mitarbeiterdaten legt den Grundstein für belastbare Daten. Doch Organisationen brauchen auch einen Prozess, um diese Daten langfristig aktuell zu halten. Hier sind ein paar bewährte Best Practices.

Daten mit standardisierten Onboarding-Workflows erfassen

Konsistenz ist genauso wichtig wie Vollständigkeit. Jedes neue Mitarbeiterdatenblatt sollte denselben Aufbau und dieselben Felder haben, und jede neu eingestellte Person sollte es zum gleichen Zeitpunkt im Onboarding ausfüllen. So geht nichts doppelt ein und nichts fällt durchs Raster. Und wenn alles am gleichen Ort landet, können HR-Teams die Daten später leicht durchsuchen und auswerten.

Sensible Mitarbeiterdaten schützen

„Ihr könnt für jedes Feld genau festlegen, wer es basierend auf der jeweiligen Rolle einsehen oder bearbeiten darf. Zum Beispiel sieht das Finance-Team Gehaltsdaten, während Mitarbeitende ihre eigenen Basisdaten selbst verwalten.“ 

Sophie O’Donoghue, Customer Success Coach bei Leapsome

Ausgefüllte Mitarbeiterdatenblätter enthalten hochsensible Daten wie Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen, und es liegt an euch, diese Daten zu schützen. Ob das gelingt, hängt genauso von eurem Tech-Stack ab wie von euren HR-Richtlinien und -Prozessen. Stellt sicher, dass eure Lösung relevante Standards wie die DSGVO, Verschlüsselungsregeln und rollenbasierte Zugriffskontrollen einhält, damit nur befugte Personen sensible Angaben einsehen können.

Daten während des gesamten Employee Lifecycle aktuell halten

Viele Arten von Mitarbeiterdaten ändern sich im Laufe der Zeit, etwa Jobtitel, Bankverbindungen und Notfallkontakte. Mitarbeitende, ihre Führungskräfte und euer HR-Team tragen gemeinsam die Verantwortung, diese Daten aktuell zu halten.

Damit die Zuständigkeiten klar sind, legt fest, wer welche Felder aktualisiert, und standardisiert diese Aufteilung in der gesamten Organisation. Mitarbeitende könnten zum Beispiel persönliche Daten und Bankverbindungen über das Self-Service-Portal eurer HR-Software aktualisieren, Führungskräfte bestätigen Rollen- oder Abteilungswechsel, und HR kümmert sich um alles, was sensible Daten, Lohnabrechnung und Compliance betrifft.

Letztlich bedeutet aktuelle Daten zu haben, dass ihr die Dokumente, die diese Daten festhalten, sorgfältig verwaltet. Mit den richtigen Tools ist das deutlich einfacher. Leapsome wird zur zentralen Quelle der Wahrheit für alle eure Personaldaten, sodass ihr euch darauf verlassen könnt, dass die Angaben all eurer Mitarbeitenden überall aktuell bleiben, sobald sich etwas ändert.

‍

⬆️ Behaltet Updates im Blick, ganz ohne zusätzlichen manuellen Aufwand

Mit Leapsome zentralisiert ihr Mitarbeiterprofile und automatisiert das Sammeln und Speichern von Dokumenten, damit die Pflege präziser, vollständiger Daten keine Vollzeitaufgabe wird.

👉 Entdeckt Dokumente

Von Anfang an saubere Mitarbeiterdaten mit Leapsome

Zu viele Organisationen verschwenden Zeit und Ressourcen damit, Mitarbeiterdaten zu korrigieren, weil sich falsche Angaben schon beim Onboarding eingeschlichen haben oder Daten unbemerkt von der Realität abgewichen sind. Manchmal merken HR-Abteilungen das erst auf die harte Tour: durch eine falsche Gehaltsabrechnung, eine Compliance-Strafe oder eine Personalplanungsentscheidung auf Basis veralteter Zahlen.

Die AI-gestützte HRIS- und People-Management-Plattform von Leapsome vereinfacht die Pflege von Mitarbeiterdaten (und alle HR-Prozesse, die darauf aufbauen) und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand. Mit Leapsome können Teams:

• Mitarbeiterdaten zentralisieren: Speichert alle Mitarbeiterdaten an einem vernetzten Ort, damit alle HR-Prozesse auf den aktuellsten Daten laufen.
• Onboarding optimieren: Erfasst von Anfang an präzise Daten durch standardisierte Preboarding- und Onboarding-Workflows, die nichts dem Zufall überlassen.
• Bessere Reports erstellen: Erstellt Personalreports auf Basis sauberer, aktueller Daten, auf die sich HR-Teams und Führungskräfte verlassen können.
• Compliance stärken: Hinterlasst eine prüfbare Dokumentenspur, die auch genauer Prüfung standhält.

„Mitarbeitende finden jetzt alles an einem Ort: ihre Daten, Abwesenheiten, Ziele und Reviews. Ich muss nicht mehr erklären, welches Tool wofür genutzt wird. Alles ist in Leapsome.“ Merilyn L., Senior People Operations Specialist bei Bob W.

‍

🌍 Die gleiche verlässliche Datenquelle, überall

Leapsome hält Mitarbeiterprofile über den gesamten Employee Lifecycle hinweg zentralisiert, damit HR-Prozesse auf einem soliden Fundament laufen.

👉 Jetzt Demo anfordern

‍

FAQ

Was ist ein Personalformular?

Ein Personalformular ist jedes Dokument, das ein Unternehmen nutzt, um Informationen über seine Mitarbeitenden zu erfassen. Häufige Beispiele für Personalformulare sind:

• Mitarbeiterdatenblätter
• Leistungsbeurteilungsformulare
• Abmahnungsformulare
• Formulare für Disziplinarmaßnahmen
• Formulare für die Gehaltsüberweisung
• Formulare zur Prüfung der Beschäftigungsberechtigung