Mitarbeiterverzeichnis: Kostenlose Vorlage und HR-Tipps

Ein Mitarbeiterverzeichnis gibt eurem Team einen zentralen Ort, um zu sehen, wer im Unternehmen arbeitet, was diese Personen tun und wie ihr sie erreicht. Aber ein Verzeichnis funktioniert nur, wenn Mitarbeitende ihm vertrauen. Ist es umständlich zu nutzen oder selten aktuell, kostet es Zeit, statt sie zu sparen. Und 62 % der Mitarbeitenden geben bereits an, zu viel Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen.* 

Eine Vorlage für ein Mitarbeiterverzeichnis hilft euch, schnell ein gut strukturiertes Tool zu erstellen. Die eigentliche Herausforderung ist jedoch, es langfristig zu pflegen. Lest weiter für praktische Tipps, wie ihr euer Mitarbeiterverzeichnis auch mit wachsendem Unternehmen korrekt und nützlich haltet.

* Microsoft, 2023 

Was ist ein Mitarbeiterverzeichnis?

Ein Mitarbeiterverzeichnis ist eine durchsuchbare interne Ressource, die es Mitarbeitenden ermöglicht, sich zu vernetzen und zusammenzuarbeiten, ohne dafür HR einschalten zu müssen, um die richtige Person zu finden.

Was ist eine Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage und warum ist sie wichtig?

„Sobald offene Kanäle und geteilte Dokumente zur Norm werden, hören Menschen auf, Wissen zurückzuhalten. Kontext wird zur Superkraft für alle.“ 

Luck Dookchitra, VP People & Culture, Leapsome

Eine Vorlage für ein Mitarbeiter- oder Personalverzeichnis gibt euch eine einheitliche Struktur, um Informationen über die Belegschaft zu erfassen und darzustellen. Sie macht Rollen und Fachwissen für alle sichtbar, unabhängig von Standort oder Zeitzone.

Ein gut gepflegtes Mitarbeiterverzeichnis:

• Verbessert die interne Kommunikation: Mitarbeitende finden die richtige Kollegin oder den richtigen Kollegen nach Rolle oder Abteilung, statt alle in CC zu setzen oder herumzufragen.
  
• Beschleunigt das Onboarding: Neue Mitarbeitende lernen ihr Team kennen und verstehen, wie ihre Rolle mit dem restlichen Unternehmen zusammenhängt.
  
• Reduziert wiederkehrende Fragen an HR: Mitarbeitende finden Routineinformationen selbst, was HR administrative Zeit spart.

Die Transparenz, die eine gute Verzeichnisvorlage schafft, ist besonders für globale und verteilte Teams wichtig. Eine Studie mit mehr als 61.000 Microsoft-Mitarbeitenden zeigte, dass der Wechsel zu Remote-Arbeit den Anteil gemeinsamer Zeit mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Teams um rund 25 % senkte. Ohne eine verlässliche Möglichkeit, Menschen im gesamten Unternehmen zu finden, kann sich das Netzwerk einer Person schnell auf wenige tägliche Kontakte reduzieren. 

Kostenlose Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage

Eine druckbare Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage hilft euch, die richtigen Informationen jedes Mal im selben Format zu erfassen.

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Unsere kostenlose Vorlage deckt die wichtigsten Informationen ab, die Mitarbeitende brauchen, damit ihr einheitliche Profile erstellen könnt, ohne jedes Feld von Grund auf neu zu überlegen.

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Was gehört in eine Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage?

„Stakeholder fragen oft: ‚Sehen andere etwas, das sie nicht sehen sollten?‘ Moderne HRIS-Berechtigungen beantworten genau das. Führungskräfte sehen ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden, Finance sieht Kostendaten, und Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Daten, nicht mehr.“ 

Carolin Leidel, Consultant, torq. Partners

Eine gut gestaltete Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage sollte genug Informationen erfassen, damit Mitarbeitende die richtige Kollegin oder den richtigen Kollegen finden, während die Profile intuitiv und leicht überschaubar bleiben.

Das solltet ihr einbeziehen:

• Name, Titel, Abteilung und Führungskraft: Eine gute Kontaktliste zeigt die Rolle jeder Person und ihre Position in der Unternehmensstruktur.
  
• Kontaktinformationen und Standort: Fügt Arbeitskontaktdaten, Büro- oder Remote-Standort sowie Zeitzone hinzu, damit Mitarbeitende wissen, wie und wann sie einander erreichen.
  
• Team, Skills oder Fachgebiete: Macht Kompetenzen durchsuchbar, damit Mitarbeitende Unterstützung finden, auch wenn sie den Namen der zuständigen Person nicht kennen.

Ihr könnt außerdem individuelle Profilinformationen hinzufügen, etwa bevorzugte Pronomen, professionelle Porträtfotos oder Geburtsdaten. Haltet persönliche Felder freiwillig und fragt nur Informationen ab, die einem klaren Zweck dienen.

Eine Tabelle mag für ein Team von fünf Personen funktionieren, aber jede Neueinstellung, Rollenänderung, Versetzung und jeder Abgang bedeutet eine weitere manuelle Aktualisierung. Mit wachsendem Unternehmen bietet euch ein HRIS wie Leapsome eine verlässlichere Grundlage, indem es Mitarbeiterprofile durchsuchbar und leichter aktualisierbar hält.

„Mitarbeitende können ihre eigenen persönlichen Daten aktualisieren, die dann zur Freigabe an HR gehen. Kein Hin und Her per E-Mail nötig.“ 

Sophie O'Donoghue, Customer Success Coach, Leapsome

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📌 Haltet Mitarbeiterdaten mit eurem Wachstum aktuell

Leapsome reduziert die Abhängigkeit von manuellen Verzeichnis-Updates, indem es Mitarbeiterprofile verknüpft und leichter pflegbar macht.

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Macht euer Mitarbeiterverzeichnis zur vertrauenswürdigen Quelle der Wahrheit

„Viele HR-Teams kämpfen noch mit den Grundlagen: zu viele unverbundene Tools, begrenzte Einblicke. Deshalb haben wir ein wirklich mitarbeiterorientiertes HRIS gebaut, das alle Mitarbeiterdaten in einer zentralen Quelle der Wahrheit vereint.“ 

Suraj Paneru, Customer Success Coach, Leapsome

Ein paar veraltete Jobtitel oder ausgeschiedene Mitarbeitende reichen aus, damit Menschen den Wert eines Mitarbeiterverzeichnisses infrage stellen. Irgendwann hören sie ganz auf, es zu nutzen.

So haltet ihr das Verzeichnis verlässlich:

• ‍Klare Verantwortlichkeiten festlegen: Gebt HR die Verantwortung für Datenstandards und legt fest, wer welches Feld aktualisiert. Mitarbeitende können ihre Skills oder Profilfotos selbst pflegen, während HR Beschäftigungsdetails wie Rollen und Berichtslinien verantwortet.

• Pflichtfelder von optionalen Angaben trennen: Fragt die Informationen ab, die Mitarbeitende für die Zusammenarbeit brauchen, und lasst sie selbst entscheiden, ob sie persönliche Details wie bevorzugte Pronomen oder Geburtstagsdaten teilen. Legt fest, wer welches Feld einsehen kann. Gehalt, Gesundheitsdaten und andere sensible HR-Daten sollten nicht sichtbar werden, wenn euer Verzeichnis Daten aus eurem HRIS bezieht.
• Updates in bestehende HR-Prozesse einbauen: Statt euch auf gelegentliche Aufräumaktionen zu verlassen, aktualisiert Profile immer dann, wenn ihr jemanden onboardet oder eine Beförderung genehmigt.
  
• Das Verzeichnis einfach nutzbar machen: Verwendet einheitliche Jobtitel und Abteilungsnamen, damit Mitarbeitende mit bekannten Begriffen suchen können. Platziert das Verzeichnis dort, wo Mitarbeitende ohnehin nach Informationen suchen.

Ein korrektes Verzeichnis gibt neuen Mitarbeitenden einen klaren Einstieg ins Unternehmen und hilft ihnen, ihr Netzwerk zu erweitern. Auch Führungskräfte gewinnen mehr Transparenz über Rollen und Berichtsbeziehungen. Dieser gemeinsame Überblick stärkt Zusammenarbeit und organisatorische Transparenz, ohne HR für jede Verbindung verantwortlich zu machen.

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🏁 Startet jedes Mitarbeiterprofil richtig

Leapsomes Preboarding & Onboarding hilft euch, Mitarbeiterdaten schon vor dem ersten Arbeitstag zu erfassen, Teammitglieder vorzustellen und die Profilerstellung zu automatisieren, damit neue Mitarbeitende von Anfang an mit korrekten Daten starten.

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Baut ein skalierbares Mitarbeiterverzeichnis mit Leapsome

Eine übersehene Rollenänderung hier, eine vergessene Neueinstellung dort: Mit der Zeit versagen Verzeichnis-Tabellen. Mitarbeiterdaten verteilen sich über verschiedene Dateien, Dokumente verlieren die Verbindung zu den richtigen Profilen, und HR muss widersprüchliche Informationen abgleichen. Sobald Mitarbeitende diese Unstimmigkeiten bemerken, verlieren sie das Vertrauen in das Verzeichnis.

Leapsome bringt die Daten und Workflows, die euer Verzeichnis prägen, in eine vernetzte HR-Plattform zusammen. Mit Leapsome könnt ihr:

• Mitarbeiterdaten zentralisieren: Mitarbeiterprofile bieten euch eine sichere, durchsuchbare Quelle für aktuelle Personalinformationen.
  
• Dokumente mit Mitarbeiterprofilen verknüpfen: Dokumente & E-Signatur halten wichtige Dateien bei den Personen, zu denen sie gehören, statt sie über Ordner und Postfächer zu verstreuen.
  
• Von Anfang an korrekte Daten erfassen: Preboarding & Onboarding-Workflows erfassen wichtige Details für neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag und reduzieren manuelle Dateneingabe für HR.

Diese Prozesse teilen sich dieselben Mitarbeiterdaten. Aktualisiert ihr Informationen an einer Stelle, bleiben eure Daten auch andernorts korrekt. Ihr erhaltet eine skalierbare Quelle der Wahrheit, und Mitarbeitende bekommen ein Verzeichnis, auf das sie sich verlassen können.

„Mit Leapsome konnten wir Performance Reviews, Zielsetzung, Onboarding und Offboarding automatisieren. Zusammen hat uns das geholfen, rund 20 % des manuellen Aufwands unseres Teams einzusparen.“  Weronika Czerny-Nowakowska, Chief Operating Officer, Neurons Lab

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🏛️ Gebt eurem Mitarbeiterverzeichnis ein stärkeres Fundament

Leapsome hilft euch, unverbundene Tabellen hinter euch zu lassen: mit Mitarbeiterdaten, die vom Preboarding an vernetzt bleiben.

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FAQ

Wie hilft eine Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage der internen Kommunikation?

Eine Mitarbeiterverzeichnis-Vorlage hilft HR, für jede Person dieselben wichtigen Details zu erfassen. So finden Kolleginnen und Kollegen leichter heraus, wer für welche Aufgabe zuständig ist, und erreichen die richtige Person, ohne das gesamte Team oder die HR-Abteilung mit Fragen zu belasten.

Wie oft solltet ihr ein Mitarbeiterverzeichnis aktualisieren?

Aktualisiert euer Mitarbeiterverzeichnis immer dann, wenn jemand eintritt, das Unternehmen verlässt, die Rolle wechselt oder das Team wechselt. Verlasst euch nicht auf gelegentliche Aufräumaktionen. Verknüpft Verzeichnis-Updates mit bestehenden HR-Workflows, damit die Informationen korrekt bleiben und Mitarbeitende das Vertrauen nicht verlieren.