Mitarbeiterdaten: Typen, Best Practices und Managementtechniken

Das Verhalten und die Motivation von Mitarbeitenden zu verstehen ist der Schlüssel, um Talente zu halten und das Potenzial eurer Teams voll auszuschöpfen. Dennoch nutzen viele HR- und People-Ops-Teams eine ihrer wertvollsten Ressourcen noch immer nicht aus: Mitarbeiterdaten.

Obwohl die meisten Chief HR Officers sagen, dass People Analytics ein zentraler Bestandteil ihrer Strategie ist, haben nur 42 % der Unternehmen eine datengetriebene HR-Kultur.* Was hält sie zurück?

Die richtige Mitarbeiterdaten zu erfassen, zu organisieren und auszuwerten ist eine große Herausforderung. Hinzu kommen ethische Fragen und sich ändernde Datenschutzvorschriften. Viele Unternehmen verlassen sich noch auf veraltete Systeme, die das Speichern und Analysieren kritischer Informationen erschweren.

Klingt bekannt? Dann lest weiter. Wir zeigen euch, welche Arten von Mitarbeiterdaten es gibt, wie ihr sie effektiv erfasst und wie ihr mit dem richtigen Datenmanagement eure HR-Ziele erreicht.

*McKinsey, 2022

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Warum Mitarbeiterdaten für HR-Teams wichtig sind

Mitarbeiterdaten umfassen alles, was ihr über eure Belegschaft erfasst: von grundlegenden Kontaktdaten bis hin zu Engagementwerten, Lernaufzeichnungen und Time Tracking.

Heute sind diese Daten eine Fundgrube für Erkenntnisse, mit denen ihr Prozesse optimieren und Entscheidungen fundiert treffen könnt. Wer Mitarbeiterdaten effektiv nutzt, kann die Fluktuation senken, zentrale People-Management-Prozesse verbessern und die Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzgesetzen sicherstellen.

Aber wie?

Mit den richtigen Prozessen und People-Analytics-Technologie können HR-Fachleute Mitarbeiterdaten nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und Möglichkeiten zur Verbesserung eurer HR-Strategie aufzudecken.

Eine McKinsey-Studie zeigt, dass für mindestens 70 % der Unternehmen im Jahr 2023 Fortschritte bei Diversity, Equity und Inclusion (DEI) Priorität hatten. Effektives Mitarbeiterdatenmanagement ist dabei ein starkes Werkzeug: Es hilft HR-Teams, DEI-Metriken wie die Mitarbeiterstimmung detaillierter zu messen und die Vielfalt der Belegschaft anhand demografischer Daten zu verfolgen.

Wer Daten und Analytics (D&A) nicht nutzt, wird es schwer haben, wettbewerbsfähig zu bleiben, besonders da Künstliche Intelligenz (AI) den Geschäftsbetrieb verändert.

Welche Mitarbeiterdaten solltet ihr also erfassen, und wie kann HR-Software euch dabei helfen?
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Die 7 wichtigsten Arten von Mitarbeiterdaten

Mitarbeiterdaten sind ein wesentlicher Bestandteil moderner HR-Arbeit. Dennoch fehlt vielen Unternehmen das nötige Know-how, um sie effektiv und rechtskonform einzusetzen.

Werden diese Lücken nicht geschlossen, drohen Vertrauensverlust, Ungenauigkeiten und rechtliche Probleme in Bezug auf Arbeitsgesetze, Datenschutzvorschriften und Antidiskriminierungsrichtlinien.

Wir haben die sieben wichtigsten Arten von Mitarbeiterdaten zusammengestellt, die eure HR-Strategie abdecken sollte.
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1. Demografische Daten

Demografische Daten liefern grundlegende sozioökonomische Informationen über eure Belegschaft, in der Regel Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Bildungsstand und teilweise auch Religion.

Diese Daten sind entscheidend, um die Vielfalt in eurer Organisation zu verstehen. Sie zeigen Muster und Trends auf, mit denen ihr eure HR-Initiativen und den Einstellungsprozess gezielt verbessern könnt.
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2. Persönliche Informationen

Persönliche Mitarbeiterdaten umfassen grundlegende Angaben wie Namen, Geburtsdaten, Privatadressen und Notfallkontakte.

Aktuelle Aufzeichnungen zu führen und sicherzustellen, dass eure Personalverwaltungssysteme den Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen, ist dabei unabdingbar.

Ein umfassendes HRIS wie das von Leapsome zentralisiert diese Daten sicher und bietet ein Self-Service-Portal für Mitarbeitende, das den Verwaltungsaufwand spspürbar reduziert.
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3. Mitarbeiterengagement-Daten

Engagement-Daten gehören zu den wertvollsten Quellen für HR-Verantwortliche, die Mitarbeitende langfristig binden möchten. Wer die wichtigsten Engagement-Kennzahlen im Blick hat, erkennt Verbesserungspotenziale und kann gezielt positive Veränderungen anschieben.

Wichtige Bestandteile von Engagement-Daten sind: Umfragefeedback, Mitarbeiterzufriedenheitswerte sowie Erkenntnisse aus Bleibe- und Abschlussgesprächen, 1:1-Meetings und Reviews.

Bei Leapsome bieten wir eine Reihe von Mitarbeiterdaten- und Analytics-Tools, die all diese Informationen bündeln und einen umfassenden Überblick über das Mitarbeiterengagement liefern. Unsere Module Surveys, Reviews und Instant Feedback automatisieren Datenerfassung und -auswertung, damit Manager und HR-Teams Trends früh erkennen und das Engagement gezielt steigern können.
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4. Leistungsdaten

Leistungsdaten begleiten den Weg eines Mitarbeitenden in eurem Unternehmen: Ziele, Reviews, Feedback und andere leistungsbezogene Informationen werden hier erfasst.

Das Sammeln von Leistungs- und Entwicklungsdaten hilft euch, wirkungsvolle Performance-Improvement- und Entwicklungspläne zu erstellen, Führungsqualitäten zu stärken und sicherzustellen, dass Leistungsträger die Anerkennung bekommen, die sie verdienen.

5. Time-Tracking- und Anwesenheitsdaten

Die Erfassung von Anwesenheit und Arbeitszeiten ist unabdingbar für die Einhaltung lokaler Vorschriften, eine korrekte Lohnabrechnung und das Erkennen von Mustern wie häufigen Fehlzeiten oder Überstunden.

Zu den Time-Tracking- und Anwesenheitsdaten gehören geleistete Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage, Krankenstand und die Zuweisung von Projektzeit. Diese Daten haben viele praktische Anwendungsmöglichkeiten: von der Förderung der Work-Life-Balance und der Prävention von Burnout bis hin zur Projektkostenberechnung, der Verwaltung von PTO und der Einhaltung aller relevanten Vorschriften.

Die gute Nachricht: Das neue HRIS von Leapsome integriert Time Tracking und Abwesenheitsmanagement mit anderen People-Management-Funktionen, damit eure Teams glücklich und produktiv bleiben und euer Unternehmen compliant ist.
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6. Gehaltsabrechnungsdaten

Genaue Lohnbuchhaltungsdaten zu führen ist eine Kernaufgabe jeder HR-Abteilung. Diese Daten umfassen in der Regel:

• Benefits, Beförderungen und Daten zur Vergütungsverwaltung
• Gehaltsabrechnungshistorie und Steuern
• Gehaltszettelarchive
• Informationen zu Eintritten und Ausgängen
• Bonusvereinbarungen

Ein spezialisiertes, AI-gestütztes System wie Leapsome HRIS hilft dabei, diese Routinearbeiten zu automatisieren, Fehler zu minimieren, Ressourcen optimal einzusetzen und die Effizienz im HR-Team zu steigern.
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7. Verträge und Compliance-Daten

Ops-Teams und People-Fachleute müssen Arbeitsverträge, Richtlinien und andere rechtliche Dokumente sicher verwalten.

Diese Daten umfassen in der Regel Arbeitsverträge und -vereinbarungen mit Angaben wie Beschäftigungsdauer, Berufsbezeichnung und Arbeitszeiten. Dazu kommen Steuerdokumente, Arbeitserlaubnisse, Schulungsnachweise, Berufszertifizierungen und ggf. Disziplinarnachweise.

Diese Unterlagen müssen regelmäßig mit korrekten Informationen aktualisiert und sicher gespeichert werden, um Mitarbeitende und das Unternehmen vor Compliance-Risiken und Datenschutzverletzungen zu schützen.
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💜 Mit der People-First-HRIS- und People-Enablement-Plattform von Leapsome könnt ihr diese Datenkategorien zu einem umfassenden Bild eurer Belegschaft zusammenführen, Risiken reduzieren und Entscheidungen auf einer soliden Datengrundlage treffen.

‍Das Ergebnis? Eine gesjündere Unternehmenskultur, zufriedenere Mitarbeitende und weniger Aufwand für euer HR-Team.

5 Best Practices für die Erfassung von Mitarbeiterdaten

Sobald ihr die benötigten Mitarbeiterdaten definiert habt, braucht ihr eine klare Strategie für die Datenerfassung.

Ihr benötigt robuste Prozesse, um diese Daten effektiv einzusetzen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Hier sind fünf Best Practices für den Einstieg:
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1. Ziel der Datenerfassung bestimmen

Was wollt ihr mit den Daten erreichen? Geht es darum, Mitarbeiterengagement zu messen, Compliance sicherzustellen oder eure Rekrutierungsstrategie zu verbessern?

Wenn ihr klar formuliert, wie eure Dateninitiativen mit den Unternehmenszielen zusammenhängen, könnt ihr euch auf die relevantesten Mitarbeiterdaten konzentrieren, um eure HR-Ziele zu unterstützen.
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2. Datenquellen für Mitarbeiterdaten definieren

Als nächstes müsst ihr entscheiden, woher ihr eure Mitarbeiterdaten beziehen wollt.

Wenn ihr beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und die Bindung erhöhen wollt, bieten sich Daten aus 1:1-Meetings, Jahresgesprächen und Pulse-Surveys an. Wenn ihr Gehaltsbudgets für das nächste Jahr bewertet, könnt ihr euch auf Vertrags- und Benefits-Daten stützen.

Mit Leapsome HRIS könnt ihr mehrere Ziele gleichzeitig im Blick behalten. Unsere zentrale Plattform bietet erweiterte Analytics und eine sichere, einheitliche Übersicht über eure Belegschaft, sodass ihr verschiedene Verbesserungsbereiche gleichzeitig angehen könnt.
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3. Datenschutz und Einwilligung der Mitarbeitenden priorisieren

In einer Zeit zunehmender Datenschutzbedenken und strenger Vorschriften ist es entscheidend, das Vertrauen der Mitarbeitenden zu sichern und rechtlich compliant zu handeln.

Holt immer die Einwilligung eurer Mitarbeitenden ein, bevor ihr ihre persönlichen Daten erhebt, speichert und nutzt. Berücksichtigt dabei stets die ethischen Implikationen der Datenerfassung. Das ist unabdingbar, um Datenschutzgesetze einzuhalten und Vertrauen innerhalb eurer Organisation aufzubauen.
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4. Die richtigen Tools wählen

Veraltete oder ineffektive Software führt zu ungenauen Erkenntnissen, verzerrten Analytics und verschwendeten Ressourcen. Ihr braucht ein Tool, das einfach zu bedienen ist, sich in eure bestehenden Systeme integriert und mit eurem Unternehmen mitwachsen kann.

Die umfassende HR-Lösung von Leapsome vereinfacht die Datenerfassung und erstellt intuitive Zusammenfassungen, sodass euer Team die benötigten Informationen mit wenigen Klicks abrufen kann.

5. Datenerfassung in bestehende Prozesse integrieren

Wenn ihr verschiedene Systeme nutzt, wird die Datenerfassung schnell komplex. Wer Daten auf einer zentralen Plattform bündelt, erhält einen umfassenderen Überblick über die Mitarbeiterleistung.

Mit den integrierten HR-Produkten von Leapsome ist ein ganzheitlicher People-Analytics-Ansatz einfach umsetzbar. Das fördert ein tieferes Verständnis der Mitarbeitermotivation und ermöglicht strategischere Entscheidungen.
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Die wichtigsten Techniken für das Mitarbeiterdatenmanagement

Sobald ihr eure Methoden zur Datenerfassung definiert habt, geht es darum, einen Plan für die Verwaltung der gesammelten Informationen zu entwickeln.

Gutes Datenmanagement hilft euch, Daten zu organisieren, Erkenntnisse für Entscheidungen zu nutzen, HR-Prozesse zu vereinfachen und die Arbeitsplatzkultur zu verbessern. So legt ihr los:
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Sichere Mitarbeiterdatenbank aufbauen

Wenn ihr Mitarbeiterdaten noch in Tabellen oder über mehrere Tools verteilt (oder gar in Aktenschränken) speichert, ist es Zeit für ein Upgrade.

Eine robuste, zentrale Datenbank ermöglicht es euch, Daten aus verschiedenen Quellen zu sortieren und zu filtern, was eurem HR-Team Zeit und Nerven spart.

Schränkt aus Sicherheitsgründen den Zugriff auf vertrauliche Informationen auf autorisierte Personen ein. Leapsome HRIS ermöglicht individuelle Zugriffsberechtigungen, die euren Richtlinien und Compliance-Anforderungen entsprechen.
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„Datenhygiene“ praktizieren

„Datenhygiene“ bezeichnet den gesamten Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass eure Mitarbeiterdaten langfristig korrekt, sauber und zuverlässig bleiben.

Stellt die Datenintegrität über regelmäßige Prüfungen und Aktualisierungen eurer Aufzeichnungen und Prozesse sicher:

Datenvalidierung: Richtet Prüfungen oder Systemregeln ein, die sicherstellen, dass Daten korrekt und richtig formatiert eingegeben werden.

Datenbereinigung: Überprüft eure Daten regelmäßig und entfernt Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen (selbst ein falsch geschriebener Name kann Probleme verursachen).
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Datenstandardisierung: Wendet eine einheitliche Struktur auf eure Daten an, z. B. durch Namenskonventionen oder festgelegte Abkürzungen unternehmensweit.

Gute Datenhygiene hilft euch, Ineffizienzen zu vermeiden und Entscheidungsfehler zu minimieren.

💡 Bevor ihr Datensätze löscht, prüft die Datenaufbewahrungsrichtlinien für eure Branche. Möglicherweise müsst ihr bestimmte Mitarbeiterdaten jahrelang aufbewahren. Ein intelligentes HR-System wie Leapsome kann euch dabei helfen, Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten.

Team für Datensicherheit sensibilisieren

Datensicherheit ist ein Grundpfeiler jeder Strategie für Mitarbeiterdaten. Dennoch zeigen Studien, dass 74 % der Beschäftigten bereit wären, Sicherheitsrichtlinien zu umgehen, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Es ist wichtig, dass ihr eure gesamte Belegschaft dazu bringt, Cybersicherheit als gemeinsame Verantwortung zu betrachten. Stellt sicher, dass eure Teams das „Warum“ hinter den Datenschutzregeln verstehen und wissen, wie sie sensible Daten schützen. Bietet Schulungen an, damit sich Mitarbeitende befähigt fühlen, Best Practices für Datensicherheit anzuwenden und Vorfälle zu erkennen, zu melden und zu verhindern.

Die besten Datenschutzkurse für euer Team findet ihr direkt auf dem Leapsome Learning Marketplace.
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Datenanalyseprozesse automatisieren

Im Zeitalter von Big Data und AI hat sich die Automatisierung der Datenanalyse von einem Luxus zur Notwendigkeit entwickelt.

Stellt bei der Einführung anspruchsvollerer Prozesse und Automatisierungen sicher, dass Manager, Mitarbeitende und HR-Teams wissen, wie sie diese effektiv nutzen. Mit den Worten von Ramke Ramakrishnan, VP Analyst bei Gartner: „Es ist wichtig, dass sich Mitarbeitende durch den Einsatz von AI in Daten und Analysen gestärkt fühlen, statt sich davon bedroht oder frustriert zu fühlen.“

Leapsome AI verwandelt Feedback in Sekunden in wertvolle Erkenntnisse: Umfrageantworten werden analysiert und umsetzbare Empfehlungen werden generiert. Darüber hinaus zeigen unsere AI-Features Leistungstrends auf, schlagen maßgeschneiderte Lern- und Entwicklungspfade vor, unterstützen Manager bei Performance Reviews und vieles mehr.
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Erkenntnisse nutzen, um Engagement zu steigern

Das Erfassen und Verwalten von Mitarbeiterdaten ist nur der erste Schritt. Der wahre Mehrwert entsteht, wenn ihr diese Erkenntnisse nutzt, um Engagement, Produktivität und den Gesamterfolg zu verbessern.

Das kann bedeuten: Pain Points der Mitarbeitenden identifizieren und beheben, die Gesundheit der Belegschaft fördern, Onboarding-Prozesse optimieren, personalisierte Karriereentwicklungspläne erstellen oder Leistungsdaten nutzen, um Top-Talente zu belohnen.

Was auch immer ihr mit euren Mitarbeiterdaten erreichen wollt: Die integrierten Tools von Leapsome können diese Prozesse automatisieren, optimieren und unterstützen, und so eine positive Unternehmenskultur fördern, von der alle profitieren.
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Nutzt eure Personaldaten als Wettbewerbsvorteil

Immer mehr Führungskräfte nutzen Mitarbeiterdaten, um Rekrutierungsprozesse zu verfeinern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und zukunftssichere Personalstrategien zu entwickeln.

Effektives People Management hängt jedoch von der richtigen HR-Software ab, um große Mengen an Daten sicher zu erfassen, zu speichern und auszuwerten.

Das HRIS von Leapsome bildet das Rückgrat eurer Mitarbeiterdateninfrastruktur: Es stellt Compliance sicher, optimiert die Datenspeicherung und liefert die Erkenntnisse, die euer Team benötigt. Mit sicherem Self-Service-Zugriff können Mitarbeitende ihre Dateien einsehen, was Transparenz und Eigenverantwortung fördert und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für HR-Teams reduziert.

Eine umfassende, People-First-HRIS- und People-Enablement-Plattform kann eure Abläufe transformieren und eine vollständige Mitarbeiterdatenlösung bieten, die Erfolg für euer Unternehmen und eure Mitarbeitenden schafft.
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‍Unser HRIS hilft euch, Mitarbeiterinformationen mit plattformübergreifenden Analytics und AI-Zusammenfassungen zu verwalten.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen, können wir nicht garantieren, dass alle Informationen aktuell oder fehlerfrei sind. Für maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen.