Mitarbeiterdokumente verwalten: Best Practices für euren Erfolg

Untersuchungen zeigen, dass über die Hälfte der Büroangestellten mehr Zeit damit verbringt, nach benötigten Dateien zu suchen, als auf Nachrichten und E-Mails zu antworten (1). Tatsächlich geben 47 % der Mitarbeitenden an, dass das digitale Organisationssystem ihres Unternehmens schwer zu nutzen ist, und fast ein Drittel der Gen-Z-Beschäftigten hat schon einmal darüber nachgedacht, ihren Arbeitsplatz aufgrund schlechter digitaler Organisation zu verlassen (2).

Für HR-Fachleute sind diese Herausforderungen noch größer. People-Teams müssen riesige Mengen an Informationen verwalten: von Einstellungsunterlagen und Leistungsbeurteilungen bis hin zu Gehaltsabrechnungsdaten und Compliance-Dokumenten. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass Mitarbeitende auf die richtigen Dateien zugreifen können.

Bei gutem Dokumentenmanagement für Mitarbeitende geht es nicht nur darum, Dateien in Ordnung zu halten. Es geht darum, die Arbeit der Personalabteilung einfacher, schneller und effektiver zu gestalten. Wenn People-Teams Dokumente effizient speichern, organisieren und darauf zugreifen können, schafft das den Weg für zufriedenere Teammitglieder, die ihre Zeit mit wirkungsvoller Arbeit verbringen können.

Unser Leitfaden gibt euch alles, was ihr braucht, um ein erstklassiges Dokumentenmanagementsystem zu implementieren. Wir behandeln die Bedeutung des Dokumentenmanagements für Mitarbeitende, die Auswahl der richtigen Plattform und Best Practices, um das Beste aus euren Tools herauszuholen.

1. Wakefield Research/Elastic, 2020

2. Adobe, 2023

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Bei der Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten werden wichtige Mitarbeiter- und HR-Daten sowie Mitarbeiterdateien gespeichert und organisiert. Dazu gehören grundlegende Personalinformationen, Onboarding-Unterlagen, Gehaltsabrechnungsdaten, Leistungsbeurteilungen, Team-Feedback und Unternehmensrichtlinien.

Viele HR-Abteilungen haben sich von papierbasierten Systemen verabschiedet und setzen auf sichere digitale Dokumentenmanagementlösungen mit sofortigem Zugriff, integrierten Informationsflüssen und Analytics.

Ohne effektive Systeme zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Dokumenten riskieren Unternehmen:

• Geringere Produktivität, da Mitarbeitende Zeit mit der Suche nach wichtigen Dateien verschwenden
• Datensicherheitslücken, einschließlich Diebstahl oder Verlust kritischer Dokumente
• Unorganisierte HR-Prozesse, die die Effizienz behindern
• Verpasste Chancen, Dokumentendaten für bessere Workplace-Praktiken zu nutzen

Ein starkes Dokumentenmanagementsystem bietet dagegen viele Vorteile:

• Verbesserte Sicherheit durch Zugriffskontrollen zum Schutz vertraulicher Informationen
• Höhere Produktivität, da Dokumente einfacher und schneller zu finden sind
• Vereinfachte Datenanfragen und -prozesse mit E-Signaturen, optimierten Genehmigungen und automatisierter Kategorisierung
• Einhaltung lokaler und branchenspezifischer Vorschriften
• Self-Service-Zugriff auf Dateien für Mitarbeitende, was ihre Experience verbessert und die HR-Abteilung entlastet
• Strategische Entscheidungen auf Basis von Daten aus Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiter-Feedback, Gehaltsabrechnungsberichten und mehr
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5 Best Practices für euer Dokumentenmanagementsystem

Ein robustes Dokumentenmanagementsystem erfordert einen umfassenden Ansatz, der Prozesse vereinfacht, Compliance sicherstellt und die Employee Experience verbessert. Ihr braucht die richtige Software und klare Prozesse, um wichtige Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und darauf zuzugreifen.
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1. Definiert eure Dokumentenmanagementstrategie

Eure Dokumentenmanagementstrategie sollte ein lebendes Dokument sein, das sich mit den Bedürfnissen eurer Organisation weiterentwickelt.

Legt Folgendes fest:

• Arten von Mitarbeiterdaten, die gespeichert werden, inklusive aller Kategorien von Aufzeichnungen und Informationen
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• Protokolle zum Dokumentenimport mit definierten Prozessen zum Importieren und Speichern von Dateien. Eine standardisierte Namenskonvention sorgt für Konsistenz und einfaches Abrufen.
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• Zugriffsberechtigungen für Teammitglieder: welche Dateien Mitarbeitende einsehen können und welche nur HR zugänglich sein sollen
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• Automatisierungspotenziale, um das Importieren, Speichern und Verwalten von Dokumenten zu optimieren
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• Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen, inklusive Datenschutzprotokollen und Best Practices gegen unbefugten Zugriff
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2. Haltet eure Daten korrekt und konsistent

Präzise Mitarbeiterdaten sind für effektives Dokumentenmanagement unerlässlich. Standardisierte Datenspeicherung und aktuelle Dateien reduzieren Fehler und Missverständnisse.

Richtet HR-Prozesse ein, um die Datengenauigkeit regelmäßig zu prüfen. Zum Beispiel: Erinnerungen für Mitarbeitende, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, oder halbjährliche Aktualisierungsanfragen für Auftragnehmer-Daten.

Einheitliche Dokumenttypen und -formate, einschließlich unternehmensweiter Vorlagen, erleichtern es HR-Teams und Mitarbeitenden, die benötigten Informationen zu finden.
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3. Compliance mit Datenschutz und starken Sicherheitsmaßnahmen sicherstellen

Eure Datenschutzstrategie muss den geltenden lokalen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, die regeln, wie ihr Mitarbeiterdaten erhebt, verwendet und speichert.

Die DSGVO der EU erfordert zum Beispiel ausdrückliche Einwilligung zur Erfassung personenbezogener Daten, während der California Consumer Privacy Act (CCPA) die Rechte der Einwohner Kaliforniens über sensible PII regelt, wie Bankkontonummern, Identifikationsdaten und Krankenakten.

Leapsomes HRIS-Compliance-Funktionen helfen dabei, sensible Daten zu schützen und sich in diesem komplexen regulatorischen Umfeld zurechtzufinden. Mit mehrstufigen Genehmigungsworkflows, anpassbaren Zugriffsberechtigungen und robusten Datenschutzprotokollen unterstützt unser HRIS Compliance und verbessert gleichzeitig die Employee Experience.
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4. Document-Analytics für strategische People-Insights nutzen

Mitarbeiterdokumente enthalten wertvolle Erkenntnisse für strategische HR-Entscheidungen.

Ihr könnt zum Beispiel Folgendes verfolgen:

• Teilnahme an Lern- und Entwicklungsprogrammen
• Abschlussquoten für betriebliche Schulungen
• Trends bei Fluktuation, Mitarbeiterbindung und Fehlzeiten
• Faktoren, die die Mitarbeiterbindung beeinflussen, inklusive Daten aus Umfragen und Exit-Gesprächen

Leapsomes HRIS umfasst fortgeschrittene People-Analytics, um eure Daten zu monitoren und Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Indem ihr die wichtigsten Kennzahlen über Zeit und teamübergreifend untersucht, erkennt ihr Muster und potenzielle Probleme, bevor sie eskalieren.
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5. Dokumente effektiv digitalisieren

Viele Mitarbeiterdokumente sind heute automatisch digital. Manche Dateien kommen aber noch im klassischen Papierformat an. Dann braucht ihr ein effizientes System zur Digitalisierung: in der Regel Scannen oder manuelle Dateneingabe in digitale Formulare.

Nach der Digitalisierung ist ein sicherer Prozess zum Schreddern und Entsorgen der Papierversion wichtig, damit keine unnötigen Kopien persönlicher Daten entstehen.
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Worauf ihr bei eurer HR-Dokumentenverwaltungssoftware achten solltet

Bei der Auswahl einer Lösung sucht ihr nach einer Plattform, die den spezifischen Anforderungen eures Unternehmens entspricht. Die meisten Organisationen priorisieren Benutzerfreundlichkeit, nahtlosen Datenimport und Integrationen mit anderen HR-Daten.

Das solltet ihr bei der Bewertung berücksichtigen:
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Wählt ein All-in-One-Tool

Standalone-Dokumentenverwaltungslösungen sind oft limitierend und verhindern, dass ihr das volle Potenzial eurer Mitarbeiterdaten ausschöpft.

Ein All-in-One-System wie Leapsomes HRIS hilft euch, alle HR-Daten in einer einzigen Plattform zu vereinheitlichen. Ihr verwaltet Mitarbeiterprofile, Verträge und Dokumente effizient und analysiert Trends in Mitarbeiterengagement, Leistung, Bindung und Skill-Gaps.
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Einfache Bedienung

Die richtige HRIS-Lösung für euer Unternehmen sollte für den täglichen Gebrauch intuitiv sein. Achtet auf einfaches Ausfüllen von Formularen, Dokumenten-Upload, ein übersichtliches Dashboard, Anpassungsmöglichkeiten und einfach erstellbare Workflows.

Für maximale Benutzerfreundlichkeit sorgt auch schneller, reaktionsschneller Kundensupport.
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Umfassende Dokumentenorganisation

Wählt eine Lösung, mit der ihr alle wichtigen Mitarbeiterdaten speichern, darauf zugreifen und diese auswerten könnt.

Eure Software sollte alle folgenden Informationstypen verarbeiten können:
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Time Tracking und Anwesenheit

Erfassung von Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Urlaubsanträgen, Krankenurlaub und angefallener Urlaubszeit. Das sichert Compliance, genaue Gehaltsabrechnungen und hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen.
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Gehaltsabrechnungsdokumentation

Eure ideale Lösung sollte wichtige Gehaltsabrechnungsdokumente einfach speichern, nachverfolgen, prüfen und genehmigen lassen: Finanzdaten, Gehaltszettel, Überstundenanfragen und Steuerzahlungen. Das unterstützt Steuer-Compliance und faires, transparentes Vergütungsmanagement.
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Mitarbeiterumfragen

Das Sammeln und Analysieren von Umfragedaten, inklusive anonymer Umfragen und Exit-Gesprächen, ist essenziell, um Mitarbeiterstimmung zu messen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Leapsomes Umfragen-Modul hilft euch, umsetzbare Erkenntnisse aus Mitarbeiterfragebögen zu erstellen, zu verteilen und zu generieren. Mit AI-gestützten Funktionen könnt ihr umfangreiche Antworten in klare Erkenntnisse umwandeln.

Performance Management

Mitarbeiterleistung mit einem effektiven Tool zu verfolgen und zu managen gibt euch einen umfassenden Überblick über Fortschritte auf Mitarbeiter-, Team- und Unternehmensebene.

Stellt sicher, dass eure Lösung digitales Dokumentenmanagement für Leistungsbeurteilungen und Kompetenzrahmen unterstützt. HR-Plattformen wie Leapsome nutzen sogar AI, um den Bewertungsprozess effizienter zu gestalten.
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Feedback

Starke Feedback-Systeme helfen euch, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Anerkennung aufzubauen. Leapsomes Feedback-Tools machen es Teammitgliedern leicht, spontan Feedback zu teilen oder Erfolge öffentlich zu feiern.

Manager können ihr vergangenes Feedback aus 1:1s und Leistungsbeurteilungen einsehen, Muster erkennen und den Fokus auf Entwicklung halten.

Lern- und Entwicklungsaufzeichnungen

Die Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen ist entscheidend, um Skill-Gaps zu erkennen, Programme zu personalisieren und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens zu schaffen.

Leapsomes Lerntools helfen euch bei der Entwicklung von Lernpfaden, bieten On-Demand-Führungskurse an und nutzen AI, um das Lernerlebnis zu bereichern.

Mitarbeiterinformationen und Onboarding-Unterlagen

Eine gute Dokumentenverwaltungsplattform bietet euch ein zentrales Repository für Onboarding-Unterlagen, Kontaktinformationen, Vorfallberichte und Bewerbungsunterlagen.

Speziell müsst ihr sicherstellen, dass euer System Onboarding-Unterlagen sicher speichern kann: unterschriebene Verträge, Kontakt- und Notfallkontaktinformationen sowie zugehörige Accessibility-Anfragen.
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Compliance-Management und erweiterte Sicherheitsfunktionen

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem muss Datensicherheit und regulatorische Compliance priorisieren.

Achtet auf diese wichtigen Funktionen:

• Compliance-Workflows und Automatisierung
• Zugriffskontrolle mit anpassbaren Berechtigungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Datenverschlüsselung

Unsere HRIS-Software verfügt über erweiterte Sicherheits- und Datenschutzfunktionen, einschließlich mehrstufiger Genehmigungen für den Zugriff auf oder die Änderung sensibler Daten. Schaut euch Leapsomes Sicherheitsmaßnahmen und Zertifizierungen an, um zu sehen, wie ernst wir Datenschutz und Compliance nehmen.
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Sicherer und flexibler Vertragszugriff

Ein modernes HRIS sollte Mitarbeitenden sicheren Zugriff auf ihre Verträge und zugehörige Dokumente bieten.

Leapsomes HRIS ermöglicht es Teammitgliedern, Dokumente hochzuladen und anzusehen sowie Verträge sicher elektronisch zu unterzeichnen.

Ihr könnt auch die Zugriffsberechtigungen anpassen, um Mitarbeiterbedürfnisse mit Datenschutz und gesetzlichen Anforderungen in Einklang zu bringen. So werden eure Prozesse sowohl sicher als auch benutzerfreundlich.
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Unternehmensweite Veränderung durch gutes Dokumentenmanagement

Verbessertes Dokumentenmanagement stärkt die Employee Experience und unterstützt Unternehmensziele und Compliance.

Leapsomes End-to-End-HRIS-Lösung optimiert die Erfassung, Speicherung und Analyse von Mitarbeiterdokumenten.

Mit sicherem, einfachem Zugriff auf kritische Daten können HR-Teams effizienter arbeiten und datengestützte Entscheidungen treffen, die Bindung und Leistung verbessern.
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