Off-Cycle-Gehaltsabrechnung: Definition, Gründe und wie man damit umgeht

Die Bezahlung von Mitarbeitern ist in der Regel eine im Voraus geplante Aufgabe. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie Gehaltsabrechnungen außerhalb der regulären Zahlungsperiode abwickeln müssen: 94% der Unternehmen haben 2020 außerplanmäßige Zahlungen abgewickelt — 2018 waren es nur 74%. * Diese Ad-hoc-Ausgaben, auch bekannt als außerzyklische Zahlungen oder Gehaltsabrechnungen, decken unerwartete oder seltene Zahlungen ab.

Die Bereitstellung einer zeitgerechten Vergütung für einmalige Zyklen zeigt, dass Sie sich dafür einsetzen, Ihre Mitarbeiter anzuerkennen und zu respektieren, und kann sogar erforderlich sein, um bestimmte Arbeitsgesetze einzuhalten. Dies wird besonders wichtig, da der Arbeitsmarkt immer wettbewerbsfähiger wird und der Arbeitnehmerschutz weltweit immer strenger wird.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Zahlungen außerhalb des Zyklus funktionieren, wann sie erforderlich sind, und wie Sie einen erfolgreichen Gehaltsabrechnungsprozess für Ad-hoc-Zahlungen erstellen.
‍

‍*Deloitte

🏠 Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterförderung und HR-Kernfunktionen — alles unter einem Dach

Das HRIS von Leapsome ist jetzt mit wichtigen Funktionen für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und die Stärkung der Mitarbeiter ausgestattet.

👉 Erkunden Sie das Produkt

Was ist Off-Cycle-Gehaltsabrechnung?

Ihr Unternehmen folgt wahrscheinlich einem festen Gehaltsplan — wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich. Gelegentlich müssen Sie jedoch Zahlungen außerhalb dieser regulären Zyklen leisten. Hier kommt die Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus ins Spiel.

‍Die Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus bezieht sich auf den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern außerhalb Ihres regulären Zeitplans. Sie müssen Zahlungen außerhalb des Zyklus auslösen, wenn ein unvorhergesehener oder einmaliger Umstand eintritt — z. B. Gehaltskorrekturen, Rückerstattungen oder einmalige Boni.

Zahlungen außerhalb des Zyklus sind Teil der Gehaltsabrechnungsprozesse der meisten Unternehmen, und Unternehmen führen im Durchschnitt 0.23 Zahlungen außerhalb des Zyklus pro Mitarbeiter und Jahr weltweit (und 0,3 pro Arbeitnehmer/Jahr in den Vereinigten Staaten). Aus diesem Grund ist es wichtig, eine Möglichkeit zu finden, Teammitglieder außerhalb des regulären Zyklus zu vergüten, damit Ihr Betrieb reibungslos abläuft.
‍

Die häufigsten Gründe für Gehaltsabrechnungen außerhalb des Zyklus

Es gibt viele Umstände, unter denen Ihr Unternehmen möglicherweise außerplanmäßige Zahlungen leisten muss. Hier sind einige der gängigsten Möglichkeiten:

• Verpasste oder fehlerhafte Zahlungen — Manchmal führen Fehler bei der Gehaltsabrechnung (in der Regel aufgrund manueller Arbeit) zu Unterzahlungen, Überzahlungen oder verpassten Zahlungen. Rückwirkende Zahlungen außerhalb des Zyklus ermöglichen es Ihnen, diese Probleme schnell zu beheben und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig angemessen entlohnt werden.
  ‍‍
• Boni, Provisionen oder Anreize — Während einige Unternehmen Boni und Provisionen in ihre regulären Gehaltsschecks aufnehmen, bevorzugen andere einmalige Zahlungen außerhalb des Zyklus. Die schnelle Bearbeitung von Boni verstärkt das Positive Erfahrung der Mitarbeiter und würdigt herausragende Leistungen.
  ‍‍
• Kostenerstattungen — Wenn für ein Teammitglied arbeitsbedingte Ausgaben wie Reisen anfallen, müssen Sie möglicherweise eine Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus ausstellen, um Rückerstattungen abzudecken. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Stipendien für Wellness oder Telearbeit gewährt.
  ‍
• ‍Kündigungen oder Rücktritte — Dies sind einige der häufigsten Gründe für die Off-Cycle-Gehaltsabrechnung. Wenn ein Mitarbeiter mitten im Zyklus ausscheidet, hilft die zeitnahe Bearbeitung seines verbleibenden Lohns, die Einhaltung der Arbeitsvorschriften sicherzustellen.

🧘 Sorgen Sie dafür, dass Ihre Personaldaten ruhig und gesammelt sind

Die HR-Tool-Suite von Leapsome hilft dabei, das Mitarbeitermanagement zu vereinfachen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Team zu belohnen und zu binden.

👉 Machen Sie eine Produkttour

So verwalten Sie die Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus

Die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung ist ein Kernstück HR-Prozess das wirkt sich erheblich auf die Mitarbeitererfahrung aus. Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, optimieren Sie den Umgang mit unregelmäßigen Zahlungen und umgehen einige der häufigsten Herausforderungen, die mit dem Prozess verbunden sind.

1. Richten Sie eine klare Gehaltsabrechnungspolitik außerhalb des Zyklus ein

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus sollte mit einer klar definierten Richtlinie beginnen. Beginnen Sie damit, klar zu skizzieren, was für eine Zahlung außerhalb des Zyklus in Frage kommt, und verwenden Sie unsere Liste im vorherigen Abschnitt als Ausgangspunkt.

Erstellen Sie dann eine Standardarbeitsanweisung (SOP) für die Genehmigung unregelmäßiger Zahlungen. Verteilen Sie es an alle Mitglieder des Personalteams und die Anbieter von Gehaltsabrechnungen und stellen Sie sicher, dass diese wissen, wann und wie Zahlungen außerhalb des Zyklus bearbeitet werden sollten. Informieren Sie abschließend alle Ihre Mitarbeiter über die für sie relevanten Richtlinien.

Die Erstellung und explizite Kommunikation dieser Richtlinien stellt sicher, dass jeder über die richtigen Informationen verfügt und weiß, an wen er Fragen richten muss.
‍

2. Berechnen Sie Einnahmen und Abzüge

Gründlich Vorbereitung der Gehaltsabrechnung ist für Zahlungen außerhalb des Zyklus von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn man bedenkt, dass sie per Definition unregelmäßig sind und möglicherweise ein anderes Verfahren als üblich erfordern. Eine akribische Aufmerksamkeit bei der Zeiterfassung und anderen Gehaltsabrechnungsdokumenten ist von unschätzbarem Wert.

Abhängig von Ihrem bestehenden Prozess erfordert die Bearbeitung von Zahlungen außerhalb des Zyklus möglicherweise die Abstimmung mit einem Drittanbieter und einer Gehaltsabrechnungssoftware. Die manuelle Bearbeitung von Berechnungen und Abzügen kann äußerst schwierig sein und zu Fehlern führen.
‍

3. Überprüfen Sie die Einhaltung der Vorschriften und die steuerlichen Auswirkungen

Für Zahlungen außerhalb des Zyklus können besondere Steuer- und Compliance-Anforderungen gelten. Stellen Sie sicher, dass die Abzüge korrekt sind und die geltenden Arbeitsgesetze eingehalten werden, und ziehen Sie bei Bedarf einen Rechtsberater hinzu.
‍

4. Bewahren Sie detaillierte Dokumente und Aufzeichnungen auf

Die Dokumentation ist für Transparenz und Auditbereitschaft unerlässlich. Führen Sie gründliche Aufzeichnungen über jede Zahlung außerhalb des Zahlungszyklus, einschließlich der Zahlungsgründe und der Genehmigungsdetails. Mit einer HR-Plattform wie HRIS von Leapsome, können Sie sicher verwalten Mitarbeiterdaten wie Gehaltsabrechnungshistorie und Dokumentation.
‍

5. Überwachen und analysieren Sie im Laufe der Zeit

Sie haben also einen erfolgreichen Off-Cycle-Gehaltsabrechnungsprozess eingeführt. Das ist großartig! Denken Sie jedoch daran, dass eine regelmäßige Überprüfung Ihres Gehaltsabrechnungsprozesses außerhalb des Zyklus unerlässlich ist. Auf diese Weise können Sie Muster und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

‍Während dieses Vorgangs stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr regulärer Gehaltsabrechnungszyklus von der Automatisierung profitieren könnte. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung vereinfacht die routinemäßige Logistik der Gehaltsabrechnung und der Verteilung der Gehaltsabrechnung, sodass sich Ihr HR-Team auf übergeordnete Ziele wie Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung konzentrieren kann.
‍

Solide Prozesse können Zahlungen außerhalb des Zyklus mühelos machen

Ihr Off-Cycle-Gehaltsabrechnungsprozess wird sich standardmäßig weniger vertraut anfühlen als Ihr regulärer Gehaltsabrechnungsprozess. Aber es ist ein wesentlicher Bestandteil der Moderne Vergütungsmanagement, zumal die Mitarbeiterzufriedenheit zu einem Eckpfeiler des Personalerfolgs und der Unternehmensleistung wird. Und wenn Sie die Teammitglieder pünktlich und fair bezahlen, geben Sie ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden.

Gehaltsabrechnungsprozesse herauszufinden und einzurichten, mag zunächst schwierig erscheinen. Zum Glück kann es mit den richtigen Tools viel weniger entmutigend sein. Zum Beispiel HRIS von Leapsome befasst sich mit häufigen Problemen bei der Gehaltsabrechnung, von der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung über die Verteilung der Gehaltsabrechnung bis hin zur Führung von Aufzeichnungen (und vielem mehr!). So kann sich Ihr Team auf strategische Initiativen konzentrieren, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht, und so unternehmensweit bessere Ergebnisse erzielen.

🤓 Erfahren Sie, wie Leapsome Ihre HR-Strategie verbessern kann

Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie unsere erstklassige HR-Plattform den lästigen Verwaltungsaufwand reduziert und Platz für eine wirklich menschenorientierte Strategie schafft.

👉 Eine Demo buchen