Vollständiges Glossar: 46 Begriffe zur Gehaltsabrechnung für HR-Teams

Personalfachleute sind zunehmend für die Gehaltsabrechnung verantwortlich und müssen sich dabei oft mit komplexer Terminologie zurechtfinden: Studien zufolge verlassen sich 50% der Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung vollständig auf ihre HR-Teams.* Ob euer Unternehmen eine Finanzabteilung hat, mit spezialisierten Anbietern arbeitet oder die Gehaltsabrechnung im HR-Team läuft: Eine zeitnahe und korrekte Vergütung sicherzustellen und gesetzliche Anforderungen einzuhalten, ist entscheidend.

Dieses Glossar ist auf Personalfachleute in den USA zugeschnitten und enthält die wichtigsten Begriffe zur Gehaltsabrechnung, die jedes in den USA tätige HR-Team kennen sollte. Mit diesem Leitfaden bekommt ihr ein solides Verständnis der Gehaltsabrechnungs-Terminologie, könnt Aufgaben effizienter erledigen, Fragen von Mitarbeitenden sicher beantworten und die Gehaltsabrechnung souverän verwalten.

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*Deloitte, 2020
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46 Begriffe zur Gehaltsabrechnung, die jedes HR-Team kennen muss

Die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und ihr Management können komplex sein, und das richtige Wissen ist dafür unerlässlich. Ihr könnt zwar Tools wie das HRIS von Leapsome mit Gehaltsabrechnungsfunktionen nutzen, um die Gehaltsabrechnung zu automatisieren. Doch wenn ihr diese zentralen Begriffe versteht, verwaltet ihr die Gehaltsabrechnung noch souveräner.

Damit ihr euch in diesem Glossar leichter zurechtfindet, haben wir die Begriffe in folgende Kategorien unterteilt:

• Grundlegende Begriffe zur Gehaltsabrechnung
• Begriffe rund um die Mitarbeitervergütung
• Steuerliche Begriffe
• Begriffe rund um Abzüge
• Sonstige Begriffe

Grundlegende Begriffe zur Gehaltsabrechnung

Diese grundlegenden Begriffe decken wichtige Konzepte, Zahlungspraktiken und regulatorische Rahmenbedingungen ab, die jede Fachkraft für Gehaltsabrechnung kennen sollte.

• Rückstellung: Aufgelaufene Gehälter und Löhne, die Mitarbeitende verdient, aber noch nicht erhalten haben.
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• ‍Vergütungsfähige Zeit: Die Zeit, für die Mitarbeitende im Stundenlohn bezahlt werden, einschließlich geleisteter Arbeitsstunden, Feiertage und genehmigter bezahlter Abwesenheiten innerhalb einer Lohnperiode.
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• Vergütung: Summe aller monetären und nichtmonetären Leistungen, die Mitarbeitende verdienen, einschließlich Stundenlohn, Gehalt, Überstundenvergütung, Boni, Provisionen, Nebenleistungen und Aktienoptionen.
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• ‍EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System): Online-System des US-Finanzministeriums, mit dem Unternehmen und Privatpersonen Bundessteuern elektronisch zahlen können. Arbeitgeber nutzen EFTPS häufig für die Abführung von Lohnsteuern, um sichere und fristgerechte Zahlungen zu gewährleisten.
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• Leistungen für Mitarbeitende: Auch „Nebenleistungen“ genannt: nicht gehaltsbezogene Vergünstigungen, die Arbeitgeber anbieten. Beispiele sind Versicherungen, Wellnessangebote, flexible Arbeitsmodelle, Homeoffice-Zuschüsse und Weiterbildungsangebote.
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• Mindestlohn: Der gesetzliche Mindeststundensatz, den Mitarbeitende gemäß Bundes-, Landes- oder lokalem Recht verdienen können. In den USA beträgt der bundesweite Mindestlohn derzeit 7,25 US$ pro Stunde für Beschäftigte ohne Ausnahmeregelung gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA). Viele Bundesstaaten und Gemeinden legen jedoch eigene, teils höhere Mindestlohnsätze fest. Unterliegt eine beschäftigte Person sowohl dem Bundes- als auch dem staatlichen (oder lokalen) Mindestlohnrecht, hat sie Anspruch auf den höheren Satz.
  
  Eine aktuelle Liste der staatlichen Mindestlohnsätze findet ihr auf der Website des US-Arbeitsministeriums.
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• Nicht befreite und befreite Beschäftigte
  
  Nicht befreite Beschäftigte: Diese Beschäftigten fallen unter den Fair Labor Standards Act (FLSA) und haben Anspruch auf Überstundenvergütung für Arbeitsstunden über 40 pro Arbeitswoche. Sie werden in der Regel im Stundenlohn bezahlt, einige Angestellte können aber aufgrund ihres Verdiensts und ihrer Tätigkeit ebenfalls als nicht befreit eingestuft werden.
  
  Befreite Beschäftigte: Diese Beschäftigten sind von den Überstundenregelungen des FLSA ausgenommen und müssen bestimmte Kriterien in Bezug auf Tätigkeit, Verantwortung und Verdienst erfüllen, einschließlich eines Mindestgehalts. Sie sind in der Regel in leitenden, administrativen oder fachlichen Funktionen tätig.
  

• Off-Cycle-Gehaltsabrechnung: Kann nötig werden, wenn ihr Teammitglieder außerhalb der üblichen Gehaltsabrechnungszyklen bezahlen müsst, etwa für Boni, Provisionen oder Rückerstattungen.
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• Bezahlte Freizeit (PTO): Wenn Mitarbeitende eine Auszeit von der Arbeit nehmen und weiterhin vergütet werden.
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• Gehaltsabrechnungszyklus: Der Zeitraum, für den Mitarbeitende bezahlt werden, meist in wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Lohnperioden. Die Teammitglieder erhalten ihren Lohn nach Ablauf des Zyklus.
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• Gehaltsabrechnung (Processing): Die Durchführung der Gehaltsabrechnung, um Mitarbeitende für ihre Arbeit zu vergüten. Dazu gehören der Abgleich von Arbeitszeitnachweisen, die Berechnung und Abführung der erforderlichen Steuern sowie die Auszahlung an die Teammitglieder.
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• Gehaltsabrechnungssoftware: Tools, mit denen Unternehmen Aufgaben der Gehaltsabrechnung automatisieren. Solche Systeme können Arbeitszeiten erfassen, Gehaltsabrechnungen erstellen und verteilen, Abzüge berechnen und einbehalten und Beträge nach Freigabe überweisen.
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• Gehaltsanteilung (Proration): Die Anpassung des Gehalts an den im jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich gearbeiteten Zeitanteil. In einem monatlichen Abrechnungssystem kann das etwa der Fall sein, wenn jemand Mitte des Monats einsteigt und so für diesen Monat nur ein Teilgehalt erhält. Bei wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Systemen greift die Anteilung in der Regel, wenn jemand mitten in der Woche beginnt oder ausscheidet.

Begriffe rund um die Mitarbeitervergütung

Macht euch mit den Bestandteilen der Mitarbeitervergütung vertraut, vom Grundgehalt bis zu variablen Boni und Leistungen, die den Gesamtverdienst ausmachen.

• Grundvergütung (Base Pay): Das anfängliche, garantierte Gehalt oder der Stundensatz, der Mitarbeitenden gezahlt wird, ohne Boni, Provisionen oder andere Leistungen.

• Bonus: Variable oder feste Vergütung auf Basis von Leistung, Mitarbeiterbindung (Bindungsprämien) und weiteren im Arbeitsvertrag festgelegten Bedingungen (besonders häufig in Führungspositionen).

• Festgehalt: Reguläres, festes Grundgehalt, das ein Arbeitgeber nach einem festen Zeitplan zahlt.
  
  
• Bruttolohn: Das Gesamteinkommen vor Abzügen wie Steuern und Krankenversicherungsbeiträgen.
  
  
• Stundenlohn: Verdienst pro geleisteter Arbeitsstunde. Im Stundenlohn Beschäftigte haben einen festen Stundensatz. Das HR-Team bestimmt am Ende jeder Lohnperiode den Auszahlungsbetrag, indem es den Stundensatz mit den geleisteten Stunden multipliziert.
  
  
• Nettolohn: Auch „Auszahlungsbetrag“ genannt: der Verdienst nach allen Abzügen, einschließlich Steuern, Sozialleistungen und sonstigen Einbehalten. Klare Gehaltsabrechnungen helfen Mitarbeitenden, ihren Nettolohn zu verstehen.
  

• Gehaltsbestandteil: Die einzelnen Elemente der Gesamtvergütung, einschließlich Grundgehalt, Boni, Provisionen und Leistungen. Transparenz bei den Gehaltsbestandteilen schafft Vertrauen und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften.
  
  

Steuerliche Begriffe

Lohnsteuern und verwandte Konzepte unterstützen die Einhaltung der Bundes- und Landesvorschriften. Diese Begriffe erläutern Steuerberechnungen, Beiträge und Meldepflichten.

• Lohnsteuern: Steuern, die auf Basis des zu versteuernden Einkommens der Beschäftigten (einschließlich Löhne und Gehälter) berechnet und gezahlt werden. In den USA finanzieren diese Steuern in der Regel Sozialprogramme wie Medicare und Social Security.

• Bundeseinkommensteuer: Steuern, die Menschen auf Basis ihres Einkommens an die Bundesregierung zahlen. Einige US-Bundesstaaten erheben zusätzlich eine staatliche Einkommensteuer, die separat abgeführt wird. Je nachdem, wo euer Unternehmen tätig ist, funktioniert das unterschiedlich, viele Länder haben getrennte Bundes- und Regionalgesetze zur Einkommensteuer.
  
  
• Federal Insurance Contributions Act (FICA): Steuern, die zur Finanzierung von Medicare und Social Security in den USA einbehalten werden. Arbeitgeber und Beschäftigte tragen jeweils die Hälfte des gesamten FICA-Steuersatzes von 15,3%. FICA-Steuern fallen jedoch nur bis zu einer bestimmten Einkommensschwelle an, die für 2024 bei 168.600 US$ liegt. Verdienst oberhalb dieser Schwelle unterliegt nicht der FICA, was zu einem niedrigeren effektiven Satz bei höheren Gehältern führt.
  
  
• Federal Unemployment Tax Act (FUTA): Ein US-Bundesgesetz, das Arbeitgebern eine Lohnsteuer zur Finanzierung von Arbeitslosenprogrammen auferlegt. Die Arbeitgeber zahlen diese Steuer; sie wird nicht vom Lohn der Beschäftigten abgezogen. Der FUTA-Standardsatz beträgt 6% auf die ersten 7.000 US$ des Jahreslohns jeder beschäftigten Person. Arbeitgeber, die die staatlichen Arbeitslosensteuern (SUTA) pünktlich zahlen und bestimmte Anforderungen erfüllen, können jedoch eine Steuergutschrift von bis zu 5,4% erhalten, wodurch sich der FUTA-Satz effektiv auf 0,6% reduziert.
  
  
• Bundes- und Landessteuern/Beiträge
  
  Bundessteuern: Von der Bundesregierung vorgeschriebene Steuern. In den USA gehören dazu die Bundeseinkommensteuer, Social Security und Medicare. Diese Steuern gelten US-weit einheitlich und finanzieren Programme wie Landesverteidigung, Gesundheitswesen und Sozialversicherung.
  
  Staatliche Steuern: Von den einzelnen Bundesstaaten erhobene Steuern, die stark variieren können. Dazu zählen je nach Bundesstaat die staatliche Einkommensteuer, Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und die staatliche Invaliditätsversicherung.

• Geldwerter Vorteil (Imputed Income): Nicht in bar ausgezahlter Vergütungswert, den eine beschäftigte Person erhält (z. B. eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio). In den USA ist dieser im Rahmen von Social Security und Medicare steuerpflichtig, nicht jedoch bei der Bundeseinkommensteuer.
  
  
• Internal Revenue Service (IRS): Die für die Erhebung von Bundessteuern in den USA zuständige Behörde. Der IRS prüft Steuererklärungen und bearbeitet Steuerzahlungen. Wenn ihr euch bei Steuergesetzen oder -anforderungen unsicher seid, schaut für weitere Informationen unbedingt auf der Website des IRS nach.

• Medicare: Ein staatliches Krankenversicherungsprogramm, hauptsächlich für Personen ab 65 Jahren sowie für einige jüngere Menschen mit Behinderungen. Arbeitgeber und Beschäftigte tragen über Lohnsteuern gemäß dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) zu Medicare bei.
  
  
• State Unemployment Tax Act (SUTA): Eine Lohnsteuer auf Landesebene, die Arbeitgeber zahlen, um Arbeitslosengeld für Beschäftigte zu finanzieren, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Anders als die bundesweite FUTA-Steuer variieren SUTA-Sätze und Bemessungsgrundlagen je nach Bundesstaat und können sich jährlich an die lokale Wirtschaftslage anpassen. SUTA-Beiträge sind für die meisten Arbeitgeber verpflichtend, und ihre fristgerechte Zahlung kann zu reduzierten FUTA-Sätzen verhelfen.
  
  Details zu SUTA-Sätzen und -Anforderungen in eurem Bundesstaat findet ihr im Verzeichnis der staatlichen Arbeitslosenversicherung des US-Arbeitsministeriums.
  
  
• Steuerformulare: Diese Formulare liefern Arbeitgebern wichtige Informationen, um Steuern einzureichen und die Gehaltsabrechnung korrekt zu verwalten. In den USA tragen die Formulare W-4 und W-2 zu einer korrekten Abrechnung und zur Einhaltung der Steuervorschriften bei.
  
  Formular W-4: Wird von Mitarbeitenden bei der Einstellung ausgefüllt und gibt ihre Präferenzen zum Steuereinbehalt auf Basis persönlicher Angaben wie Familienstand und Angehörige an. Arbeitgeber berechnen damit die Höhe der einzubehaltenden Bundeseinkommensteuer pro Gehaltsabrechnung.
  
  Formular W-2: Wird jährlich von Arbeitgebern ausgestellt und weist den Gesamtverdienst sowie die Steuereinbehalte einer Person für das Jahr aus. Beschäftigte nutzen es für ihre persönliche Einkommensteuererklärung.

• Steuersatz: Der Satz, mit dem das Einkommen einer Person auf Basis des Gesamtverdiensts und weiterer Faktoren (je nach Land) besteuert wird. In den USA gibt es zum Beispiel festgelegte Steuerklassen, die bestimmen, wie viel Einkommensteuer Beschäftigte zahlen.
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• ‍Zu versteuerndes Einkommen: Alle Einkünfte, die Bundes- oder Landessteuern unterliegen, möglicherweise einschließlich Löhne, Gehälter, Provisionen, Lizenzgebühren, Aktienoptionen, Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit sowie Dividenden und Zinsen.

Begriffe rund um Abzüge

Informiert euch über Abzüge, die den Auszahlungsbetrag beeinflussen, einschließlich Optionen vor und nach Steuern für Ersparnisse, Leistungen und weitere Beiträge der Mitarbeitenden.

• Lohnabzüge: Ein vorab festgelegter Geldbetrag, der bei der Gehaltsabrechnung vom Lohn einbehalten wird. Dazu können Gewerkschaftsbeiträge, Gesundheitsleistungen, Rentenbeiträge und Lebensversicherungsprämien gehören.
  
  
• Abzüge vor Steuern: Diese Abzüge werden vom Lohn einbehalten, bevor Steuern berechnet werden. Sie können die Gesamtsteuerlast senken und den Nettolohn erhöhen. Zu den häufigsten gehören Rentenbeiträge.

• 401(k): Ein vom Arbeitgeber geförderter Altersvorsorgeplan, mit dem Beschäftigte einen Teil ihres Gehalts vor Steuern einzahlen. Arbeitgeber können passende Beiträge ergänzen.
  
  
• Pendlerleistungen: Auch als steuerbegünstigte Beförderungsleistungen bekannt. Sie ermöglichen es Beschäftigten, Einkommen vor Steuern für förderfähige Pendelkosten zurückzulegen, etwa Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel, Fahrgemeinschaften oder Parkgebühren. So sparen Beschäftigte beim Pendeln und senken zugleich ihr zu versteuerndes Einkommen. Arbeitgeber bieten Pendlerleistungen oft als Teil eines ganzheitlichen Vergütungspakets an, um Zufriedenheit und Engagement am Arbeitsplatz zu steigern.

• HSA (Health Savings Account): Steuerbegünstigtes Sparkonto für Personen mit einer Krankenversicherung mit hohem Selbstbehalt (HDHP). Guthaben auf einem HSA kann für qualifizierte Krankheitskosten verwendet werden und wächst steuerfrei. Die Beiträge werden vor Steuern geleistet und senken so das zu versteuernde Einkommen.

• FSA (Flexible Spending Account): Vom Arbeitgeber angebotenes Sparkonto vor Steuern, das Beschäftigten hilft, förderfähige Gesundheitskosten zu decken. Anders als ein HSA erfordert ein FSA keine Krankenversicherung mit hohem Selbstbehalt (HDHP). Guthaben in einem FSA unterliegt jedoch meist der Regel „use it or lose it“: Beschäftigte müssen das Geld innerhalb des Versicherungsjahres ausgeben, sonst verfällt es. FSAs bieten zu Jahresbeginn sofortigen Zugriff auf den vollen Jahresbeitrag und sind damit eine wertvolle Option, um planbare Behandlungskosten zu verwalten.
  
  
• DCFSA (Dependent Care Flexible Spending Account): Konto vor Steuern, speziell für Kosten der Angehörigenpflege: etwa Kinderbetreuung, Nachmittagsprogramme oder Pflege betreuungsbedürftiger Erwachsener. Beiträge senken das zu versteuernde Einkommen und helfen Beschäftigten, hohe Pflegekosten zu tragen. Anders als bei einem allgemeinen FSA sind DCFSA-Mittel ausschließlich für die Angehörigenpflege bestimmt und unterliegen den jährlichen Beitragsgrenzen des IRS.
  
  

Sonstige Begriffe zur Gehaltsabrechnung

Dieser Abschnitt enthält weitere Fachbegriffe, die für die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften wichtig sind.

• Automated Clearing House (ACH): Beschäftigte erhalten Zahlungen direkt auf ihr Bankkonto über ein elektronisches Netzwerk für Gutschriften und Lastschriften in den USA. So lassen sich Teammitglieder per Direktüberweisung bezahlen.
  
  
• COBRA (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act): Ein US-Bundesgesetz, das es Beschäftigten und ihren Familien ermöglicht, den Krankenversicherungsschutz nach dem Ausscheiden aus dem Job, bei reduzierter Arbeitszeit oder bei anderen qualifizierenden Ereignissen aufrechtzuerhalten. COBRA verlangt, dass berechtigte Beschäftigte die volle Prämie für die Weiterversicherung zahlen.
  
  
• Employer Identification Number (EIN): Auch bekannt als Federal Employer Identification Number (FEIN) oder Federal Tax Identification Number (FTIN). Diese eindeutige neunstellige Nummer wird vom Internal Revenue Service (IRS) an in den USA tätige Unternehmen zu Identifikationszwecken vergeben.

• Fair Labor Standards Act (FLSA): Legt mehrere Beschäftigungsbedingungen für private Unternehmen in den USA fest, darunter den bundesweiten Mindestlohn, Überstundenvergütung, Aufzeichnungspflichten und Standards für die Beschäftigung Jugendlicher. Einige Positionen können von diesem Gesetz ausgenommen sein.
  
  
• Abfindung: Die Auszahlung, die Beschäftigte nach einer Kündigung erhalten. Ihre Höhe hängt vom Arbeitsvertrag und weiteren Faktoren ab, etwa der Beschäftigungsdauer, den Unternehmensrichtlinien und dem Kündigungsgrund.
  
  
• Social Security Number (SSN): Eine Identifikationsnummer, die die Sozialversicherungsbehörde Personen in den USA zuweist. Sie ist für die Bezahlung von Mitarbeitenden unverzichtbar.
  
  
• Arbeitsunfallversicherung: Versicherung, die Beschäftigten bei arbeitsbedingter Krankheit oder Verletzung Geldleistungen oder medizinische Versorgung bietet. In vielen Teilen der USA müssen Arbeitgeber diese Versicherung vollständig tragen.
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