Beschäftigungsbescheinigungen: Bearbeitung und Erkenntnisse aus Anfragen

Papierkram gehört zu den meisten Lebensveränderungen einfach dazu. Ob Mitarbeitende einen Kredit beantragen, eine Wohnung suchen oder ein Visum brauchen, sie müssen ihren Beschäftigungsstatus nachweisen. Oft bedeutet das: eine Anfrage an HR für eine Beschäftigungsbescheinigung.

Neben der Unterstützung im Leben außerhalb des Jobs müssen Unternehmen diese Dokumente auch beim Recruiting neuer Mitarbeitender sammeln und organisieren. Laut SHRM nutzen 96 % der Arbeitgeber irgendeine Form von Background-Checks vor der Einstellung, die häufig Anfragen zur vorherigen Beschäftigung einschließen.*

Auf den ersten Blick ist die Verwaltung von Beschäftigungsbescheinigungen reine Verwaltungsarbeit. Richtig gehandhabt, können diese Dokumente aber auch ein strategischer Vorteil sein. Wenn HR sorgfältig auf Anfragen zur Beschäftigungsbestätigung reagiert, entsteht daraus eine positive Employee Experience. Werfen wir einen Blick darauf, warum.

* SHRM, 2023 

Was ist eine Beschäftigungsbescheinigung?

Eine Beschäftigungsbescheinigung (manchmal auch Arbeitgeberbescheinigung genannt) ist ein offizielles Dokument des Arbeitgebers. Sie bestätigt arbeitsbezogene Informationen zu Mitarbeitenden, etwa den Beschäftigungsstatus und die Position.

Dritte, etwa Banken oder Vermietende, fordern dieses Dokument oft an, um die beruflichen Angaben von Mitarbeitenden zu prüfen. Typische Anlässe sind Kreditanträge, Einwanderungsunterlagen sowie Hypotheken- oder Mietanträge.

So schreibt ihr Beschäftigungsbescheinigungen

Welche Angaben ihr in das Dokument aufnehmt, hängt von der Situation und den Wünschen der anfragenden Stelle ab. Ein paar zentrale Details fehlen aber fast nie:

• Vollständiger Name der Mitarbeitenden 
• Beschäftigungszeitraum 
• Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Jobtitel und Position
• Vergütungsdetails wie Jahresgehalt oder Stundenlohn (sofern das mit den Unternehmensrichtlinien vereinbar ist und die betroffene Person zustimmt)

Es lohnt sich außerdem, euren aktuellen Prozess für Beschäftigungsbescheinigungen zu überprüfen, damit er reibungslos läuft. So geht’s.

Standardisieren und automatisieren, damit ihr nicht alles von Hand erledigen müsst

Beschäftigungsbescheinigungen gehören zu den notwendigen, aber lästigen Verwaltungsaufgaben, die euer Wachstum bremsen können, wenn ihr noch an manueller Arbeit festhaltet. Jedes Dokument einzeln zu schreiben kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig.

Zum Glück könnt ihr euch die Verlässlichkeit von Vorlagen und automatisierten Workflows zunutze machen. Laut Deloitte ist die Integration von Automatisierung in eure HR-Prozesse ein zentraler Weg, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern.

Daten und Dokumente an einem Ort bündeln

Wenn eure Mitarbeiterdaten nicht auf einer Plattform liegen, muss HR bei jeder Anfrage viel Zeit damit verbringen, mehrere Systeme zu durchsuchen. Ein zentralisiertes HRIS beendet diese hektische Suche, weil vollständige, aktuelle Mitarbeiterdaten an einem Ort liegen. 

Compliance und Datenschutz zur Grundvoraussetzung machen

Nur weil jemand bestimmte persönliche oder vergütungsbezogene Details sehen möchte, heißt das nicht, dass HR alles preisgeben darf. Hier geht es um sensible Daten wie Kontaktinformationen und Jahresgehälter, deshalb braucht ihr eine klare interne Richtlinie, um HR-konform zu bleiben und die Zustimmung der Mitarbeitenden nicht zu übergehen. 

Wenn HR Workflows leichter findet und freigibt, kann euer Team mehr Beschäftigungsbescheinigungen bearbeiten, ohne langsamer zu werden. Leapsomes HRIS macht das möglich, mit einer einheitlichen Datenquelle für alle Daten und Dokumente zu jeder Person im Unternehmen. Funktionen wie mehrstufige Freigaben helfen euch, compliant zu bleiben, während ihr euren Prozess für Beschäftigungsbescheinigungen automatisiert.

„Leapsome ist leistungsstark genug, um die lokalen Vorschriften eurer Region von sich aus zu kennen, und weist euch darauf hin, wenn euer Setup nicht compliant ist.“

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

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Warum Beschäftigungsbescheinigungen ein Employee-Experience-Moment sind

Wenn jemand eine Beschäftigungsbescheinigung braucht, steht meist eine Frist im Raum. Jede Verzögerung oder jeder Fehler in eurem HR-Prozess kann aus dieser einfachen Verwaltungsaufgabe ein Problem machen, das die betroffene Person gefährdet. Läuft die Bearbeitung dagegen reibungslos, stärkt das die Beziehung zu euren Teams und euren Ruf als Arbeitgeber.

Aktuelle Studien zeigen: Solche positiven Momente könnt ihr wahrscheinlich gut gebrauchen. Laut Gartner-Daten stimmen nur rund 33 % der Mitarbeitenden zu, dass ihr Unternehmen Versprechen zuverlässig einhält. Pünktliche, präzise Beschäftigungsbescheinigungen sind ein unscheinbarer, aber wirkungsvoller Hebel für eine bessere Employee Experience. 

Wie Anfragen zur Beschäftigungsbescheinigung als HR-Gesundheitscheck dienen

Weil Beschäftigungsbescheinigungen so ein Routinevorgang sind, eignen sie sich gut, um zu erkennen, wie es intern bei HR wirklich läuft. Häufen sich Beschwerden zu diesen Anfragen, deutet das meist auf größere operative Probleme hin. Achtet beim Standardisieren dieses Prozesses deshalb auf folgende Anzeichen.

Mitarbeiterdaten sind schwer zugänglich

Je länger es dauert, grundlegende Beschäftigungsdaten zu finden, desto wahrscheinlicher liegt ein Datenmanagement-Problem vor. Für HR bedeutet die fehlende Zentralisierung zusätzlichen Aufwand. Aus Sicht der Mitarbeitenden sind diese Verzögerungen besonders stressig, weil die Frist näher rückt.

„Viele HR-Teams kämpfen noch mit den Grundlagen: zu viele isolierte Tools, zu wenig Einblick. Deshalb haben wir ein wirklich mitarbeiterorientiertes HRIS gebaut, das alle Mitarbeiterdaten in einer einzigen verlässlichen Quelle zusammenführt.“

Suraj Paneru, Customer Success Coach bei Leapsome

Zuständigkeiten für Anfragen sind unklar

Wenn keine klaren Zuständigkeiten für Beschäftigungsbescheinigungen festgelegt sind, wandern Anfragen oft zwischen Führungskräften oder Abteilungen hin und her, bevor sie dort landen, wo sie von Anfang an hingehört hätten. Für Mitarbeitende ist das doppelt frustrierend: Ihre Bescheinigung hängt in der Luft, und sie wissen nicht, an wen sie sich wenden sollen. 

Dokumentations- und Compliance-Standards sind unklar

In einer idealen Welt hätte HR genug Zeit, um für jede Person eine persönliche Notiz zu schreiben. In der Realität ist es aber unpraktisch, jede Beschäftigungsbescheinigung von Grund auf neu zu verfassen, und es birgt Compliance-Risiken.

Laut Gartner haben 70 % der Unternehmen mit mehr als 2.500 Mitarbeitenden bereits in integrierte Personalmanagementsysteme für solche Aufgaben investiert. Mit dem richtigen Tech-Stack standardisiert ihr eure Beschäftigungsbescheinigungen und schließt die Tür zu Auslassungen, Inkonsistenzen und Compliance-Risiken.

Was ihr aus Reibungspunkten bei Beschäftigungsbescheinigungen lernen könnt

Fallen euch Probleme in eurem Prozess für Beschäftigungsbescheinigungen auf, helfen euch diese Strategien weiter.

Rätselraten bei der Bescheinigung beseitigen

Stellt euch zunächst ein paar grundlegende Fragen zum idealen Ablauf für Anfragen zur Beschäftigungsbescheinigung. Wer ist für die Freigabe zuständig, und wie übermittelt ihr sie an Dritte? Ein klarer Ablauf schafft Verantwortlichkeit und gibt Mitarbeitenden die nötige Verlässlichkeit.

Das Rad nicht neu erfinden

Eine einfache Möglichkeit, eure Beschäftigungsbescheinigungen zu standardisieren, ist eine Vorlage als Ausgangspunkt. Wenn ihr diese griffbereit habt, könnt ihr schneller und konsistenter reagieren. Euer Team kann sofort loslegen, mit einem vorab freigegebenen Format, das Richtlinien einhält und die richtigen Informationen hervorhebt.

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Mitarbeiterdaten immer aktuell halten

Selbst mit den besten Vorlagen und Freigabe-Workflows könnt ihr keine korrekte Beschäftigungsbescheinigung ausstellen, wenn die Daten nicht stimmen. Zentralisierte Mitarbeiterdaten bewahren euer HR-Team vor Produktivitätsverlusten durch Inkonsistenzen.

Leapsome übernimmt das, indem alle Mitarbeiterdaten an einem Ort gespeichert und leicht aktualisierbar sind. Unsere All-in-one-Plattform gibt euch außerdem die Möglichkeit, Dokumentations-Workflows zu automatisieren, damit HR schnell und konsistent reagieren kann, wann immer Mitarbeitende Unterstützung brauchen. 

„Wir nutzen das System als zentrale Wahrheitsquelle: Alle HR-Daten und alle Dokumente liegen dort.“

Erica Ancobia, CEO bei KUNO

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Beschäftigungsbescheinigungen und Mitarbeiterdaten mit Leapsome verbinden

Beschäftigungsbescheinigungen sollten eigentlich unkompliziert sein; die Daten liegen HR schließlich bereits vor. Für Mitarbeitende ist nicht nachvollziehbar, warum es so lange dauert, Name und Position auf ein Blatt zu bringen und abzuschicken.

Wenn diese Anfragen ins Stocken geraten, liegt das meist an getrennten Systemen. Liegen eure Mitarbeiterdaten an verschiedenen Orten, verwandelt sich selbst eine einfache Anfrage für HR in eine hektische Suche nach Details.

Leapsomes All-in-one-HRIS und People-Management-System bringt Ordnung in euren Prozess für Beschäftigungsbescheinigungen (und viele weitere Aufgaben):

• Zentralisierte Mitarbeiterdaten und Dokumente: Alle wichtigen Daten an einem Ort, damit HR immer weiß, wo und wie sie zu finden sind.

• Automatisierte Aktualisierungen: Da eure Mitarbeiterdaten in einem einzigen HRIS liegen, wirken sich Änderungen an Jobtitel oder Gehalt automatisch im ganzen System aus.

• Individuelle Freigabe-Workflows: Legt fest, wer für welche Phase im Prozess der Beschäftigungsbescheinigung verantwortlich ist, damit die Bearbeitung immer eindeutig zugeordnet ist. 

• Automatisierungstools: Spart HR wertvolle Zeit und sorgt für Konsistenz, indem Prozesse wie Aufgabenzuweisungen automatisiert werden. 

„Leapsome hat bei Performance, OKR und Feedback-Management großartige Arbeit geleistet: alles auf einer Plattform.“ Zhen Wang, People Servicer bei Jina AI

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