„Leapsome brachte alle Systeme an einem Ort zusammen. Einmaliges Anmelden. Einfach.“
Wie GoCanvas mit Leapsome das Lernen skaliert, die Personalabteilung rationalisiert und einen datengestützten Überprüfungsprozess aufgebaut hat
„Leapsome brachte alle Systeme an einem Ort zusammen. Einmaliges Anmelden. Einfach.“
Im Juni 2023 wuchs GoCanvas rasant, und das People-Team stand vor Herausforderungen bei der Einrichtung des Personalbefähigungsprozesses des Unternehmens. GoCanvas benötigte eine neue Plattform, um mit der zunehmenden Größe und Komplexität des Unternehmens Schritt zu halten.
Vor der Implementierung von Leapsome stützte sich GoCanvas auf mehrere, nicht miteinander verbundene Systeme für verschiedene HR-Funktionen. Diese Fragmentierung führte zu betrieblichen Ineffizienzen, was es schwierig machte, das Engagement, das Lernen und die Zielverfolgung der Mitarbeitenden zu verwalten. Manager und einzelne Mitarbeitende mussten sich für verwandte Aufgaben auf verschiedenen Plattformen zurechtfinden, was die Komplexität der täglichen Abläufe erhöhte.
Susan Fort, Senior Director of Training and Development des Unternehmens, teilt mit: „Wir hatten eine Reihe verschiedener Systeme. Wir haben ein Tool für Umfragen zur Mitarbeiterbindung und eine separate Lernplattform verwendet und versucht, unsere Ziele zu verwalten — aber das hat nicht so gut funktioniert, wie es hätte sein können.“
Die Manager von GoCanvas hatten Mühe, den nötigen Überblick zu erlangen, um ihre Teams bestmöglich zu unterstützen. Ohne eine zentrale HR-Plattform war es umständlich, den Fortschritt der Mitarbeitenden und die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen. Zu diesem Zeitpunkt mussten die Manager die Unterlagen der einzelnen Mitarbeitenden überprüfen, um wichtige Informationen zu sammeln — was zeitaufwändig und weniger effektiv war, um einen klaren und umfassenden Überblick über die Teamleistung und die Entwicklungsanforderungen zu vermitteln.
„Die Manager waren frustriert, weil sie den Fortschritt ihrer Mitarbeiter bei den Dingen nicht einfach verfolgen konnten. Es gab keinen einfachen Weg. Stattdessen mussten sie in die Akten der einzelnen Mitarbeiter gehen und sie sich ansehen. Die Berichterstattung war für Manager einfach nicht hilfreich.“
Das Team war zutiefst besorgt über die Kostenineffizienzen, die mit ihren früheren Tools verbunden waren, wie Cornerstone; diese teuren Systeme boten nicht die Skalierbarkeit und Funktionalität, die zur Unterstützung der Wachstums- und Betriebsziele des Unternehmens erforderlich waren. Der erhaltene Wert rechtfertigte die hohen Kosten nicht, weshalb das Team nach einer kostengünstigeren und leistungsfähigeren Komplettlösung suchte, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten war.
Susan zufolge „war Cornerstone sicherlich teuer. Es ist eines dieser Systeme, bei denen man die Prämie im Voraus bezahlt, und man bekommt all diese Versprechen, dass sie erweitert werden können, um größer und besser zu werden, aber in der Realität passiert das nicht.“
Insgesamt war GoCanvas bestrebt, die Effizienz, die Effektivität des Managements und das Kostenmanagement zu verbessern — was sie zu Leapsome führte.
Das GoCanvas-Team führte umfangreiche Recherchen durch, um die richtige Lösung für die Konsolidierung von HR-Prozessen auf einer einzigen Plattform zu finden. Sie bewerteten zahlreiche Produkte und stellten fest, dass vielen ein Lernmanagementsystem (LMS) fehlte — angesichts des soliden Schulungsprogramms des Unternehmens ein entscheidendes Merkmal für GoCanvas. Leapsome zeichnete sich durch sein umfassendes, integriertes LMS und seine robusten Analysen aus, die Wettbewerber nicht boten.
„Ein wichtiger Faktor, der uns zu Leapsome gebracht hat, war das LMS-Tool der Plattform. Wir hatten auch eine hervorragende Erfahrung mit dem Vertriebsmitarbeiter, der sich mit uns getroffen hat!“
Mit Leapsome konnte GoCanvas die Zuweisung und Verwaltung von Schulungsmodulen optimieren und es einfacher machen, neue Mitarbeitende einzubinden, indem sie automatisch in Leapsome Learning eingerichtet und ein Onboarding-Programm im eigenen Tempo gestartet wurde.
„Leapsome war ein einfacherer Prozess in Bezug auf die Zuweisung. Wir konnten die Module automatisieren, um sie neuen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen, sodass wir sie nicht mehr manuell zuweisen mussten.“
Der neue LMS-Prozess mit Leapsome stellte auch sicher, dass alle aktuellen Mitarbeitenden über wichtige Kenntnisse auf dem Laufenden bleiben konnten, auch wenn sich dies änderte. Wenn GoCanvas beispielsweise wichtige Produktupdates herausbringt, werden die Mitarbeitenden darüber informiert, dass sie auf Leapsome neue Inhalte zum Lernen haben, und werden aufgefordert, diese zusätzlichen Lernmodule zu absolvieren.
Darüber hinaus wurde GoCanvas kürzlich in ein anderes Unternehmen integriert, und Leapsome führte die robusten Lernprogramme beider Organisationen nahtlos auf einer zentralen Plattform zusammen..
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GoCanvas hat auch seinen Leistungsbeurteilungsprozess optimiert, der einen strukturierteren, datengesteuerten Ansatz zur Identifizierung und Entwicklung von Top-Talenten schafft.
Manager können jetzt die Leistung und das Potenzial der Mitarbeitenden fair einschätzen und anhand von Leistungsdaten die besten Mitarbeitenden genau in „Rockstars“ und „Superstars“ einteilen, was gezielte Entwicklungsgespräche und strategische Bindungspläne ermöglicht.
„Wenn es um Leistung und Potenzial geht, hilft uns dieses System dabei, die Leistungsträger zu identifizieren und Gespräche darüber zu führen, wie wir sie einbeziehen können.“
GoCanvas hat Leapsome auch erfolgreich in sein Rockstar Award-Programm integriert, eine vierteljährliche Initiative, bei der Mitarbeitende Kolleg*innen nominieren, die die Kernwerte des Unternehmens verkörpern. Nominierungen sind an bestimmte Anerkennungszeichen gebunden. Dieses Programm steigert die Moral, spiegelt die Unternehmenskultur positiv wider und bringt Spaß in die tägliche Arbeit.
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Mit Leapsome verfügen GoCanvas-Manager jetzt über die Tools, die sie benötigen, um ihre Teams effektiv zu verfolgen und zu unterstützen. Alle GoCanvas-Manager durchlaufen ein Leadership Institut-Programm, um zu lernen, wie sie die verschiedenen Module von Leapsome nutzen können, um leistungsstarke Teams zu fördern.
Manager können nun Aufgaben wie Compliance-Schulungen und Onboarding einfach über das Team-Dashboard überwachen und haben so einen klaren Überblick, ohne dass die Personalabteilung eingreifen muss.
GoCanvas hat auch seinen Feedback- und Engagementprozess durch die Durchführung regelmäßiger Umfragen erheblich verbessert. Dies bietet wertvolle Einblicke in die Stimmung der Mitarbeitenden und ermöglicht gezieltere Reaktionen des Managements.
Das Team verwendet eine Mischung aus Standard- und benutzerdefinierten Fragen und führt wöchentliche Umfragen zum Pulsverhalten durch, die in die Bewertungen des Führungsteams einfließen. „Für unseren CEO und unser Führungsteam ist es sehr wichtig, dass wir dort eine hohe Beteiligung haben, da sie sich diese Analysen jede Woche ansehen“, erklärt Susan.
Diese systematische Erfassung von Feedback hat es Managern und Personalabteilungen ermöglicht, mithilfe intuitiver visueller Tools wie Heatmaps schnell Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und so die Effizienz und Reaktionsfähigkeit der Organisation zu verbessern. Darüber hinaus unterstützen Onboarding- und Offboarding-Umfragen den reibungslosen Übergang der Mitarbeiter und machen Leapsome zu einem vielseitigen Tool zur Erfassung des Zustands und der Arbeitsmoral im Unternehmen.
Durch die Einführung von Leapsome konsolidierte GoCanvas mehrere HR-Funktionen — darunter Engagement-Umfragen, Lernen, sofortiges Feedback, Bewertungen und Zielsetzung — auf einer Plattform. Diese Zentralisierung beseitigte viele Probleme, die sich aus fragmentierten Systemen ergaben, und ermöglichte ein einfacheres HR-Prozessmanagement, wodurch Zeit gespart wurde, die zuvor für das Navigieren zwischen getrennten Systemen aufgewendet wurde.
Mit Blick auf die Zukunft beabsichtigt GoCanvas, die Nutzung der Leapsome-Plattform weiter zu optimieren, insbesondere durch eine stärkere Akzeptanz der Ziele- und Meeting-Module sowie durch 360°-Reviews in der Führungskräfteentwicklung. Das Team konzentriert sich weiterhin darauf, eine Kultur des Feedbacks und des Aufstiegs zu stärken, was der übergeordneten Strategie der Organisation entspricht, ein Arbeitsumfeld zu fördern, das Wachstum und Innovation unterstützt.
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