„In Leapsome hat es einfach vom ersten Tag an funktioniert. Es war einfach einzugeben, leicht zu genehmigen und leicht zu sehen, wann andere im Urlaub sind.“
Wie SQUAKE mit Leapsome den Personalaufwand vereinfachte, den Verwaltungsaufwand um 50% reduzierte und die Grundlage für skalierbare Leistung legte
„In Leapsome hat es einfach vom ersten Tag an funktioniert. Es war einfach einzugeben, leicht zu genehmigen und leicht zu sehen, wann andere im Urlaub sind.“
SQUAKE implementierte sein erstes HRIS in einem sehr frühen Stadium. Zu dieser Zeit war das Setup umfassend, aber für eine ganz andere Phase des Unternehmens konzipiert. Doch als das Unternehmen über sein Gründerteam hinauswuchs, begann diese frühe Konfiguration, sich negativ auszuwirken.
Was einst zur Unterstützung des Wachstums konzipiert war, führte zu unnötiger Komplexität bei den täglichen Personalaufgaben. Einfache Aktualisierungen erforderten einen unverhältnismäßigen Aufwand, und Routineprozesse wurden im Laufe der Zeit immer schwieriger zu verwalten.
Wir haben viel zu viel Zeit damit verbracht, nur Aufgaben auszuführen, statt uns auf die Menschen zu konzentrieren.
Die Wirkung war im gesamten Team schnell spürbar. Zeit für die Navigation in HR-Systemen bedeutete weniger Zeit für die Unterstützung von Mitarbeitenden, Managern und dem Unternehmen selbst.
Gleichzeitig trat das Unternehmen in eine neue Phase ein. Reviews liefen informell und wurden von einzelnen Managern gesteuert, nicht von einer gemeinsamen Struktur. SQUAKE wollte mehr Konsistenz einführen, ohne Autonomie zu verlieren oder Prozesse um des Prozesses willen hinzuzufügen.
Als SQUAKE nach einem neuen HRIS zu suchen begann, stand ein sehr praktisches Problem im Fokus. Zu viel Aufwand floss in alltägliche HR-Aufgaben, und das bestehende Setup passte nicht mehr zur Arbeitsweise des Unternehmens.
Wir wollten etwas Einfaches, etwas Unkompliziertes. Etwas, mit dem wir ein neues Kapitel aufschlagen können.
Das Team brauchte ein System, das keine aufwendige Personalverwaltung voraussetzt. Und es musste etwas sein, das Manager und Mitarbeitende ohne umfangreiches Onboarding oder ständige Unterstützung nutzen können.
Von den ersten Gesprächen mit Leapsome an stand die Unterstützung bei der Veränderung im Mittelpunkt, damit das Team schnell loslegen konnte.
Es hat uns sehr gut gefallen, dass Leapsome Flexibilität bietet. Wir konnten mit etwas sehr Einfachem starten. Etwas, das sogar die Manager gerne genutzt haben.
Das Abwesenheitsmanagement war einer der Bereiche, in denen der Unterschied früh sichtbar wurde. In der vorherigen Konfiguration war die Verwaltung von Urlaub eine wiederkehrende Reibungsquelle. Mit Leapsome wurden Anträge, Genehmigungen und die Übersicht einfacher, sodass das Team jederzeit klar sehen konnte, wer wann abwesend ist.
Neben den alltäglichen Abläufen schätzte SQUAKE auch, ein einziges System für sowohl die Kern-HR-Daten als auch die Gehaltsabrechnung zu haben. Das erleichterte es, genaue Informationen zu pflegen und die angestrebten Betriebsabläufe zu unterstützen. Zusammengenommen waren das die Gründe, zu Leapsome zu wechseln.
SQUAKE reduzierte den Zeitaufwand für alltägliche HR-Arbeit deutlich. Prozesse, die zuvor kontinuierlichen manuellen Aufwand erforderten, darunter die Pflege von Mitarbeiterdaten, Abwesenheitsmanagement und Gehaltsabrechnung, nehmen jetzt weit weniger Zeit in Anspruch.
Wir haben die Zeit für HR-bezogene Aufgaben um rund 50% reduziert.
Die Personalprozesse bei SQUAKE laufen in etwa vier bis fünf Stunden pro Monat, einschließlich Gehaltsabrechnung. Eine klare Verbesserung für ein Team, das zuvor unverhältnismäßig viel Zeit mit grundlegenden HR-Aufgaben verbracht hatte.
Leapsome wurde dem gesamten Unternehmen in einer einzigen 30-minütigen Session vorgestellt. Das reichte aus, damit Mitarbeitende die Plattform verstehen und selbstständig damit arbeiten konnten.
Entscheidend: Die Verantwortung für HR-Prozesse rückte näher an die Entscheidungsorte. Manager erledigen Routineaufgaben wie die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, die Genehmigung von Abwesenheiten und die Mitarbeit an der Gehaltsabrechnung nun selbst. Das reduziert den Bedarf an zentraler Koordination und macht HR-Prozesse langfristig einfacher handhabbar.
Mit einer soliden HRIS-Grundlage richtet SQUAKE den Blick nun auf Performance und Feedback.
Reviews waren einer der ursprünglichen Gründe, warum das Team seine HR-Aufstellung überdacht hat. Bisher liefen Manager ihre eigenen individuellen Prozesse, was Konsistenz und strukturiertes Feedback über die Zeit schwierig machte.
Wir wollen weg von individuellen Manager-Prozessen und mehr Struktur in den Workflow bringen.
Geplant ist, mit einem ersten Review-Zyklus zu starten, der für Manager und Mitarbeitende gleichermaßen funktioniert, und ihn dann auf Basis der Praxiserfahrung weiterzuentwickeln. Feedback wird an einem gemeinsamen Ort gespeichert, sodass es langfristig einfacher abrufbar ist.
Leapsome wird diesen nächsten Schritt unterstützen: mit einem konsistenten Workflow für Reviews und genügend Spielraum, ihn über die Zeit anzupassen.
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