Performance-Management-Zyklus: Leitfaden für HR

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‍Das klassische Performance-Management, bei dem Führungskräfte jährliche oder halbjährliche Reviews leiten und sonst kaum Feedback geben, ist größtenteils in der Zeit vor der Pandemie geblieben. Unsere Untersuchungen zeigen: Die eigentliche Herausforderung für HR-Verantwortliche besteht heute darin, einen effizienteren Performance-Management-Zyklus in einer asynchronen, remote geprägten Arbeitswelt zu schaffen.

In unserem State of People Enablement Report 2023 gaben 84 % der HR-Verantwortlichen an, dass sie Software für Performance Enablement eingeführt haben, und 97 % berichteten, dass sie ihnen geholfen hat, ihre Prozesse insgesamt zu verbessern (1). Dennoch verzeichneten 63 % einen Anstieg der Fluktuation, und drei von vier Mitarbeitenden wünschen sich häufigeres, sinnvolleres Feedback. Das zeigt, dass selbst die technisch am besten ausgestatteten Teams ihren Performance-Management-Zyklus weiter verbessern können (2).

Laut einer Umfrage von Willis Towers Watson haben nur 55 % der Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Führungskräfte die Werkzeuge haben, um ihre Leistung ganzheitlich zu beurteilen (3). Derselbe Report kam außerdem zu dem Ergebnis, dass besonders wirksame Organisationen eine flexiblere Zielsetzung im Performance-Management zulassen und Performance Reviews mit Gesprächen über Karriereentwicklung verknüpfen.

Warum also sollten HR-Profis heute auf diesen Wandel im Performance-Management achten? Ein simpler Beurteilungsprozess, bei dem Führungskräfte ihre Teammitglieder selten und allein anhand von Ergebnissen bewerten, reicht nicht aus, um Mitarbeitende zu halten und ein widerstandsfähiges Unternehmen aufzubauen.

Es ist Zeit für einen Performance-Management-Zyklus, der zur heutigen Arbeitswelt passt: einer, der mit verlässlichen Prozessen mehr Zusammenarbeit rund um die Entwicklung der Mitarbeitenden fördert. In diesem Artikel zeigen wir, wie der Performance-Zyklus heute aussieht, warum er wichtig ist und wie ihr ihn in eurer Organisation umsetzt.

1. Leapsome State of People Enablement Report, 2023

2. Leapsome Workforce Trends Report, 2023

3. Willis Towers Watson, 2023
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Was ist Performance-Management?

Wenn es mit Blick auf die Menschen gestaltet ist, hilft Performance-Management Mitarbeitenden und Führungskräften, ihre beste Arbeit zu leisten, bessere Karriereziele zu setzen und sich auf Basis des erhaltenen Feedbacks weiterzuentwickeln. Modernes Performance-Management stellt die Entwicklung der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt und umfasst alle Rückmeldungen, die Führungskräfte und Kolleg:innen mit Teammitgliedern teilen. Es geht nicht mehr darum, Mitarbeitende ein- oder zweimal im Jahr mit einer einseitigen Bewertung für Ergebnisse zur Rechenschaft zu ziehen.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf den Ansatz des Management-Zyklus. Er erlaubt es ihnen, neu zu definieren, wie Performance-Management aussehen kann, und stärkere Feedback-Schleifen zwischen Führungskräften, Teammitgliedern und Peers aufzubauen.
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Was ist ein Performance-Management-Zyklus?

Ein Performance-Zyklus ist ein wiederkehrender Prozess, den Unternehmen einführen, um die laufende Entwicklung und das Feedback der Mitarbeitenden zu fördern. Der Performance-Review-Zyklus ermöglicht es Führungskräften und Teammitgliedern, Performance-Ziele zu setzen und zu verfolgen, die zu den übergeordneten Unternehmenszielen passen. Er besteht in der Regel aus fünf Phasen:

• Ziele setzen oder konkrete Ziele und Erwartungen definieren
• Planen, mit welchen Strategien und Tools ihr eure Ziele erreicht
• Beobachten oder Kennzahlen und Check-ins nutzen, um den Fortschritt zu verfolgen
• Bewerten oder Ergebnisse besprechen und entscheiden, ob ihr einen neuen Ansatz braucht
• Belohnen und die Beiträge von Team und einzelnen Personen anerkennen

Performance-Management-Zyklen sind besonders wirksam, weil sie auf Zusammenarbeit ausgelegt sind. Teamleads und Individual Contributors setzen gemeinsam realistische Ziele, statt dass Führungskräfte die Ziele von oben nach unten vorgeben.

Sie sind außerdem sehr flexibel. Während ihr den Fortschritt bei bestimmten Zielen beobachtet und bewertet, erkennt ihr, was funktioniert und was nicht, und passt diese Strategien unterwegs an. 

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Wie Performance-Management-Zyklen die hybride Belegschaft von heute stärken

Menschenzentrierte Organisationen brauchen gut gestaltete Performance-Management-Zyklen mehr denn je. Diese Zyklen können helfen, das Vertrauen in die Beziehung zwischen Führungskraft und Teammitglied wiederherzustellen, die in den letzten Jahren stark gestört wurde.

Als Remote- und Hybridarbeit verbreiteter wurden und Teammitglieder mehr Autonomie über die Integration von Arbeit und Privatleben gewannen, gerieten manche Führungskräfte in Panik und wurden zu Mikromanager:innen, in dem verzweifelten Versuch, die Leistungskennzahlen oben zu halten. Das führte dazu, dass Mitarbeitende ihre Macht in einem breiteren Arbeitsmarkt nutzten, indem sie sich nach anderen Möglichkeiten umsahen und stärker für sich selbst eintraten. Dann kühlte sich der Arbeitsmarkt ab, und viele Organisationen fühlten sich ermutigt, Top-down-Entscheidungen wie die Rückkehrpflicht ins Büro wieder einzuführen.

„Die Waage [zwischen Remote- und Büroarbeit] neigt sich weit stärker zur Remote-Arbeit als vor der Pandemie, aber sie schwingt zurück, je mehr Verhandlungsmacht Arbeitgeber gewinnen“, sagte Guy Berger, Principal Economist bei LinkedIn, in einem Interview. „Der Arbeitsmarkt ist nicht mehr so heiß wie während des Great Reshuffle, also lassen Arbeitgeber etwas mehr die Muskeln spielen und sind ein wenig knäuseriger, wenn es um Remote-Arbeit und Flexibilität geht.“

Wie sieht Erfolg also aus, wenn Organisationen den Performance-Management-Zyklus nutzen, um eine kollaborative Denkweise zu fördern, klare Prioritäten und Ziele zu setzen und relevante Kennzahlen zu verfolgen?

• Mehr Transparenz und Fairness: Ein zyklisches Performance-Management-System gibt Mitarbeitenden mehr Einblick in Unternehmens- und abteilungsübergreifende Ziele, stärkt sie und ermutigt sie, sich aktiver einzubringen. Dieser Ansatz ist offener und gerechter und gewichtet den Beitrag jedes Teammitglieds gleich.
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• Mehr Engagement: Die laufende Kommunikation, Zusammenarbeit, Belohnung und Anerkennung, die in Performance-Management-Zyklen eingebaut sind, stärken das Engagement und Vertrauen der Menschen in den Prozess und in eure Unternehmenskultur.
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• ‍Bessere Kompetenzen: Wenn Mitarbeitende mehr Verantwortung dafür übernehmen, wie sie auf ihre Ziele hinarbeiten, können Führungskräfte die Rolle von Coaches einnehmen. Coaching stärkt Leadership-Fähigkeiten und ermutigt Teammitglieder zugleich, sich beruflich weiterzuentwickeln. 
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• ‍Bessere Gesamtproduktivität: Wenn ihr erreichbare Team- und Einzelziele setzt, die zu den Unternehmenszielen passen, hilft die Arbeit der Mitarbeitenden aktiv dabei, eure Organisation in die gewünschte Richtung zu bewegen. 

„Performance-Management ist für uns ein fortlaufender Prozess, vor allem zu lernen, Feedback richtig zu geben und anzunehmen. Wir sind froh, mit Leapsome ein solides und umfassendes Tool zu haben, das uns hilft, die Bedeutung von Performance-Management hervorzuheben. 

Das Tool bietet einen umfassenden Überblick über Leistung und Verhalten und hilft uns kontinuierlich, die individuelle Leistung und damit die Gesamtleistung des Unternehmens zu entwickeln und zu verbessern.“

– Leonie Stratbüker, Team Lead for People and Organization bei CHRONEXT, darüber, wie Leapsome den Performance-Management-Zyklus optimiert

5 Phasen des Performance-Management-Zyklus

Jeder Schritt im Performance-Management-Zyklus fördert Wachstum und Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Teammitgliedern. 

Dieser Ansatz macht Performance Reviews wirkungsvoller und schlanker, aber er erfordert Rückhalt auf jeder Unternehmensebene, wenn ihr spürbare Ergebnisse sehen wollt.
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1. Zielsetzung: Erwartungen & Ziele definieren

Wirksame Performance-Management-Zyklen arbeiten Hand in Hand mit dem Framework der kaskadierenden Ziele. Dieses Framework zur Zielsetzung übersetzt übergeordnete Unternehmensziele in kleinere Team- und individuelle Entwicklungsziele. So sieht jede Person, wie sie zum großen Ganzen beiträgt.

Damit diese erste Phase wirkungsvoller wird, müsst ihr Folgendes kennen:

• die „Parent Goals“ (übergeordneten Ziele) eurer Organisation
• eure Teamziele
• den Zeitraum, in dem ihr diese erreichen wollt
• die Kernkompetenzen, die jedes Teammitglied entwickeln muss

Gemeinsam mit eurem Teammitglied legt ihr asynchron oder in einem 1:1-Meeting fest, welche Fähigkeiten es priorisieren sollte, und nutzt sie, um persönliche Entwicklungsziele zu erstellen. Angenommen, ein:e Junior-Vertriebsmitarbeiter:in möchte das strategische Denken verbessern. Dann könnt ihr ein persönliches Entwicklungsziel setzen wie „einen detaillierten Plan erstellen und teilen, wie ein bestimmtes Kundensegment angesprochen wird“.

Es ist wichtig zu betonen: Führungskräfte sollten den Fortschritt bei Entwicklungszielen nicht als einziges Kriterium nutzen, um Ergebnisse in der Bewertungsphase zu beurteilen. Neben den Zielen sollten Teamleads positionsspezifische Kompetenzen, Grundwerte, Erfolge und Meilensteine berücksichtigen, für eine fairere, rundere Bewertung.

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Leapsome ermöglicht es, Mitarbeiterziele nahtlos mit übergeordneten Team- und Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.

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2. Planung: Ressourcen & Strategien zur Zielerreichung festlegen

Hier entscheidet ihr, wie ihr Ziele strukturiert und verfolgt. Das Framework der Objectives and Key Results (OKR) ist der strategischste Ansatz, weil es jedes Ziel konkret und ergebnisorientiert macht. Die KRs sind wie Markierungen auf einer Karte und zeigen die Schritte der Mitarbeitenden.

Wir empfehlen, ein bis drei individuelle Entwicklungs-OKRs pro Quartal zu setzen. Mehr ist oft unrealistisch. 

Zu jedem persönlichen Ziel sollten drei bis fünf terminierte, nachverfolgbare Key Results gehören. Das Format seht ihr im Beispiel unten. Beachtet, wie die Objective-Aussage breit, aber ergebnisorientiert ist und jedes Key Result eine Zielkennzahl hat, die euch hilft, den Erfolg einzuschätzen.

Objective: Eine Mentoring-Rolle übernehmen, um Coaching-Fähigkeiten zu verbessern

• Key Result 1 | einen Kurs zur persönlichen Entwicklung abschließen und sich zertifizieren lassen, um andere beim Setzen besserer Ziele zu begleiten
• Key Result 2 | die Mentees durch einen strukturierten Mentoring-Plan führen‍
• Key Result 3 | Nach dem Mentoring zeigt eine Umfrage, dass sich die Mentees sicher fühlen, ihre neuen Fähigkeiten im Arbeitskontext anzuwenden
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3. Beobachten: Fortschritt & Leistung verfolgen

Wenn ihr Entwicklungsziele mit den täglichen Aufgaben eurer Teammitglieder verknüpft, fällt es ihnen leichter, diese Ziele in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Ihr könnt den Fortschritt der Mitarbeitenden regelmäßig über das Quartal hinweg beobachten, um sicherzustellen, dass die Arbeitslast gleichmäßig verteilt ist und sie die Unterstützung bekommen, die sie zum Erreichen ihrer Ziele brauchen.

Führungskräfte und Teammitglieder können das asynchron mit einer dedizierten Lösung für Zielmanagement wie Leapsome tun, mit der sich der Fortschritt bei individuellen Zielen jederzeit verfolgen und bei Bedarf Feedback teilen lässt.

Teamleads sollten außerdem regelmäßige 1:1-Meetings mit Teammitgliedern ansetzen, um Folgendes zu besprechen:

• Was sie erreicht haben: Welche Schritte hat die Person unternommen, um ihre Entwicklungsziele zu erreichen?
• Was gut lief: Welche Erfolge, groß oder klein, kann sie teilen?
• Was den Fortschritt blockiert: Gibt es Hindernisse oder Abhängigkeiten, die sie vom Kurs abbringen?
• Welche Unterstützung sie braucht: Wie können ihre Führungskraft (oder andere Stakeholder) ihr helfen, ihre Ziele zu erreichen?
• Die nächsten Schritte: Was möchte sie bis zum nächsten Check-in erreichen?
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4. Bewerten: Ergebnisse & Resultate beurteilen

Wenn ihr den Performance-Management-Zyklus gut genutzt habt, müsst ihr euch keine Sorgen machen, Mitarbeitende im Review mit irgendetwas zu überraschen. Ihr habt euch vorher regelmäßig ausgetauscht und den Fortschritt bei Entwicklungszielen und Kernkompetenzen besprochen, bevor ihr euch zur Bewertung trefft.

Ein 360-Grad-Review, das eine Selbsteinschätzung sowie Feedback von Peers, Teammitgliedern und der Führungskraft der bewerteten Person umfasst, kann die Bewertung konstruktiver und gründlicher machen. 

Eine Möglichkeit, Ergebnisse in einem 360°-Review zu beurteilen, ist eine Likert-Skala mit Fragen wie:

• Was ist das wichtigste Entwicklungsziel, an dem die Person arbeiten sollte?
• Wie gut nimmt sie Feedback und Vorschläge von anderen an?
• Wie gut priorisiert sie Aufgaben und trifft Entscheidungen?
• Wie gut steuert sie ihre Arbeitslast und hält Deadlines ein?

„Unser gesamtes Review-System läuft jetzt über Leapsome. Es gibt keine menschlichen Fehler mehr, und es ist für unsere Führungskräfte viel einfacher, früheres Feedback einzusehen. Alle legen nach dem Review ihre Entwicklungsziele fest und können sie problemlos in den nächsten Review-Zyklus übernehmen.

– Tina Chater, Director of People and Organization bei hy, darüber, wie Leapsome den Review-Prozess des Unternehmens optimiert hat

5. Belohnen: Beiträge der Mitarbeitenden anerkennen & belohnen

Obwohl 67 % der Führungskräfte und 61 % der Manager:innen angeben, ihre Teammitglieder mehrmals pro Woche anzuerkennen, berichten 40 % der Mitarbeitenden, dass sie nur ein paar Mal im Jahr Anerkennung erhalten. Ein Grund für diesen Wahrnehmungsunterschied ist, dass sich Anerkennung nicht immer authentisch und persönlich anfühlt. Zudem gelingt es Teamleads oft nicht, Lob mit den konkreten Ergebnissen und Fähigkeiten zu verknüpfen, die Mitarbeitende aufbauen wollen. 

Ein weiteres Problem ist, dass viele Organisationen den Erfolg von Mitarbeitenden nicht anhand von Wirkung messen und sich manche Führungskräfte auf willkürliche Kennzahlen verlassen, um zu entscheiden, wann und wie sie ihr Team belohnen. Das bedeutet, dass Teammitglieder für kurzfristige Beiträge oft keine Belohnung erhalten, was demotivierend wirken kann. 

Vor diesem Hintergrund können Führung und Management einen wirkungsvollen Prozess für Anerkennung und Belohnung aufbauen, indem sie:

• ein Programm für Recognition und Rewards (R&R) mit klar definierten Kriterien für monetäre und nicht-monetäre Belohnungen gestalten. Es sollte in einem internen Dokument festgehalten werden, das alle Teammitglieder einsehen und immer wieder heranziehen können.
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• die konkreten Belohnungen erklären, die eurem Team zur Verfügung stehen, als Teil eures Programms.
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• alle Erfolge nach ihrer Wirkung auf die Organisation gewichten, egal wie klein.
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• Teammitglieder und Kolleg:innen konsequent loben über einen Slack- oder Microsoft Teams-Kanal, der dem Loben von Peers und dem Teilen von Erfolgen gewidmet ist.
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• einen Plan und eine Philosophie für Compensation-Management umsetzen, damit alle Entscheidungen rund um Vergütung und Benefits fairer, transparenter und enger mit den Performance-Zielen verknüpft sind.

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Leapsome hilft Führungskräften, objektivere Entscheidungen zu Vergütung und Beförderung zu treffen und Mitarbeitende für das Erreichen ihrer Ziele zu belohnen.

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Tipps für einen erfolgreichen Performance-Management-Zyklus

Um den Performance-Management-Zyklus menschenzentrierter und wirkungsvoller zu machen, beachtet diese zentralen Best Practices:

• Setzt klare Prioritäten und Deadlines: „Wo Mitarbeitende ihre Zeit verbringen, da liegen ihre Prioritäten, aber das deckt sich oft nicht mit ihren Führungskräften und den größeren Zielen des Unternehmens“, sagte Dean Guida, CEO von Infragistics. „Sobald Teams auf dieselben Ziele ausgerichtet sind, ist den Mitarbeitenden klar, wo ihre Prioritäten und welche Ergebnisse erwartet werden, und Führungskräfte können beruhigt sein, dass die richtigen Dinge rechtzeitig erledigt werden.“

• Bietet Führungskräften mehr Unterstützung und Training: Eine Studie von McKinsey hat gezeigt, dass die Beziehung der Mitarbeitenden zu ihren Führungskräften 86 % ihrer Zufriedenheit mit ihren zwischenmenschlichen Beziehungen am Arbeitsplatz ausmacht. Das bedeutet, dass Führungskräfte mehr Coaching und Entwicklung brauchen, um ihre Fähigkeiten zu vertiefen und auszubauen.
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• Fördert ein kollaboratives und unterstützendes Umfeld: Unternehmen, die Innovation schätzen, glauben, dass großartige Ideen von allen und jederzeit kommen können, aber das funktioniert nicht, wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Stimme nicht gehört wird. Ein ermutigendes Arbeitsumfeld sorgt dafür, dass Menschen sich wohlfühlen, ihre Perspektiven zu teilen.
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• Nutzt Technologie zur Unterstützung des Performance-Managements: Performance-Management-Plattformen wie Leapsome ermöglichen es euch, die administrativen, sich wiederholenden Teile des Review-Zyklus zu automatisieren. Sie schicken euch nicht nur hilfreiche Erinnerungen und Hinweise, ihr könnt damit auch Meetings ansetzen, Agenden erstellen, Feedback teilen, Ziele verfolgen, Schulungen erstellen und Vergütungs- und Belohnungsprogramme an einem Ort gestalten.
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Zum Glück ersetzen immer mehr Unternehmen weltweit den standardmäßigen Performance-Review-Prozess durch einen, der den Bedürfnissen der hybriden Ära gerecht wird: mit Fokus auf Entwicklung und Wachstum der Mitarbeitenden.

Bewusst gestaltete Performance-Management-Zyklen verbinden klassische Review-Strukturen mit Frameworks zur Zielsetzung und Entwicklungsplänen, um menschenzentrierte Systeme zu schaffen, die spürbare Geschäftsergebnisse liefern.

Leapsome macht es HR- und People-Teams leicht, einen erfolgreichen Performance-Management-Zyklus zu gestalten, der kontinuierliche Verbesserung vorantreibt. Mit den Funktionen Learning, Ziele und Reviews von Leapsome habt ihr die Werkzeuge, die ihr braucht, um Entwicklungsfortschritte zu unterstützen, zu verfolgen und zu bewerten. Außerdem könnt ihr die Entwicklung einzelner Mitarbeitender individualisieren, mit transparenten Kompetenzmodellen, maßgeschneiderten Lernpfaden, kollaborativem Zielmanagement und automatisierten Review-Zyklen.

Das Beste daran: Führungskräfte haben einen detaillierten Einblick in den Fortschritt der Teammitglieder und Zugriff auf umfassende Analytics, sodass sie den Prozess wirkungsvoller und fairer gestalten können, indem sie Instant Feedback teilen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

Indem Leapsome alle Elemente eines Performance-Management-Zyklus in einer Plattform vereint, hilft es HR, die Produktivität zu steigern, das Mitarbeiterengagement zu verbessern und eine Feedback-Kultur zu fördern. Das trägt am Ende zum Gesamterfolg eurer Organisation und eurer Menschen bei.
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