Onboarding von Mitarbeitenden: Prozess, Best Practices und Tipps für den Erfolg

Viele HR-Verantwortliche wissen, dass gutes Onboarding entscheidend für den langfristigen Erfolg neuer Mitarbeitender ist. Was es darüber hinausgehend braucht (mehr als Orientierung, Papierkram und ein paar Trainingstage), bleibt aber oft unklar. Dazu kommt: Häufig fehlt die Unterstützung der Führungsebene, um bestehende Prozesse zu verbessern.

Tatsächlich haben in unserer Befragung nur 45 % der Mitarbeitenden den Onboarding-Prozess ihres Unternehmens als gut bewertet. 28 % fanden ihn okay, 26 % sogar schlecht. Da gibt es Luft nach oben. *

Was übersehen diese Organisationen? Effektives Onboarding stellt die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Das braucht Zeit, Zusammenarbeit und Empathie für die Person, die neu startet.

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis aussieht, warum es wichtig ist und was ihr tun könnt, um es wirksamer zu gestalten.

*Leapsome State of Employee Enablement Report, 2023

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Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, mit dem Unternehmen neue Mitarbeitende in ihre Richtlinien, Prozesse und Kultur einführen. Es geht darum, neue Teammitglieder in das Team einzubinden und sie schrittweise an ihre neue Rolle heranzuführen. Je nach Person und Job kann das zwischen drei Monaten und einem Jahr dauern.

Das ultimative Ziel: neue Mitarbeitende auf Erfolgskurs bringen. Viele Unternehmen beenden den Prozess direkt nach der Orientierung. Die ersten Tage sind dann Papierkram und technisches Setup. Idealerweise denkt ihr die Onboarding-Erfahrung aber als ganzheitlichen, längerfristigen Prozess mit konkreten Zielen. Einer, der ein neues Teammitglied wirklich vollständig integriert.

Vorteile von effektivem Onboarding

Laut einem O.C. Tanner Report gaben 43 % der Mitarbeitenden an, ihr Onboarding-Prozess habe nur aus einer eintägigen Orientierung und Infos zum Benefits-Paket bestanden. Das heißt: ein Großteil der neuen Mitarbeitenden bekommt nicht das Training, Coaching und Peer-Mentoring, das sie für einen guten Einstieg in Rolle und Arbeitsumfeld bräuchten.

Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile von gutem Onboarding für Teams an:

• Höheres Engagement und höhere Zufriedenheit. Wenn sich neue Teammitglieder früh willkommen und unterstützt fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit 1,8-mal höher, dass sie sich stärker mit ihrer Arbeit verbunden fühlen. Auch in der Engagement-Umfrage berichten sie häufiger von hoher Zufriedenheit.
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• Kürzere Einarbeitungszeit. Es dauert etwa acht bis zwölf Monate, bis Mitarbeitende voll produktiv sind. Eine Microsoft-Studie zeigt aber: Effektives Onboarding mit mehr Einbindung von Manager*innen und Kolleg*innen kann diese Zeit verkürzen. Entscheidend ist, wie oft sich neue Mitarbeitende mit ihren Führungskräften und ihrer zugewiesenen Buddy-Person treffen.
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• Bessere langfristige Performance. Wenn Manager*innen gutes Coaching und Mentoring leisten können, wirkt sich das positiv auf die Performance neuer Mitarbeitender aus. Das führt oft zu besseren Bewertungen und mehr Erfolg bei Goals & OKRs.
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• Bessere Mitarbeitendenbindung. Eine Studie der Brandon Hall Group hat gezeigt: starkes Onboarding verbessert die Bindung um 82 %. Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess macht euer Unternehmen also messbar widerstandsfähiger.

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess?

Viele Organisationen setzen ihren Onboarding-Workflow auf drei bis sechs Monate an. HR- und Recruiting-Expert*innen empfehlen aber: ein effektiver Prozess sollte rund ein Jahr dauern. So haben Mitarbeitende Zeit, sich mit den Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten der neuen Rolle vertraut zu machen, bevor der Fokus auf langfristige Entwicklung wechselt. Ein längerer Zeitraum verhindert auch Information Overload. Und neue Teammitglieder bekommen Zeit, eure Unternehmenswerte in der Praxis zu erleben und Beziehungen zu Führungskraft und Kolleg*innen aufzubauen. Das kann gerade in einer Remote-Rolle herausfordernd sein oder etwas länger dauern.

HR-Verantwortliche und Führungskräfte sind manchmal versucht, das Onboarding möglichst schnell durchzuziehen, damit neue Mitarbeitende schnell loslegen können. Ein Gallup-Report zeigt aber: nur 29 % der Fachkräfte fühlen sich nach dem Onboarding bereit, in ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Schneller ist also nicht automatisch besser.

Am Ende stellt ein exzellentes Onboarding die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Manche bevorzugen einen kürzeren, strukturierten Prozess. Andere brauchen ein volles Jahr, um ihr volles Potenzial zu entfalten. Besonders in Senior- oder Spezialrollen. Deshalb gilt: HR sollte interne Daten, Ziel-Tracking und maßgeschneiderte Onboarding-Kurse nutzen, um einen Prozess zu gestalten, der neue Mitarbeitende wirklich befähigt.

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Wichtige Schritte und Zeitplan im Onboarding-Prozess

Onboarding ist ein lebendiger Prozess, den ihr im Laufe der Zeit immer wieder verfeinern werdet. Trotzdem gibt es universelle Elemente, die ihr nicht vernachlässigen solltet, wenn ihr einen guten ersten Eindruck hinterlassen wollt:

• Setzt auf People-Enablement-Software, die den ganzen Prozess einfacher macht. Wenn ihr die ersten Schritte eures Onboarding-Prozesses optimieren wollt, integriert Software wie Leapsome in euren Stack. Viele Unternehmen verlassen sich auf verstreute Tools für Onboarding: ein LMS, eine Engagement-Lösung, eine OKR-Software. Das ist nicht nur teurer. Es macht es auch für neue Mitarbeitende schwerer, in einem reibungslosen Workflow zu arbeiten. Ganzheitliche People-Enablement-Plattformen wie Leapsome bieten stattdessen eine integrierte Suite aus Goals, Learning und Surveys für ein nahtloses Erlebnis bei Führungskräften und Mitarbeitenden.
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• Heißt herzlich willkommen. Sie haben den Job. Aber neue Mitarbeitende fühlen sich am Anfang oft noch wie Außenseiter*innen, bis sie sich eingelebt haben und wichtige Aspekte ihrer Rolle übernehmen. Der erste Tag, an dem sie dem Team vorgestellt werden, ist die perfekte Gelegenheit für Führungskräfte. Sagt, wie froh ihr seid, das neue Teammitglied an Bord zu haben. Hebt Stärken, Skills und Erfahrung hervor.
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• Bringt Werte früh ins Spiel. Startet in der ersten Woche Gespräche darüber, wie sich die Unternehmenswerte im Alltag zeigen. David Ciccarelli, CEO von Voices, sagt zu Werte-Gesprächen im Onboarding: „Wir starten das Gespräch mit der Frage: ‚Welche Belege müsstet ihr sehen, um zu glauben, dass diese Werte unsere tatsächlichen Werte sind?' Als Führungskraft lasse ich diese Diskussion so lange laufen, wie sie braucht. Ich bitte die Teilnehmenden, darüber zu sprechen, wie sie unsere Werte im Alltag erleben wollen. So ein Gespräch im Onboarding setzt den richtigen Ton für eine gute Arbeitsbeziehung. Gerade bei Remote-Arbeit ist das besonders wichtig."
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• Sprecht Karriereentwicklung an. Ungefähr nach sechs Monaten sollten Führungskräfte ein Gespräch zur beruflichen Entwicklung starten. Nutzt das Kompetenzmodell, um zu besprechen, welche Skills Teammitglieder ausbauen sollten, um in eine Senior-Rolle hineinzuwachsen. Sprecht auch über andere Aufstiegsmöglichkeiten wie horizontale Promotions oder Wechsel in andere Bereiche.

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So bezieht ihr das gesamte Team ins Onboarding ein

Die starke Verbreitung von Remote-Arbeit macht Team-Engagement während des Onboarding-Prozesses herausfordernder. Unternehmen brauchen kreative Wege, damit sich neue Mitarbeitende einbezogen und als Teil der neuen Community fühlen. Hier sind ein paar Ideen für den Einstieg. Sie funktionieren für Remote-, Hybrid- und Office-Teams gleichermaßen.

1. Teilt die Geschichten neuer Mitarbeitender

Ermutigt neue Teammitglieder, etwas über ihre berufliche Erfahrung, ihren Werdegang und ihre persönlichen Interessen zu teilen. So entstehen Verbindungen zu Kolleg*innen. Bittet sie zum Beispiel, eine kurze Bio über sich zu schreiben, die ihr im Company-Newsletter oder im Slack-Channel des Teams teilt. Oder lasst sie ein paar lustige Fragen vorbereiten, die Kolleg*innen im Intranet beantworten können. Eine besonders schöne Aktivität für Remote-Teams.

Mögliche Themen:

• Hobbys und Interessen außerhalb der Arbeit
• Wie sie an Zusammenarbeit und Teamarbeit herangehen
• Soziale Themen oder Anliegen, die ihnen wichtig sind
• Bevorzugte Kommunikationskanäle oder -methoden
• Persönliche Ziele und Wünsche außerhalb der Arbeit

2. Weist neuen Mitarbeitenden eine Buddy-Person zu

Ein bewährter Weg, damit sich neue Mitarbeitende wohler fühlen: matcht sie mit einer informellen Mentor*in (oder „Buddy") im Unternehmen. Diese Person sollte nicht die direkte Führungskraft sein und kann sich schon vor dem ersten Arbeitstag melden, um sich als Ansprechperson zu etablieren.

Microsoft hat die Wirkung des Buddy-Systems auf das Onboarding untersucht. Das Ergebnis: 56 % der neuen Mitarbeitenden, die sich in den ersten drei Monaten mindestens einmal mit ihrer Onboarding-Buddy-Person getroffen haben, sagten, diese Kolleg*in habe ihnen geholfen, schneller anzukommen. Wenn ihr Buddys oder Mentor*innen diese Verantwortung gebt, sorgt dafür, dass sie die nötigen Ressourcen haben. Konkret:

• Bietet Mentor*innen-Schulungen an
• Liefert laufende Unterstützung, Feedback und Coaching
• Baut eine zentrale Ressourcen- und Tool-Sammlung auf, auf die Peer-Mentor*innen jederzeit zugreifen können, um ihr Wissen zu Richtlinien, Prozessen und Werten aufzufrischen

3. Holt unterschiedliche Perspektiven für Learning und Training

Wenn ihr Onboarding allein HR und Learning & Development überlasst, lasst ihr Expertise und Perspektiven liegen. Diese Teams haben oft keinen Einblick in den Tagesablauf und die nuancierten Prozesse anderer Abteilungen. Für Trainingskurse, die zu verschiedenen Rollen und Seniorlevels passen, braucht es Input von cross-funktionalen Stakeholdern.

Strategische HR-Verantwortliche bauen den Onboarding-Prozess lange vor dem ersten Arbeitstag auf. Mit Leapsome wird der Weg von Bewerbenden zu beitragenden Teammitgliedern einfach: durch strukturierte Workflows, die ab Vertragsunterzeichnung greifen.

Pre- & Onboarding von Leapsome automatisiert die Fleißarbeit bei Dokumentensignaturen und Aufgabenzuweisungen. So bleibt eurem People-Team Zeit für die menschliche Seite. Weil sich die Workflows mit Modulen wie Learning und Mitarbeiterprofilen integrieren, startet jede neue Person mit der rollenspezifischen Unterstützung, die sie für Erfolg braucht.

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Passt euer Onboarding-Programm an verschiedene Rollen an

Wenn ihr Onboarding für verschiedene Rollen anpasst, verhindert ihr, dass sich neue Mitarbeitende überfordert fühlen. Sie müssen nicht selbst herausfinden, welche Prozesse oder Workflows für ihre Rolle gelten. Ihr habt die Grundlage gelegt. Das verkürzt auch die Einarbeitungszeit und neue Mitarbeitende tragen schneller und selbstbewusster zu ihrem Team bei.

Im Folgenden zeigen wir euch Techniken, mit denen ihr das Onboarding für verschiedene Mitarbeitenden-Typen reibungsloser macht.

Management & Führung

Teammitglieder in Senior-Rollen brauchen ein solides Verständnis eurer übergeordneten Mission, eurer strategischen Vision und langfristigen Ziele. So können sie ihre Direct Reports dabei führen, Unternehmensziele und -initiativen umzusetzen. Sie sollten auch eure Reporting-Struktur kennen und wissen, wie sie sich am besten mit den wichtigsten Stakeholdern abstimmen.

Als People-Leader brauchen Manager*innen außerdem laufendes Leadership-Training, um wirksamere Coaches und Kommunikator*innen zu werden.

Mit 43 % der Team-Leads, die von Burnout berichten, sollten Unternehmen folgende Fragen stellen, um Onboarding besser zu gestalten:

• Wie können wir Manager*innen beim Beziehungsaufbau unterstützen?
• Wie helfen wir Manager*innen, Team-Dynamiken zu navigieren?
• Welche Entwicklungsmöglichkeiten bieten wir Manager*innen?
• Was tun wir, um die strategischen Ziele des Unternehmens mit Manager*innen-Bedürfnissen in Einklang zu bringen?
• Wie holen wir objektives Feedback zur Performance von Manager*innen ein?

Remote-Mitarbeitende

Ohne persönliche Mentor*in oder Team-Lead vor Ort fühlen sich Remote-Mitarbeitende in der Orientierung und frühen Onboarding-Phase oft auf sich allein gestellt. Deshalb ist Pre-Boarding für Remote-Teammitglieder entscheidend. Damit das technische Setup steht und sie sich für den ersten Tag sicher und vorbereitet fühlen.

In der ersten Woche sollten Remote-Neueinsteiger*innen außerdem wissen:

• Remote-spezifische Richtlinien, Verfahren und Sicherheitsprotokolle
• Wie ihr Trainings und Meetings durchführt
• Erwartungen an Kommunikation und Produktivität
• Die besten Wege, Führungskraft, Kolleg*innen und Teammitglieder zu erreichen
• Wie sie technischen Support bekommen
• Euer System für kontinuierliches Feedback

Mitarbeitende, die nach längerer Abwesenheit zurückkehren

Unternehmen nutzen oft einen Prozess namens Reboarding oder Re-Onboarding, um Teammitglieder nach längerer Abwesenheit wieder zu integrieren. Egal ob die Person in medizinischem Urlaub, in Elternzeit oder im Sabbatical war: Reboarding sorgt für einen reibungslosen Übergang zurück in die Rolle. Konkrete Maßnahmen können sein:

• Ein Catch-up-Meeting oder eine Welcome-back-Session, damit die Person auf aktuelle Team-Ziele, Prioritäten und Projekte gebracht wird.
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• Auffrischungstraining, um Verfahren, Richtlinien und Prozesse zu reaktivieren. Eine gute Gelegenheit, über neue Updates zu informieren.
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• Ein flexibler Onboarding-Zeitplan, der nicht so reglementiert ist wie bei Neueinstellungen.

⭐ Reboarding ist nicht nur für Mitarbeitende, die längere Zeit weg waren. Ihr könnt auch langjährige Teammitglieder „reboarden", um eure Bindungsmaßnahmen zu stärken. Vergessene Aspekte eurer Prozesse und Kultur wieder einzuführen, kann Mitarbeitende, die sich gerade weniger engagieren, neu energetisieren.

Mitarbeitende mit besonderen Umständen

People-first-Organisationen denken Inklusion mit und berücksichtigen Teammitglieder mit besonderen Umständen im Onboarding. Ob neue Mitarbeitende mit Behinderungen oder Personen, die langfristig Care-Arbeit leisten: Unternehmen müssen anpassungsfähig, flexibel und kreativ sein, damit ihr Arbeitsplatz psychologisch sicher für alle ist.

Top-Onboarding-Prioritäten für Mitarbeitende mit besonderen Umständen:

• Barrierefreiheit. Braucht die neue Person bestimmte Anpassungen, Technologie oder Materialien, damit der Arbeitsalltag komfortabler wird?
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• Sensibilität. Wie bereiten wir bestehende Teams darauf vor, ein inklusives Umfeld und eine Kultur von Respekt und Empathie zu schaffen?
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• Vertraulichkeit und Datenschutz. Welche Richtlinien oder Prozesse brauchen wir, damit Teammitglieder die Privatsphäre jedes Einzelnen respektieren?
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• Support und Community. Welche passenden Netzwerke und Ressourcen können wir neuen Mitarbeitenden bieten, damit sie erfolgreich sind?

So messt ihr die Wirkung eures Onboardings

Eure Onboarding-Praxis liefert messbare Daten zur Gesundheit und zum Wachstumspotenzial eures Unternehmens. Die Wirkung von Onboarding-Programmen zu messen, hilft euch zu erkennen, wo sich neue Mitarbeitende unterstützt fühlen und wo es an eurem System hakt.

Diese Metriken solltet ihr im Blick haben:

• Engagement neuer Mitarbeitender. Viele Organisationen nutzen Engagement-Umfragen, um zu messen, wie gut sich neue Mitarbeitende in den ersten Monaten mit der Unternehmenskultur verbinden. Diese Metrik gibt frühe Signale, ob eure Mission und Werte bei neuen Talenten ankommen. Damit könnt ihr die Mitarbeitendenbindung einschätzen und bei Bedarf nachsteuern.
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• 90-Tage-Bindung. Um die Wirkung eures Onboardings auf die Unternehmensgesundheit zu bewerten, berechnet, wie viele Mitarbeitende über die Drei-Monats-Marke hinaus bleiben. Eine Bindungsrate von 90 % oder mehr nach 90 Tagen spricht dafür, dass euer Team realistische Erwartungen setzt und die nötige Unterstützung für langfristigen Erfolg bietet.
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• Workflow-Effizienz. Messt, wie viel Zeit Onboarding kostet. Und schätzt, wie viele Stunden manueller Arbeit ihr durch Automatisierungen einspart (oder noch einsparen könntet). Das Team von BEAT81 hat damit zum Beispiel den Wert seiner Workflow-Effizienz belegt: mit Leapsome haben sie mehr als zehn Stunden im Monat bei Onboarding-Aufgaben eingespart.
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• Time-to-Productivity. „Soft Costs" wie Manager*innen-Zeit und Workflow-Störungen machen einen großen Teil der durchschnittlichen Kosten pro Hire aus. Beobachtet also, wie schnell neue Mitarbeitende ihre Verantwortlichkeiten übernehmen und zu Team-Zielen beitragen. Diese Einarbeitungsphase zu verkürzen, erhöht den ROI eurer Talent-Management-Strategie direkt. Und entlastet bestehende Teams.

So onboardet ihr neue Remote-Mitarbeitende

Bei Remote-Onboarding zählt Intentionalität. Digitale Distanz versteckt die subtilen visuellen Signale, mit denen Führungskräfte sonst das Wohlbefinden einschätzen. Diese fehlenden Signale treffen auch neue Mitarbeitende: sie haben eher das Gefühl, keine schnellen Fragen stellen zu können, weil sie nicht sehen, ob die Führungskraft gerade für ein Gespräch verfügbar ist.

Eine Studie von 2025 hat gezeigt: Mitarbeitende, die mehr als drei Tage pro Woche remote arbeiten, berichten deutlich häufiger von Einsamkeit. Damit aus Isolation kein frühes Disengagement wird, schafft mit diesen Tipps mehr Engagement-Möglichkeiten:

• Schickt Hardware und Login-Daten deutlich vor dem Startdatum. Frühe Lieferung heißt: neue Mitarbeitende haben ihr Trainingsmaterial sofort verfügbar, sobald sie sich das erste Mal einloggen. Das verhindert Frust durch Warten, während IT noch Zugriffe freigibt.
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• Stellt alle Trainingsmaterialien und Unternehmensrichtlinien an einem zugänglichen Ort bereit. Zentrale Self-Service-Ressourcen machen Remote-Mitarbeitende handlungsfähig. Sie können Antworten selbst finden. Das fühlt sich kompetenter an, wenn ihr Standard-Prozess gerade nachgeschlagen wird. Und der Arbeitstag geht schneller weiter.
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• Nutzt Q&A Boards. Gebt neuen Mitarbeitenden einen festen Ort für Fragen. Auf Q&A Boards können Mitarbeitende Fragen posten und sichtbar für das ganze Team Antworten erhalten. So entsteht eine lebendige Wissensbasis. Und ihr beantwortet nicht jedes Mal dieselben Fragen neu.
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• Schickt automatisierte Onboarding-Umfragen. Laut Gallup finden nur 12 % der Mitarbeitenden, dass der Onboarding-Prozess in ihrem Unternehmen gut läuft. Um diese Zufriedenheitswerte zu verbessern und Reibungspunkte zu finden, bittet neue Mitarbeitende, Onboarding-Umfragen auszufüllen. Setzt sie nach zwei Wochen und nach 90 Tagen ein, um Reibungspunkte früh zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

Verfolgt Onboarding-Fortschritt mit Leapsome

Ein exzellentes Onboarding-Programm braucht laufende Weiterentwicklung. Eine Kernaufgabe für HR-Teams: den Erfolg dauerhaft beobachten. Neben Time-to-Productivity, Engagement-Raten und Performance-Werten könnt ihr außerdem tracken:

• Fluktuationsraten neuer Mitarbeitender
• Bindungsschwellen für Mitarbeitende
• Onboarding-Zufriedenheitswerte
• 360°-Feedback
• Abschlussraten von Trainings

Mit Leapsome überwacht ihr Onboarding- und Engagement-Analytics in derselben Plattform, mit der ihr Learning, Engagement und Performance gestaltet. Nutzt unser Learning-Modul, um Onboarding-Kurse zu bauen, asynchrones Coaching und Feedback anzubieten und Goals zu setzen, die Performance treiben. Über die Analytics-Dashboards seht ihr direkt, wo ihr eure Prozesse verbessern könnt.

Das Beste: Leapsome ist bewusst auf Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Stakeholdern ausgelegt. Genau das macht Arbeit für alle engagierter und befähigender.

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🚣 Onboarding-Workflows, die alle navigieren können
Leapsome ist intuitiv einfach zu nutzen. So arbeiten Führungskräfte und neue Mitarbeitende besser zusammen.
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FAQ

Was umfasst der Onboarding-Prozess für Mitarbeitende?

Onboarding ist ein strukturierter Prozess, der neue Mitarbeitende ins Unternehmen integriert. Er ist die Brücke zwischen Hiring-Prozess und Alltag in der Rolle. HR-Teams starten ihn typischerweise nach Annahme des Angebots. Er läuft über Papierkram, Training und kulturelle Integration weiter, bis die Person volle Produktivität erreicht hat.

Was sind die Best Practices für das Onboarding neuer Mitarbeitender?

Viele leistungsstarke HR-Teams setzen auf eine starke Pre-Boarding-Phase, um administrative Aufgaben vor dem ersten Tag zu erledigen. Manche verlängern den Onboarding-Zeitraum auf bis zu einem Jahr, um langfristige Performance und Engagement zu sichern. Eine kombinierte HRIS- und Talent-Management-Plattform wie Leapsome macht den gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus messbar und transparent.