Einen funktionierenden Onboarding-Workflow für Mitarbeiter erstellen

Fälle von Umstrukturierungen und Entlassungen, Abwanderung von Teammitgliedern, Führungswechsel und eine allgemein turbulente Geschäftslandschaft bedeuten viel Arbeit für Manager. Letztlich führen sie dazu, dass Unternehmen häufig neu eingestellte Mitarbeiter aufnehmen und integrieren müssen. was einer der wichtigsten Aspekte der Rolle eines Managers ist.

Ohne einen organisierten, bewussten Ansatz beim Onboarding ist diese Instabilität das perfekte Rezept für eine Situation, in der neue Mitarbeiter Ziele verfehlen, ihre Rolle und Verantwortlichkeiten missverstehen und letztendlich Schwierigkeiten haben, sich in ihre neue Rolle einzuleben und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Ein robuster Onboarding-Workflow hilft neuen Teammitgliedern zwar, sich an den Unternehmenswerten auszurichten und sich so schnell wie möglich auf den neuesten Stand zu bringen, aber er ist auch wichtig, damit Manager ihre Rolle als treibende Kraft erfolgreich wahrnehmen können. ‍

Studien zeigen, dass 31% der Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach einem neuen Job* kündigen. Ein solider Onboarding-Workflow ist ein großer Schritt in die richtige Richtung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, Talente zu binden und Ihr Unternehmen zu einem großartigen Arbeitsplatz zu machen.

*Zippia, 2023
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Was ist ein Onboarding-Workflow?

Ein Onboarding-Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die jeder neue Mitarbeiter in den ersten Monaten bei einem Unternehmen abschließen muss.. In der Anfangsphase beinhaltet das Onboarding Aufgaben so einfach wie „Richten Sie Ihr E-Mail-Konto ein“ oder „Buchen Sie ein Meeting mit Ihrem Manager“. Wenn neue Teammitglieder jedoch Fortschritte machen, werden die Aufgaben immer anspruchsvoller, sodass sie Vertrauen in alle Aufgaben ihrer neuen Rolle gewinnen müssen.

HR-Teams und Manager sind in der Regel für diesen Prozess verantwortlich und spielen eine wichtige Rolle bei der Überwachung des Onboardings von Anfang bis Ende. Während des Zeitraums von 6 bis 12 Monaten ist es ihr Ziel, mit dem neuen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten und ihm zu helfen, erreichbare Ziele zu setzen, die den Grundstein für eine erfolgreiche Karriere im Unternehmen legen.

Laut Zippia sind hoch engagierte Mitarbeiter 87% weniger wahrscheinlich um zu gehen, wobei ein reibungsloses Onboarding erheblich zu ihrem Engagement beiträgt. 33% der befragten Mitarbeiter „kündigten ihren Job innerhalb der ersten 90 Tage ihrer Anstellung“, was die Bedeutung eines soliden Onboarding-Workflows weiter unterstreicht.
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5 Fragen, über die Sie bei der Gestaltung Ihres Onboarding-Workflows nachdenken sollten

Wenn Sie die Perspektive Ihrer neuen Mitarbeiter verstehen, können HR-Teams einen Onboarding-Workflow erstellen, der die Mitarbeiter einbezieht, motiviert und verhindert, dass sie sich überfordert fühlen. Zu diesem Zweck finden Sie hier eine kurze Liste mit Fragen, die Sie sich bei der Gestaltung des Onboarding-Workflows für Mitarbeiter stellen sollten:

• Was hättest du gerne an deinem ersten Tag gewusst? Grundlegende Informationen über interne Erwartungen und Prozesse fühlen sich für Sie jetzt vielleicht wie eine Selbstverständlichkeit an, aber das gilt nicht für neue Teammitglieder. Sie möchten nicht, dass sie sich am ersten Tag verwirrt oder nervös fühlen.
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• Welches Feedback haben die kürzlich eingestellten Mitarbeiter zum Onboarding-Workflow gegeben? Die Neuzugänge in Ihrem Team haben das Onboarding noch frisch im Gedächtnis, sodass ihr Beitrag von unschätzbarem Wert ist.
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• Haben wir Onboarding-Feedback von Interviews beenden in Betracht ziehen? Personen, die ein Offboarding durchführen, können sich gerne offener äußern und Anregungen geben, die sie als Mitarbeiter nicht geteilt hätten. Diese Erkenntnisse mögen überraschend oder schwer zu verstehen sein, aber sie werden Ihnen letztendlich helfen, Ihre internen Prozesse zu verbessern und Ihre Mitarbeiter besser zu unterstützen.
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• Müssen wir unseren Onboarding-Zeitrahmen überdenken? Während ein neunzigtägiger Prozess Standard ist, benötigen einige Personen möglicherweise mehr Zeit. Dies gilt insbesondere für Personen, die leitende Positionen oder eher technische Positionen übernehmen.
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• ‍Wie verfolgen wir den Fortschritt neuer Mitarbeiter? Mit einem Lernmanagementsystem (LMS) oder einer Plattform zur Mitarbeiterförderung wie Leapsome können Manager den Fortschritt und die Leistung neuer Teammitglieder während des Onboarding-Workflows überwachen. Dadurch sind sie besser in der Lage, zeitnah Anleitungen und Feedback zu geben.

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Der Onboarding-Workflow in 5 Schritten

Abhängig von Ihrem Unternehmen und der Rolle des neuen Mitarbeiters ist Onboarding-Arbeitsablauf kann von drei Monaten bis zu einem Jahr dauern. Das durchschnittliche Onboarding-Programm besteht aus fünf Hauptphasen:
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1. Vorbereitung auf das Onboarding

In dieser Phase arbeitet die Personalabteilung möglicherweise mit dem neuen Mitarbeiter zusammen, um so viel Papierkram wie möglich zu erledigen, einschließlich Steuerformularen und Informationen zu Leistungen. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass die Betriebsabläufe neue Teammitglieder bitten, ihre Konten für alle Personal-, Aufgabenmanagement- oder Kommunikationssoftware einzurichten, die das Unternehmen verwendet. Manager können auch ein virtuelles Meeting mit dem neuen Mitarbeiter vereinbaren und ihm die Erwartungen der ersten Tage erläutern.
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2. Wir begrüßen das neue Teammitglied

Einige Organisationen bezeichnen diesen Schritt als „Orientierung“ und er kann je nach Situation zwischen ein paar Tagen und einer ganzen Woche dauern. In dieser Phase geht es darum, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und ihm Folgendes vorzustellen:

• Das Unternehmen und seine Werte
• Interne Richtlinien und Verfahren
• Ihre Rolle
• Ihr Team

Das Ziel hier ist Ausgewogenheit — Sie möchten den neuen Mitarbeiter mit allen Informationen ausstatten, die er benötigt, ohne dass er sich überfordert fühlt, also regelmäßig Einchecken im Einzelgespräch mit Personalabteilung und Managern sind wichtig. Nehmen Sie sich Zeit, um ihre Fragen zu beantworten und sie auf die nächsten Schritte des Onboarding-Prozesses vorzubereiten.
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„Onboarding ist ein Fenster in die Werte und Überzeugungen Ihres Unternehmens. Ihre Maßnahmen während des Onboarding-Prozesses tragen dazu bei, die Erwartungen des Unternehmens an neue Mitarbeiter festzulegen.“

— Altonia Dean-Brown, Personalleiter der Abteilung Operations bei Wawa, Inc. für SHRM‍

3. Schulung und Mentoring

In der Schulungsphase benötigt Ihr neuer Mitarbeiter Mentoring und Unterstützung durch das Management, damit er besser in das Team integriert wird und sich mit seiner Rolle vertraut macht. Manager sollten ihnen so viele relevante abteilungsübergreifende Kollegen wie möglich vorstellen, damit sie besser verstehen, welchen Beitrag sie zur gesamten Organisation leisten werden. Wöchentliche oder zweiwöchentliche Einzelgespräche mit ihrem Vorgesetzten oder direkt unterstellten Mitarbeitern sind ebenfalls eine wichtige Gelegenheit, etwas anzubieten Lob und Feedback, sowie Coaching.

Viele Unternehmen betrachten diese Phase als Testphase — nicht um den neuen Mitarbeiter einzuschüchtern, sondern um ihn zu ermutigen, transparent zu sein, wenn er der Meinung ist, dass die Stelle nicht den Erwartungen entspricht.
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4. Feedback und Wachstum

Nach den ersten drei Monaten des Onboardings werden Ihre neuen Teammitglieder an Selbstvertrauen gewonnen haben und sich bereit fühlen, ihre täglichen Aufgaben eigenständiger zu bewältigen.

Irgendwann in dieser Phase möchten Manager möglicherweise eine erste Leistungsüberprüfung wo sie mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, um eine Reihe von Zielkennzahlen und Zielen festzulegen, die im nächsten Quartal erreicht werden sollen. Sie könnten so einfach sein wie „mehr Selbstvertrauen in meine Rolle gewinnen“ oder „positives Feedback in meiner sechsmonatigen Leistungsbeurteilung erhalten“, aber sie geben dem neuen Mitarbeiter etwas, auf das er hinarbeiten kann, während er sich weiter einlebt.
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5. Kontinuierliche Entwicklung

Nach den ersten 6-12 Monaten ist Ihr neuer Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil Ihres Teams und wird nicht mehr in Betracht gezogen neue. An diesem Punkt werden sie sich wohl fühlen, wenn sie unabhängig arbeiten, und sogar ihren Kollegen und Kollegen Anleitung und Mentoring bieten.

Die Lernmöglichkeiten sind jedoch noch nicht abgeschlossen. Tatsächlich ist es an der Zeit, über Folgendes zu sprechen:

• Ihre langfristigen Ziele mit dem Unternehmen
• Die Ausbildungsmöglichkeiten, an denen sie interessiert sind
• Wie sie bedeutende Fortschritte machen können mit ihren Rahmen für den beruflichen Aufstieg‍

Bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein gut durchdachtes Erfahrung beim Onboarding stellt sicher, dass niemand durchs Raster fällt, wenn er sich an Ihre internen Prozesse und Ihre Unternehmenskultur anpasst. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass jede Phase des Onboarding-Workflows unterschiedliche Ziele und Prioritäten hat.
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Der Zeitplan für das Onboarding von Mitarbeitern

Bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein gut durchdachtes Erfahrung beim Onboarding stellt sicher, dass niemand durchs Raster fällt, wenn er sich an Ihre internen Prozesse und Ihre Unternehmenskultur anpasst. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass jede Phase des Onboarding-Workflows unterschiedliche Ziele und Prioritäten hat.
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Vor der Ankunft

Die Phase vor der Ankunft ist der Zeitraum zwischen der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags oder eines Angebotsschreibens und dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters. Je nachdem, wann das neue Teammitglied beginnen kann, kann es zwischen einer Woche und mehreren Monaten dauern.

HR-Teams, Manager und Betriebsleiter ziehen es möglicherweise vor, diese Zeit zu nutzen, um wichtige Unterlagen und technische Einrichtungen zu erledigen, damit sich die Mitarbeiter auf den Rest ihres Onboarding-Workflows konzentrieren können.

Zu den typischen Aufgaben in der Phase vor der Ankunft gehören:

• Unterzeichnung von Steuerformularen
• Mitarbeiterhandbuch lesen
• Informationen zu den Vorteilen des Lesens
• Überprüfung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren
• Organisation von Besprechungen mit der Personalabteilung, der Personalabteilung und dem Manager des neuen Mitarbeiters
• Ihre technischen Einstellungen und Kontoanmeldungen in Ordnung bringen
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Erster Tag

Am ersten Tag eines Menschen geht es nicht nur darum, ihm Orientierung zu geben. Es geht auch darum, sie in den Onboarding-Prozess einzuführen, der überwältigend sein kann. Es ist auch eine wichtige Gelegenheit, einen einladenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Um das Erlebnis stressfrei zu gestalten, Die Personalabteilung sollte einen detaillierten Reiseplan für neue Mitarbeiter erstellen, um sicherzustellen, dass sie ihre Zeit effektiv nutzen. Die ersten Arbeitstage auf diese Weise zu organisieren, ist besonders wichtig für Teammitglieder, die sich nicht sicher sind, wie sie ihre Zeit ohne persönliche Anleitung verbringen sollen.

Zu den Aufgaben für den ersten Tag sollten gehören:

• Ein kurzer Überblick über die Mission und Werte des Unternehmens
• Diskussion ihrer Rolle und Verantwortlichkeiten
• Vorstellung des neuen Mitarbeiters vor Teamkollegen und Abteilungsleitern
• Überprüfung interner Richtlinien und Verfahren

EIN Checkliste Alle wichtigen Aufgaben, die neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag erledigen sollten, helfen Managern dabei, einen reibungslosen Onboarding-Workflow zu gewährleisten und den Mitarbeitern von Anfang an zum Erfolg zu verhelfen.
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Erste Woche

Normalerweise ist die erste Woche eines neuen Jobs besonders anspruchsvoll, und es ist wichtig, dies zu berücksichtigen, um eine Überforderung der Neueinstellungen zu vermeiden. Diese Woche sollte mit den folgenden Aufgaben verbracht werden:

• Abschluss von Schulungsmodulen und Beschäftigung mit Onboarding-Materialien
• Treffen mit Teamkollegen und abteilungsübergreifenden Interessenvertretern
• Einen Kaffee-Chat mit dem CEO einrichten
• Vereinbaren Sie einen Check-in mit dem Teamleiter des neuen Schreiners, um die erste Woche zu besprechen
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„Ein gut gemachtes Onboarding ist eine Reise, keine Checkliste, die man in der ersten Woche durchfliegen kann.“

— Glück Dookchitra, VP Leute bei Sprungend

Erster Monat

Wenn sich das Ende ihres ersten Monats nähert, sollten sich neue Mitarbeiter darauf konzentrieren, sich von administrativen Aufgaben wie Papierkram abzuwenden und sich auf die geschäftskritischen Aspekte ihrer Rolle zu konzentrieren. Jede Schulung sollte sich zu diesem Zeitpunkt direkt auf die täglichen Aufgaben beziehen, für die sie verantwortlich sein werden.

Vor diesem Hintergrund sollten sich neue Mitarbeiter und Manager im ersten Monat auf Folgendes konzentrieren:

• Kennenlernen von arbeitsspezifischen Aufgaben
• Erledigen der ersten Aufgaben
• Austauschen sofortiges Feedback
• Vorbereitung auf die erste Leistungsbeurteilung
• Weitere Kontakte zu Abteilungsleitern und Teamkollegen knüpfen
• Organisation regelmäßiger Check-ins mit der Personalabteilung
• Ausfüllen eines Onboarding-Umfrage
• Austausch von asynchronem Feedback
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„Feedback ist während des Onboarding-Prozesses unerlässlich, da die Personalabteilung nachvollziehen kann, was gut und was schlecht läuft. Offene Gespräche mit neuen Mitarbeitern sind wichtig, weil Sie Interesse an ihren Erfahrungen und Bedürfnissen zeigen. Zum Beispiel schicke ich gerne nach dem ersten Monat eine Onboarding-Umfrage an neue Teammitglieder und nach dem zweiten Monat rufe ich persönlich an oder trinke einen Kaffee.“

— Carolina Braig, Personalleiterin bei Ignion

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Die ersten 90 Tage

Nach dem ersten Monat sollten Manager und ihre neuen direkt unterstellten Mitarbeiter eine erste Leistungsbeurteilung durchführen, um die Bedeutung von Ziele und zentrale Ergebnisse (OKRs) und arbeiten Sie gemeinsam an den Onboarding-Zielen.

Erklären Sie Ihrem neuen Teammitglied, dass das OKRs-Framework für die Zielsetzung konzipiert ist und dass effektive OKRs ein Ziel mit drei bis fünf relevanten Schlüsselergebnissen haben.

Hier ist ein OKR-Beispiel für das Onboarding neuer Mitarbeiter:
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Zielsetzung | Machen Sie sich mit meiner neuen Rolle vertraut und tragen Sie aktiv zu Teamprojekten bei

Wichtigstes Ergebnis 1 | Erreiche erfüllt die Erwartungen für mindestens drei Kategorien in meiner nächsten Leistungsbeurteilung

Wichtigstes Ergebnis 2 | Treffen mit drei Abteilungsleitern in meinen ersten 90 Tagen

Wichtigstes Ergebnis 3 | Identifizieren Sie eine funktionsübergreifende Initiative, zu der Sie nach der Teilnahme an einer abteilungsübergreifenden Teambesprechung beitragen können

Die ersten 6 Monate

Es ist an der Zeit, dass Manager eine initiieren Gespräch zur Karriereentwicklung mit dem neuen Mitarbeiter. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um ihre kurz- und langfristigen beruflichen Ziele zu besprechen und Strategien zu entwickeln, um diese zu erreichen.

Es kann ein ganzes Jahr dauern, bis sich kürzlich eingestellte Mitarbeiter in ihren Rollen rundum wohl fühlen. Unabhängig davon sollten sie sich nach sechs Monaten bereits mit den Prozessen und Arbeitsabläufen Ihres Teams wohl fühlen und wertvolle Beiträge für Ihr Team leisten.

Zu diesem Zeitpunkt sollten sich neue Mitarbeiter auf Folgendes konzentrieren:

• Ziele setzen, die eher mit der Arbeit als mit dem Onboarding zusammenhängen
• Teilnahme an Konferenzen und rollenbezogenen Schulungsworkshops
• Übernahme einer Hauptrolle in einem bevorstehenden Projekt
• Betreuung und Unterstützung eines kürzlich eingestellten Nachwuchses
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Teamprozessen und Arbeitsabläufen

🔎 Konstruktives Feedback zu geben ist eine wichtige Fähigkeit für Führungskräfte, langjährige Mitarbeiter und neu eingestellte Mitarbeiter — aber das ist nicht immer selbstverständlich. Aus diesem Grund sollten Sie unseren ausführlichen Leitfaden zum Geben von Feedback lesen, der Folgendes beinhaltet 27 aussagekräftige Beispiele.

Tipps für einen optimierten Onboarding-Workflow

Ein gut organisierter Onboarding-Workflow verhindert, dass neue Mitarbeiter frustriert und ausgebrannt sind, und trägt dazu bei, selbstbewusste Teammitglieder zu gewinnen. Aber es gibt immer Verbesserungspotenzial, und genau hier kommen diese Best Practices ins Spiel:

1. Weisen Sie jeder Phase des Onboarding-Prozesses einen Eigentümer zu — Die Personalabteilung übernimmt in der Regel beim Onboarding die Führung, aber auch Manager und Stakeholder aus anderen Abteilungen spielen eine wichtige Rolle. Stellen Sie sicher, dass jeder im Voraus weiß, was von ihm verlangt wird, um Engpässe oder Verwirrung zu vermeiden.
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2. Kommunizieren Sie bewusst vor dem ersten Tag eines neuen Mitarbeiters — Selbst wenn sie ein Angebotsschreiben unterzeichnet haben, könnten Sie immer noch einen neuen Mitarbeiter an andere Unternehmen verlieren. Deshalb ist es wichtig, dass sie sich willkommen und begeistert von ihrer neuen Gelegenheit fühlen und sich die Zeit nehmen, virtuell oder persönlich mit ihnen in Kontakt zu treten. Beantworten Sie alle Fragen, die sie haben, und erklären Sie, wie ihr erster Tag verlaufen wird.
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3. Stellen Sie sich Ihren Onboarding-Prozess als ersten Eindruck vor — Das Vorstellungsgespräch war vielleicht der erste Kontakt Ihres neuen Teammitglieds mit dem Unternehmen, aber es wird Ihr Unternehmen während des Onboardings trotzdem bewerten. Sie werden neugierig sein, wie Sie Ihre kulturellen Werte leben, und erwarten von den Managern, dass sie ihnen die Tools an die Hand geben, um ihre Rollen erfolgreich auszuüben.
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4. Halten Sie Ihren Onboarding-Prozess auf dem neuesten Stand — Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den Onboarding-Prozess auf der Grundlage des Feedbacks der Mitarbeiter zu optimieren. Einigen Personen gefällt möglicherweise die Automatisierung eines Lernmanagementsystems (LMS), während andere möglicherweise Einzelgespräche und persönliche Beratung bevorzugen. Erwägen Sie verschiedene Lernstile und suchen Sie nach Möglichkeiten, die aktuellen Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu verbessern.
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5. ‍Vergessen Sie nicht, dass Sie vor Kurzem eingestellt wurden, sobald sie ihre Ausbildung abgeschlossen haben. Neue Teammitglieder, die sich an mehr Betreuung, Anleitung und positives Feedback gewöhnt haben, befürchten möglicherweise, dass ihre Leistung gesunken ist, wenn die Beiträge ihres Vorgesetzten weniger konsistent sind. Aus diesem Grund ist es für Teamleiter von entscheidender Bedeutung, eine Routine wöchentlicher oder monatlicher Check-Ins mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern einzuhalten.
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So kompliziert es auch erscheinen mag, der Aufbau eines umfassenden, gut geplanten Onboarding-Prozesses spart Ihnen Zeit und Energie. Langfristig werden Sie weniger Stunden damit verbringen, Lernlücken in Ihrer Belegschaft zu schließen und unzufriedene Mitarbeiter zu ersetzen.

Ein effektives Onboarding kann Ihre Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeiter aufbauen. Viele Neueinstellungen sind in den ersten Wochen besorgt. Wenn Sie ihnen das Gefühl geben, in ihrer neuen Rolle sicher zu sein, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie erfolgreich sind, und Sie werden als großartiger Personalmanager auffallen.
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