Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen niederzulegen und den Beschäftigten auszuhändigen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das auch elektronisch in Textform möglich, etwa per E-Mail oder PDF, sofern das Dokument zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. Für einzelne Fälle wie die Befristung bleibt die strenge Schriftform. Verstöße können mit Bußgeld geahndet werden.
Auf einen Blick
- Pflicht des Arbeitgebers, die wesentlichen Arbeitsbedingungen niederzulegen und dem Beschäftigten zu übergeben; die zentralen Angaben sind am ersten Arbeitstag fällig
- Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Nachweis die elektronische Textform (etwa E-Mail oder PDF), wenn das Dokument zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber zur Empfangsbestätigung auffordert
- Zum Pflichtinhalt gehören unter anderem Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Vergütung mit Zusammensetzung, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfristen und Hinweise auf Tarifverträge
- Ausnahmen von der Textform bleiben: die Befristung nach dem TzBfG verlangt weiterhin Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift
- Ein Verstoß gegen die Nachweispflicht kann als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld geahndet werden
Häufige Fragen
Was hat sich 2025 am Nachweisgesetz geändert?
Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen darf seit dem 1. Januar 2025 in Textform elektronisch erfolgen. Vorher war zwingend die Schriftform mit Unterschrift nötig.
Reicht der Arbeitsvertrag als Nachweis?
Ja, wenn er alle nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben enthält. Dann ist kein zusätzliches Dokument nötig. Fehlen Angaben, müssen sie separat nachgewiesen werden.
Bis wann muss der Nachweis vorliegen?
Die wichtigsten Angaben wie Parteien, Vergütung und Arbeitszeit sind am ersten Arbeitstag fällig, weitere Angaben innerhalb gestaffelter Fristen von bis zu einem Monat.
Was passiert bei einem Verstoß?
Der Verstoß gegen die Nachweispflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld belegt werden. Zudem drohen Beweisnachteile im Streit über die Arbeitsbedingungen.
Fachlich geprüft: Legal Team, Leapsome · Stand: August 2026
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
