HRIS-Implementierung: eine schrittweise Anleitung zur Vereinheitlichung von Personaldaten und zur Verbesserung der Employee Experience

Wenn euer Unternehmen über seine HR-Systeme hinauswächst, kann der Gedanke an ein neues HRIS überwältigend wirken. Ihr habt Zeit in den Aufbau von Prozessen investiert, und eine Umstellung auf neue Workflows ist ein echtes Projekt. Aber wenn euer Unternehmen skaliert, werden Lücken im Tech-Stack immer schwerer zu ignorieren. Ohne Self-Service-Tools haben Mitarbeitende zum Beispiel Mühe, Urlaub zu beantragen oder Gehaltsdetails einzusehen. HR-Teams fehlen dann wichtige Daten für Personalplanung und Bindungsinitiativen.

HR-Verantwortliche müssen abwägen, ob die Implementierung eines neuen HRIS den Aufwand wert ist. Ein starkes HRIS kann vieles: Time Tracking, Abwesenheitsmanagement, Performance Reviews, Umfragen und sogar Lohnabrechnung. Es liefert die Funktionen, die ihr für zentrale HR-Prozesse und People-Enablement-Strategien braucht, und macht euer Unternehmen zu einem Ort, an dem Menschen gerne arbeiten.

Wenn ihr euch für ein neues HRIS entschieden habt (vielleicht sogar das erste), das euren Anforderungen besser entspricht: großartig. Prognosen zufolge wird der HR-Tech-Markt bis 2030 ein Volumen von über 56 Milliarden US-Dollar erreichen*, und das Personalwesen entwickelt sich in einem rasanten Tempo.

Falls ihr noch unsicher seid: lest weiter. Dieser Leitfaden ist eine schrittweise Roadmap, die die HRIS-Implementierung so reibungslos wie möglich macht.

*Grand View Research, 2024

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Was ist der HRIS-Implementierungsprozess?

Der Implementierungsprozess eines HRIS umfasst die Einführung und Integration von Software für zentrale HR-Funktionen: Mitarbeitendendatenmanagement, Time Tracking, Lohnabrechnung, Performance Management, Trainings und Umfragen. Da es sich um ein größeres Vorhaben handeln kann, wird die HRIS-Implementierung in der Regel von der HR-Abteilung in enger Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern wie dem CFO oder CTO geleitet.

Bei erfolgreicher Implementierung kann ein starkes HRIS Workflows automatisieren und HR-Teams die Tools und Insights liefern, die sie für Daten- und Payroll-Management, Vergütung, Performance, Engagement, Skill-Gaps und mehr brauchen. Das Ergebnis: ein Arbeitsplatz, bei dem die Menschen im Mittelpunkt stehen.
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6 Schritte für eine erfolgreiche HRIS-Implementierung

Die Implementierung eines HRIS braucht einen strukturierten Ansatz. Nutzt diese Schritte als Roadmap für eure eigene Reise.

1. Aktuelle HR-Prozesse bewerten und Anforderungen ermitteln

Wenn ihr bisher rein manuell arbeitet, sind eure Anforderungen schnell klar. Ihr braucht wahrscheinlich ein HRIS, das alle Mitarbeitendendaten speichert, das Abwesenheitsmanagement automatisiert und eure Lohnabrechnung verbessert.

Wenn ihr bereits HR-Software nutzt, die mit eurem Wachstum nicht mehr Schritt hält, ist es komplexer, die nächsten Schritte zu definieren. Sprecht zuerst mit Abteilungsleitenden und Mitarbeitenden über ihre Erfahrungen und fragt nach konkreten Verbesserungsvorschlägen.

Schaut euch dabei besonders an:

• Performance-Review-Prozesse: Wie gehen verschiedene Teams und Abteilungen mit Beurteilungen um? Gibt es einen standardisierten Workflow oder entwickelt jedes Team sein eigenes System? Ein zentralisierter, konsistenter Review-Prozess hilft HR-Verantwortlichen und Managern, Leistungsunterschiede im gesamten Unternehmen zu erkennen.
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• ‍Skill- und Trainingslücken: Nutzt eure Organisation ein Kompetenzmodell, um Skills für jede Rolle und Stufe zu definieren? Falls nicht: Es gibt HRIS-Plattformen mit Entwicklungsmatrix-Tools, mit denen ihr genau seht, welche Kompetenzen intern am häufigsten fehlen, und Trainings entsprechend ausrichten könnt.

• Mitarbeiterengagement-Daten: Nutzt ihr Daten, um zu verstehen, wie zufrieden und engagiert eure Teammitglieder sind? Für fundiertere, datengestützte Entscheidungen braucht ihr ein HRIS mit verwertbaren People-Analytics-Insights. Umfrage-Tools helfen außerdem dabei, Bereiche zu beleuchten, in denen Engagement-Initiativen noch fehlen.

Sobald ihr eure dringendsten Anforderungen identifiziert habt, fügt sie in eure HRIS-Anforderungscheckliste ein. So seid ihr gut positioniert, um nach Lösungen zu suchen, die diese übergeordneten Funktionen abdecken.

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2. Das passende HRIS für euer Unternehmen auswählen

Stellt ein bereichsübergreifendes Team zusammen, das euch dabei hilft, eine HRIS-Software auszuwählen, die Mitarbeitenden und Führungskräften zugutekommt. Gemeinsam könnt ihr folgende Punkte festlegen:

• Wie viel Anpassbarkeit ihr braucht: Am besten ist ein HRIS mit hoher Flexibilität, damit ihr Automatisierungen für Prozesse wie Onboarding, 360°-Feedbackgespräche und Pulsbefragungen erstellen und anpassen könnt.

• Wie die neue Software mit euren bestehenden Systemen kommuniziert: Stellt sicher, dass die Tools, die ihr für Zusammenarbeit und Kommunikation nutzt, direkt mit eurem HRIS verbunden sind, damit niemand eine Nachricht oder Benachrichtigung verpasst.

• Budget: Legt fest, welche Ressourcen ihr eurem neuen HRIS zuweisen wollt. Ihr könnt auch mit den Vertriebsteams der Anbieter sprechen, um Pakete zu finden, die zu eurem Budget passen.

• Zeitrahmen: Überlegt, wie viel Zeit ihr habt, um ein HRIS vollständig zu implementieren, und vergleicht das mit den Zeitplänen verschiedener HRIS-Anbieter.

• Wie viel Support ihr braucht: Die Softwareloüsung eurer Wahl sollte idealerweise ein Customer-Experience-Team wie das von Leapsome haben, das euer Onboarding begleitet und euch hilft, euer HRIS zu integrieren.
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3. Migration und Implementierung vorbereiten

Stellt sicher, dass alle die wichtigsten Prioritäten dieser Phase kennen:

• Datenmigration: Diese könnt ihr manuell oder mit Unterstützung eines internen oder externen Technikers durchführen.

• Datensicherheit: Euer neues HRIS sollte die Datensicherheitsanforderungen eures Unternehmens erfüllen. Leapsome zum Beispiel ist CCPA-, DSGVO- und ISO 27001:2022-konform und schützt so sensible Mitarbeitenden- und Finanzdaten.

• Workflow-Konfiguration: Arbeitet mit dem Customer-Experience-Team der Software und internen Stakeholdern zusammen, um Workflows zu erstellen, die für alle sinnvoll sind. Beginnt mit visuellen Skizzen eurer idealen Prozesse und bildet sie dann mithilfe der Funktionen eurer neuen HRIS-Plattform nach.

• HRIS-Training: Statt Teammitglieder selbst herausfinden zu lassen, wie das neue HRIS funktioniert, nutzt ein Tool wie Leapsome Lernen, um ein kurzes Self-Learning-Training zu erstellen, an dem alle teilnehmen können.

4. Testen, Feedback einholen und Lösungen finden

Die HRIS-Implementierung kann komplex sein. Es kann deshalb sinnvoll sein, sie schrittweise einzuführen. Arbeitet eng mit einer oder zwei Abteilungen zusammen, testet wie das HRIS funktioniert, holt Feedback von Teammitgliedern ein und konfiguriert Workflows bei Bedarf neu.

Wenn ihr HRIS-Tester um Input bittet, stellt Fragen wie:

• Gab es Aspekte bei der Nutzung des neuen HRIS, die schwierig waren?
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• Wie lange hat es gedauert, bis ihr den Dreh raushattet?
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• Gibt es Funktionen, die sich unnötig anfühlen?
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• Welche Funktion war am hilfreichsten?
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• Hat euch das neue HRIS Zeit gespart? Wenn ja, wie?
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• Hat es eurer Abteilung Zeit gespart? Wenn ja, wie?
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• Welche Prozesse wurden leichter?
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• Welche anderen Aufgaben sollte das HRIS eurer Meinung nach übernehmen?

Ihr könnt Gespräche in informellen Chats, Meetings oder Fragebögen führen. Wichtig: Haltet die Antworten klar fest, damit ihr später darauf zurückgreifen könnt.

Je nach den Rückmeldungen müsst ihr vielleicht kleinere Anpassungen an euren Konfigurationen vornehmen oder ein Meeting mit dem Anbieter vereinbaren.
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5. Euer neues HRIS einführen

Führt ein neues HRIS nicht ohne Kontext oder Vorwarnung ein: das führt zu Frustration, Verwirrung und schlechten Akzeptanzraten. Informiert alle rechtzeitig, bietet allen Teammitgliedern eine gründliche Einführung an und rollt es dann unternehmensweit aus.

• HRIS-Trainingsunterlagen und Ressourcen weiterleiten: Stellt sicher, dass Teammitglieder Zugang zu allen Materialien des Anbieters haben, inklusive FAQs und Help-Center-Artikeln.

• Allen Nutzenden eine gründliche Einführung geben: Ergänzend zu externen Materialien könnt ihr eigene Kurse, Live-Sessions oder Webinare anbieten, damit alle verstehen, wie sie das neue System für ihre spezifischen Aufgaben nutzen können.

• Abteilungsleitende regelmäßig befragen: Holt Feedback dazu ein, wie das neue HRIS für sie und ihre Teams funktioniert.
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6. Die Plattform kontinuierlich optimieren

Es ist völlig in Ordnung, wenn euer HRIS nicht sofort alle Probleme perfekt löst. Leapsomes Senior People Ops Managerin Samantha Sterkenburg sagt: „Wenn ihr das Tool gefunden habt, das alle Anforderungen erfüllt, braucht die Implementierung viele individuelle Konfigurationen. Testen, Training, klare Kommunikation und fortlaufender Support.“

Warum auch nach der Implementierung weiter testen und optimieren? Weil euer Unternehmen mit seinem Wachstum immer neue Anforderungen entwickelt.

Bewertet euer HRIS im Laufe der Zeit anhand dieser Säulen:

• Ziele im Blick behalten: Hilft das System dabei, übergeordnete Unternehmensziele in Bezug auf Performance, Engagement und Effizienz zu erreichen?

• Return on Investment (ROI): Hat das HRIS seinen ROI bewiesen, indem es euren HR-Tech-Stack konsolidiert und euch Zeit und Geld spart?

• Employee Experience: Nutzen Teammitglieder das HRIS gerne? Hat es ihre Arbeit einfacher gemacht?

• Skalierbarkeit: Hat die Plattform euch eine Skalierung ermöglicht oder zumindest dabei geholfen, einen klaren Plan für zukünftiges Wachstum zu entwickeln?
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Top-Tipps für eine reibungslose HRIS-Implementierung

Die heutigen HRIS-Plattformen können so viel, dass es in der Recherchephase schnell zur Entscheidungslähmung kommt. Diese Parameter helfen euch, eure Optionen einzugrenzen:

• Offene APIs für einfachere Integration priorisieren: Rebecca Wettemann, CEO und Principal Analyst beim HR-Tech-Analystenhaus Valoir, empfiehlt für SHRM: „Offene APIs oder, noch besser, vorgefertigte Konnektoren zu anderen Systemen reduzieren sowohl die anfänglichen als auch die laufenden Kosten und Support-Anforderungen eines HRIS.“

• Demos und Testphasen optimal nutzen: Scripted Demos und Webinare sind hilfreich, zeigen euch aber nicht, wie das Produkt auf eure individuellen Anforderungen eingeht. Nutzt Testphasen, damit ein paar Teams die Plattform ausprobieren und ihre Perspektiven teilen können.
  
  
• AI-gestützte Tools in Betracht ziehen: Leapsome nutzt AI, um euch bei der Erstellung von Umfragefragen, der Zusammenfassung von Performance-Review-Ergebnissen, der Erstellung von Meeting-Agenden und der Entwicklung von Aktionsplänen zu helfen. So gewinnt euer HR-Team mehr Zeit für Reporting und Strategie.
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Die Arbeitserfahrungen der Zukunft mit dem richtigen HRIS gestalten

In einem gesunden Arbeitsumfeld priorisieren HR-Verantwortliche die Employee Experience neben geschäftskritischen Zielen, und das schließt Entscheidungen rund um die HRIS-Implementierung mit ein.

In der Praxis bedeutet das: Mitarbeitenden Zeit geben, eine neue Plattform zu testen und Workflow-Verbesserungen vorzuschlagen. Das klingt nach einer größeren Zeitinvestition, ist aber der beste Weg, um zu verhindern, dass ihr früher als gewünscht nach einer anderen Lösung suchen müsst.

Wenn ihr einen people-first-Ansatz im HR schätzt, könnte Leapsomes HRIS eure ideale Lösung sein. Leapsome ist mehr als eine HR-Plattform: eine ganzheitliche People-Enablement-Lösung mit einem umfassenden Tool-Set für Engagement-Umfragen und Performance Reviews, Mitarbeiterentwicklung sowie Vergütungsrunden, Time Tracking und Lohnabrechnung.

Das Beste daran: unser preisgekröntes Support-Team begleitet euch durch den Wechsel und darüber hinaus und hilft euch, unsere people-first-Plattform zu einem echten Motor für euren Unternehmenserfolg zu machen.

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