“Wir empfehlen Leapsome bei DONE!Berlin sehr gerne, weil wir die Usability einfach lieben. Sie ist klar, freundlich und durchdacht. Man ist sehr, sehr flexibel und hat sehr gut ausgearbeitete Prozesse.”
Wie DONE!Berlin manuellen Verwaltungsaufwand reduziert und Raum für strategische Arbeit gewonnen hat
“Wir empfehlen Leapsome bei DONE!Berlin sehr gerne, weil wir die Usability einfach lieben. Sie ist klar, freundlich und durchdacht. Man ist sehr, sehr flexibel und hat sehr gut ausgearbeitete Prozesse.”
DONE!Berlin ist eine HR-Transformationsberatung aus Berlin, die seit 2013 mit Gründerinnen, Gründern und Organisationen in ganz Deutschland zusammenarbeitet. Das Team hat bei einigen der bekanntesten Unternehmen People-Funktionen aufgebaut, darunter Airbnb, N26 und Volocopter, und dabei eng mit Führungsteams in jeder Wachstumsphase gearbeitet. Mit rund 20 Berater:innen und einer Wiederbuchungsrate von 97% ist DONE!Berlin fast ausschließlich über Weiterempfehlungen gewachsen.
Der Ansatz ist immer derselbe geblieben: hinterfragen, was nicht funktioniert, und jede Organisation in die Lage versetzen, danach eigenständig weiterzumachen.
Wenn DONE!Berlin ein neues Mandat übernimmt, ist eine der ersten Fragen: Wie ist die HR-Funktion aufgestellt, und womit verbringt das Team seine Zeit tatsächlich? Wohin Anfragen fließen und wie Kapazität verteilt ist, sagt mehr über den Bedarf der Funktion aus als jedes formale Dokument. Die HR-Arbeit ist real, sie ist bedeutsam, und sie ist konstant. Wie sie aussieht und welchen Spielraum sie lässt, prägt von Anfang an jedes Mandat.
“Wenn du dir deine eigene Arbeit anschaust und 70% davon nur Administration ist, kannst du genauso gut gar nicht anfangen. Strategie wird dann nur noch ein Label, das man im Titel oder in den Zielen gerne hätte. Und wenn 'Strategic HR Manager' im Titel steht, aber 70% der Zeit in schriftlicher Verwaltung fließt, dann ist das keine Strategie. Das ist Label-Poker.”
Marie Kanellopulos, CEO bei DONE!Berlin
Das Operative richtig hinzubekommen, ist die eigentliche strategische Arbeit bei DONE!Berlin. Eine People-Funktion, die eine einfache Frage nicht beantworten kann, ohne sie durch den Posteingang einer einzigen Person zu schleusen, oder die jedes Onboarding von Grund auf neu aufbauen muss, ist nicht in der Lage, sinnvolle Gespräche über Entwicklung und Performance zu führen. Ohne zuverlässige Daten und mentalen Freiraum finden die Gespräche, für die die Rolle eigentlich gedacht ist, schlicht nicht statt.
Lange Zeit liefen die eigenen People Operations von DONE!Berlin über Google Suite: Mitarbeitendenprofile in Tabellen, alle Anfragen per E-Mail. Mit dem Wachstum des Teams stieß das Setup an seine Grenzen. Dokumente waren statisch, und ein Organigramm, das einmal pro Woche aktualisiert wurde, war schon veraltet, wenn die nächste Person anfing. Jedes Onboarding musste von Grund auf neu aufgebaut werden. Myrto hielt den Betrieb durch kontinuierliche Aufmerksamkeit und manuellen Aufwand am Laufen. Das funktionierte, aber es kostete immer mehr von Myrto’s Zeit. Als das Team weiter wuchs, entschied DONE!Berlin: Es wird Zeit für etwas Strukturierteres.
“Fehler sind menschlich, aber wir sind eine Personalberatung, und im HR-Bereich sollten Fehler nicht passieren. Es war an der Zeit, professioneller zu werden und den nächsten Schritt zu gehen.”
Myrto Tzani, HR Generalist bei DONE!Berlin
Senior Consultant Joy leitete die erste Implementierungsphase und brachte direkte Erfahrung aus dem Aufbau von HRIS-Systemen für Kundenorganisationen mit. Sie arbeitete dabei eng mit dem Onboarding-Team von Leapsome zusammen, geführt durch einen strukturierten Plan, der sich flexibel an das Tempo von DONE!Berlin angepasst hat.
“Die Zusammenarbeit mit Jamie ist wirklich, wirklich toll. Es gibt einen sehr strukturierten Plan, den sie uns gegeben hat, und gleichzeitig achtet sie sehr genau auf unser Tempo und die Themen, die wir zuerst angehen wollen.”
Joy Brandt, Senior HR Consultant bei DONE!Berlin
In der ersten Phase erhielten alle Mitarbeitenden bei DONE!Berlin zum ersten Mal direkten Zugriff auf ihre eigenen Daten. Abwesenheitsmanagement, Dokumentenerstellung und Kalender-Synchronisierung laufen jetzt aus einem System. Für ein Team, das zuvor jede Datenänderung über Myrto geroutet hatte, war die Veränderung sofort spürbar. Ein Hinweis, den Joy früh zu einer Darstellungsfrage bei Rollenberechtigungen gemacht hatte, war wenige Wochen später im Produkt sichtbar.
“Ich finde es toll zu sehen, wie Leapsome sich mit uns weiterentwickelt.”
Joy Brandt, Senior HR Consultant bei DONE!Berlin
Das People-Team von DONE!Berlin hat ein Wort für das, was ein gut funktionierendes HRIS leistet: Noise-Killer. Administrative Aufgaben im People-Bereich summieren sich stetig, Dutzende davon, und das mentale Gewicht, sie alle im Blick zu behalten, liegt bei der Person, die dafür verantwortlich ist. Was noch offen ist, was nachgefasst werden muss, welches Dokument für welche Person erstellt werden muss: Das steht in keiner Stellenbeschreibung, aber es belegt echten Raum in der Arbeitswoche. Wenn diese Aufgaben in ein System wandern, wandert dieses Gewicht mit.
“Ein HRIS ist ein Noise-Killer. HR hat so viele kleine Aufgaben, die wirklich Zeit fressen, und sie sind unzählig viele. Erst nach der Automatisierung der administrativen Arbeit kann man sich Zeit für die strategischen Dinge nehmen, für die Kultur, das Wichtigste überhaupt, das immer auf später verschoben wird, weil erst die täglichen Aufgaben abgehakt werden müssen.”
Myrto Tzani, HR Generalist bei DONE!Berlin
Für eine Beratung, deren Berater:innen täglich in den HR-Funktionen anderer Organisationen arbeiten, war das Muster gut bekannt. Die administrative Last, die sie bei ihren Kunden reduzieren wollten, war etwas, das das People-Team von DONE!Berlin selbst mit Behelfslösungen und ständiger Aufmerksamkeit bewältigte – bei einem Kalender, der kaum Raum für Anderes ließ.
“Für mich, ich freue mich am meisten, dass der mentale Druck auch so ein bisschen sinkt, diese ständige Dinge im Kopf haben oder Prozesse im Kopf haben, dass die jetzt einfach automatisiert über das Tool abgedeckt werden, genauso wie ganz viel manuelle Arbeit und sowas wie Dokumenten zu erstellen, Verträge zu erstellen, dass man da einfach so ein bisschen mehr, ich sage mal, Struktur drin hat und gleichzeitig aber, wie gesagt, auch diese Automatisierung einfach da ist, um das Ganze nutzen zu können und einen Ort zu haben, an dem wirklich alles, alles ist.”
Nathalie Riegel, Managing Director Associate & Marketing Consultant bei DONE!Berlin
Die Veränderung wirkt sich auf das gesamte Team aus. Wenn Mitarbeitende ihre eigenen Daten aktualisieren und Anfragen direkt einreichen können, nimmt die Zahl der Unterbrechungen deutlich ab. Die People-Funktion gewinnt die Art von ungeteilter Zeit zurück, die Gespräche über Entwicklung und Performance wirklich brauchen. DONE!Berlin nennt die Employee Experience einen digitalen Wohlfühl-Manager: ein Setup, in dem jede Person direkt zu dem kommt, was sie braucht.
Als Nächstes kommen Performance Reviews, verknüpft mit demselben System, das jetzt alle Mitarbeitendenprofile und -historien enthält. Entwicklungsgespräche werden eine Datenbasis haben, die bisher nicht existiert hat. Ein Time-Tracking-Setup, das auf die Abrechnungslogik des Unternehmens zugeschnitten ist, wird bereits getestet. Die Reihenfolge folgt derselben Logik, die DONE!Berlin bei jeder Organisation anwendet: erst die operative Schicht, dann die strategische.
Mit der operativen Schicht an Ort und Stelle hat das Team jetzt, was es braucht, um proaktiv über die gesamte Organisation hinweg zu arbeiten, mit People-Gesprächen, die auf echten Daten basieren. Die Gespräche über Performance, Entwicklung und Kultur, die immer auf später verschoben wurden, haben jetzt den Raum und die Struktur, um stattzufinden.
“Die People- und HR-Abteilung wird leaner, effektiver und menschlicher sein. Weil wir uns von den Dingen befreien, die uns außerordentlich viel Zeit kosten.”
Marie Kanellopulos, CEO bei DONE!Berlin
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