Bewerberdatenschutz

Auf einen Blick

• Grundlage ist die DSGVO, ergänzt durch § 26 BDSG
• Bewerbende brauchen eine eigene Datenschutzerklärung, sichtbar an der Stelle, an der sie sich bewerben
• Es dürfen nur Daten erhoben werden, die für die Auswahlentscheidung erforderlich sind
• Unzulässige Fragen (etwa nach Schwangerschaft oder Gewerkschaftszugehörigkeit) müssen nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden („Recht zur Lüge“)
• Über die Datenverarbeitung ist transparent zu informieren
• Abgelehnte Bewerbungen sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche nötig ist (Richtwert etwa sechs Monate)
• Background-Checks und Recherchen in sozialen Netzwerken sind nur in engen Grenzen zulässig

Datenschutzerklärung für Bewerbende

Die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO gilt im Bewerbungsverfahren wie überall sonst, und sie ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten etwas fehlt. Eine allgemeine Website-Datenschutzerklärung deckt sie nicht ab, weil dort weder die Zwecke noch die Empfänger noch die Speicherdauer des Bewerbungsverfahrens stehen.

Sinnvoll ist eine eigene Bewerber-Datenschutzerklärung, verlinkt im Bewerbungsformular und in der Eingangsbestätigung. Sie sollte benennen:

• Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
• welche Daten erhoben werden und aus welchen Quellen
• Empfänger, insbesondere das eingesetzte Bewerbermanagementsystem und etwaige Konzerngesellschaften
• Speicherdauer nach Absage und die Grundlage für einen Talentpool
• Betroffenenrechte und Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Wer den Talentpool nutzen will, braucht dafür eine gesonderte, nachweisbare Einwilligung. Sie lässt sich nicht in die Datenschutzerklärung hineinschreiben.

Aufbewahrung und AGG-Fristen

• Nach einer Absage können sich Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergeben; diese sind grundsätzlich binnen zwei Monaten schriftlich geltend zu machen (§ 15 AGG)
• Danach läuft eine dreimonatige Klagefrist ab schriftlicher Geltendmachung (§ 61b ArbGG)
• Hinzu kommt, dass eine Klage erst mit Zustellung wirkt und die Zustellung durch das Gericht einige Wochen dauern kann. Ein Unternehmen kann also von einer Klage erfahren, deren Frist längst gewahrt ist
• Aus der Summe dieser Zeiträume ergibt sich der übliche Richtwert von etwa sechs Monaten. Er ist kein gesetzlicher Wert, sondern eine Ableitung
• Eine längere Speicherung ist nur mit Einwilligung zulässig, etwa für einen Talentpool

Häufige Fragen

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Bewerberdaten verarbeitet?

Auf § 26 Abs. 1 BDSG, der die Verarbeitung für die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erlaubt. Maßstab ist die Erforderlichkeit für die Auswahlentscheidung. Praktisch führt die Frage nach der Rechtsgrundlage selten zu Problemen, die Erforderlichkeit im Einzelfall dagegen häufig.

Welche Fragen sind im Vorstellungsgespräch unzulässig?

Fragen ohne sachlichen Bezug zur Stelle, etwa nach Schwangerschaft, Familienplanung, Gesundheit ohne Tätigkeitsbezug, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Auf unzulässige Fragen dürfen Bewerbende bewusst falsch antworten, ohne dass dies später eine Kündigung oder Anfechtung rechtfertigt.

Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?

Nur so lange wie erforderlich. Nach einer Absage ist ein Zeitraum von etwa sechs Monaten üblich, um sich gegen mögliche AGG-Ansprüche verteidigen zu können. Danach sind die Daten zu löschen, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt.

Sind Hintergrundprüfungen und ein Blick in soziale Netzwerke erlaubt?

Nur eingeschränkt. Öffentlich einsehbare berufliche Profile dürfen eher herangezogen werden als private Netzwerke. Umfassende Background-Checks sind nur zulässig, wenn sie für die konkrete Stelle erforderlich und verhältnismäßig sind.

Stand: August 2026

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.