Die 8 besten Abwesenheitsmanagement-Tools für HR-Teams

Jede und jeder braucht ab und zu einen Tag für die mentale Gesundheit. Chronische Fehlzeiten können allerdings auf tiefer liegende Probleme am Arbeitsplatz hindeuten. Ein gutes Abwesenheitsmanagement hilft HR-Teams zu verstehen, was hinter Abwesenheiten steckt (etwa Krankheit im Vergleich zu hoher Arbeitsbelastung und nachlassendem Engagement) und wie sich Fehlzeiten auf die Employee Experience auswirken.

Die meisten Unternehmen erfassen Urlaub, Krankheitstage und freie Tage in irgendeiner Form. Aber mehr als die Hälfte der Unternehmen mit 1.000 oder mehr Mitarbeitenden verwaltet Fehlzeiten manuell oder ganz ohne formales System.* Das ständige Hin und Her zwischen Tabellen, E-Mail-Verläufen und voneinander getrennten Kalendern macht es schwerer, Richtlinien einheitlich anzuwenden und Führungskräften rechtzeitig zu zeigen, wer gerade abwesend ist. 

Sich von der manuellen Erfassung zu lösen ist ein klarer erster Schritt für HR-Teams. Abwesenheiten einfach in eine Software zu übertragen löst die eigentlichen Probleme aber noch nicht. Der nächste logische Schritt: Abwesenheitsdaten mit Systemen verbinden, die zeigen, was im gesamten Unternehmen passiert. 

Dieser Leitfaden vergleicht acht Softwarelösungen für das Abwesenheitsmanagement für HR-Teams. Er erklärt außerdem, welche Funktionen wirklich zählen und wie ihr ein System wählt, mit dem ihr aus Abwesenheitsdaten bessere Entscheidungen macht und nicht nur sauberere Datensätze.

* TeamSense, Statistics About Absenteeism in the Workplace, 2025

Anzeichen, dass ihr eine Software für das Abwesenheitsmanagement braucht

„Häufige oder lange Abwesenheiten können ein echtes Anzeichen für nachlassendes Engagement sein. Ein Reporting an die Führungsebene hilft, Muster früh zu erkennen und gezielt anzugehen." 
Sophie O'Donoghue, Customer Success Coach, Leapsome

Die meisten Unternehmen suchen nach einer Software für das Abwesenheitsmanagement, wenn Verwaltungsaufwand statt strategischem Wachstum zum Hauptfokus von HR wird. Zu viel Zeit für die Prüfung von Urlaubssalden, für Fragen zu Richtlinien und für den Abgleich von Tabellen vor der Gehaltsabrechnung sind klare Anzeichen, dass euer Prozess Unterstützung braucht. Schlechter werdende Daten und langsame Entscheidungen sind aber die ersten Signale, dass es Zeit für eine solche Software ist.

Abwesenheitsmanagement fängt an zu bröckeln, wenn Urlaubsdaten außerhalb der Systeme liegen, die Employee Experience und Performance prägen. Eine Tabelle kann zeigen, dass jemand innerhalb eines Monats fünf Tage frei genommen hat. Sie verbindet aber nicht die Punkte und zeigt nicht, ob diese wiederholten Abwesenheiten bedeuten, dass die Person von Burnout bedroht ist, unter niedrigem Engagement leidet oder von ihrer Führungskraft uneinheitliches Feedback und Mentoring bekommt.

Auch Menge und Komplexität von Urlaubsanträgen wachsen über das hinaus, was manuelle Systeme bewältigen können. Eine Umfrage von AbsenceSoft hat ergeben, dass 62 % der HR-Manager:innen einen Anstieg der Urlaubsanträge im Jahresvergleich beobachten. Das macht getrennte Urlaubsprozesse schwerer aufrechtzuerhalten, gerade wenn euer Unternehmen wächst. 

Hier sind einige Anzeichen, dass ihr über eine Software für das Abwesenheitsmanagement nachdenken solltet:

• Die Daten passen nicht zusammen: Die HR-Unterlagen zeigen einen Urlaubssaldo, die Gehaltsabrechnung einen anderen. Das zwingt HR dazu, jede Abweichung zu prüfen, bevor Urlaub genehmigt oder die Abrechnung abgeschlossen wird. Es schafft auch vermeidbares Risiko, denn ein veralteter Saldo kann zu überzogenem Urlaub führen oder dazu, dass Führungskräfte ihre Vertretung anhand falscher Verfügbarkeitsdaten planen. Ein vernetztes Abwesenheitsmanagement hält Anträge, Genehmigungen und Mitarbeiterdaten konsistent.

• Führungskräfte entscheiden bei ähnlichen Anträgen unterschiedlich: Wenn zwei Mitarbeitende auf denselben Antrag unterschiedliche Antworten bekommen, ist eure Urlaubsrichtlinie womöglich unklar. Das passiert oft, wenn Führungskräfte sich auf ihr Gedächtnis, alte E-Mail-Verläufe oder informelle Team-Gewohnheiten verlassen müssen, um die Regeln zu prüfen. Eine Software für das Abwesenheitsmanagement hilft HR, Genehmigungsprozesse zu standardisieren und Richtlinien einheitlich anzuwenden. Das richtige System erinnert Führungskräfte an den nötigen Kontext für ihre Entscheidung und erstellt eine klare Dokumentation jedes Ergebnisses.
  
  
• Ihr könnt Abwesenheitsmuster nicht mit Geschäftsergebnissen verknüpfen: Einfache Tools zur Urlaubserfassung zeigen HR, wer abwesend ist, aber keine Zusammenhänge zwischen Auszeiten und Geschäftskennzahlen. Statt Abwesenheitsdaten isoliert zu betrachten, können HR-Teams Probleme früher erkennen und handeln, wenn sie die richtigen Tools für umfassendere Erkenntnisse haben. Eine Gallup-Studie hat zum Beispiel gezeigt, dass stark engagierte Teams 78 % weniger Fehlzeiten und eine 14 % höhere Produktivität haben. Das legt nahe, dass chronische Abwesenheiten zur selben Diskussion gehören wie Employee Experience und Performance.
  
  
• Die Komplexität eurer Richtlinien wächst schneller als eure aktuellen Systeme: Abwesenheitsmanagement wird schwieriger, wenn euer Unternehmen wächst. Ein Prozess, der für euer kleines Team funktioniert hat, kann riskant werden, sobald HR unterschiedliche Richtlinien über Teams und Regionen hinweg jonglieren muss. Regeln für Ansprüche, Übertrag und Genehmigung wachsen schnell über manuelle Erfassung hinaus, besonders wenn eure neuen Märkte andere Feiertage und Urlaubsgesetze haben. Eine Software für das Abwesenheitsmanagement hilft HR-Teams, die richtige Richtlinie der richtigen Mitarbeitergruppe zuzuweisen und manuelle Auslegung zu reduzieren.
  
  
• Urlaubsanträge bleiben liegen, weil niemand den nächsten Schritt übernimmt: Mitarbeitende reichen Anträge vielleicht pünktlich ein, doch die Genehmigung liegt bei Führungskräften, die unsicher sind, ob sie zustimmen dürfen. HR muss dann manuell nachhaken, was Entscheidungen verzögert und Mitarbeitende frustriert. Eine Software für das Abwesenheitsmanagement gibt jedem Antrag eine klare verantwortliche Person und eine Genehmigungsdokumentation, sodass ein Okay nicht von ständigem Nachfassen abhängt.
  
  
• PTO-Prozesse sorgen für Reibung in der Employee Experience: Vielbeschäftigte Mitarbeitende sollten nicht jedes Mal HR anschreiben müssen, wenn sie ihren Urlaubssaldo prüfen wollen, und Führungskräfte sollten nicht nachfragen müssen, wer wann weg ist, um die Arbeit neu zu verteilen. Software mit Self-Service-Portalen gibt Mitarbeitenden sofortigen Einblick in Salden und den Status ihrer Anträge. Führungskräfte sehen die Verfügbarkeit im Team in Echtzeit, was Unterbrechungen reduziert und Entscheidungen beschleunigt.

„Führungskräfte sollten HR nicht per E-Mail fragen müssen, wer im Urlaub ist oder wie die Salden eines Teams aussehen. Sie sollten es live sehen. Sobald Menschen sich selbst bedienen, sinken die Unterbrechungen und Entscheidungen werden schneller." 
Carolin Leidel, Consultant, torq.partners

Acht Top-Softwarelösungen für das Abwesenheitsmanagement auf dem Markt

• Leapsome: Ideal für wachsende Teams, die ein robustes HR-Informationssystem (HRIS) suchen, das starkes Abwesenheitsmanagement und Time Tracking mit Funktionen zur Mitarbeiterförderung verbindet.
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• BambooHR: Ideal für kleine Unternehmen, die ein einfaches Tool zur Urlaubserfassung mit weniger Funktionen für Mitarbeiterengagement suchen.
  
  
• Workday HCM: Ideal für große Unternehmen, die integriertes Abwesenheitsmanagement als Teil einer umfassenderen Human-Capital-Management-Plattform (HCM) brauchen.
  
  
• ADP Workforce Now: Ideal für globale Unternehmen, die globale Gehaltsabrechnung und Abwesenheitsmanagement zusammenführen möchten.
  
  
• Rippling: Ideal für kleine bis mittlere, technologieaffine Unternehmen, die Abwesenheitsmanagement mit Gehaltsabrechnung, IT und Benefits-Verwaltung verbinden möchten.
  
  
• Factorial:  Ideal für kleine bis mittlere Unternehmen, die Funktionen fürs Abwesenheitsmanagement und zusätzliche HR-Funktionen suchen, aber keinen Schwerpunkt auf People Analytics legen.
  
  
• Personio: Ideal für europäische Unternehmen, die ein Tool zur Urlaubserfassung mit umfassenden HR-Funktionen wollen, aber keine integrierten Lern- und Entwicklungsfunktionen brauchen.
  
  
• Deel: Ideal für globale Unternehmen, die internationale Auftragnehmer:innen oder Mitarbeitende verwalten, die ein lokal konformes Abwesenheitsmanagement brauchen.
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1. Leapsome

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Standardisiert Genehmigungsprozesse, automatisiert Saldenberechnungen und gebt Mitarbeitenden Einblick in ihre Urlaubsansprüche.
  
  
• Anwesenheitsrichtlinien: Erstellt individuelle Abwesenheitsrichtlinien und weist sie bestimmten Mitarbeitergruppen zu (zum Beispiel Mitarbeitenden in unterschiedlichen Büros oder Ländern).
  
  
• Echtzeit-Kalender: Seht auf einen Blick, wer an einem bestimmten Tag nicht im Büro ist.
  
  
• Zeiterfassung: Erfasst die Arbeitszeiten eurer Mitarbeitenden, unterstützt die Einhaltung geltender Arbeitsgesetze und synchronisiert die Arbeitszeiten mit der Gehaltsabrechnung.
  
  
• Reporting und Analysen: Erstellt automatisch Abwesenheitsberichte und seht Kennzahlen wie die Fehlzeitenquote in Echtzeit.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Entwickelt und verwaltet Abrechnungsrichtlinien, kümmert euch um die vorbereitende Lohnabrechnung, automatisiert Abrechnungszyklen und exportiert Abrechnungsdaten.

Vorteile

• Verbindet zentrale HRIS-Tools mit branchenführenden Funktionen zur Mitarbeiterförderung
• Granulare Automatisierungen und starke AI-Funktionen
• Günstiger als viele andere Optionen auf dieser Liste
• Das Self-Service-Portal macht es Mitarbeitenden leicht, PTO-Anträge einzureichen
• Robuste, integrierte People Analytics für datengestützte Entscheidungen
• Benutzerfreundliche, intuitive Oberflächen für HR-Verantwortliche und Mitarbeitende gleichermaßen
• Unterstützt beeindruckende 38 Sprachen
• Preisgekröntes Customer-Success-Team
• ISO 27001:2022 zertifiziert und DSGVO/CCPA-konform 

Nachteile

• Einige neuere HRIS-Funktionen werden noch entwickelt 
• Die Vielfalt der Tools kann anfangs zu einer kleinen Lernkurve führen

Preise

Die modularen Preise von Leapsome richten sich nach Nutzung und Unternehmensgröße.

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2. BambooHR

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Verwaltet Urlaubsanträge und behaltet im Teamkalender den Überblick darüber, wer abwesend ist.
  
  
• Urlaubsrechner: Berechnet Urlaubsansprüche und prognostiziert, wie viel Resturlaub Mitarbeitende zu bestimmten Zeitpunkten haben.
  
  
• Richtlinienerstellung: Erstellt Richtlinien für verschiedene Abwesenheitsarten, inklusive individueller Ansprüche (Überträge, Wartezeiten und Höchstgrenzen).
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ein- und ausstempeln, automatisiert Genehmigungsprozesse für Zeiteinträge und exportiert Arbeitszeitdaten für die Gehaltsabrechnung.
  
  
• Reporting und Analysen: Filtert Daten nach Mitarbeitenden, Abteilungen oder Zeitraum und erstellt einfache Berichte.

Vorteile

• Mehrere HR-Funktionen über das Abwesenheitsmanagement hinaus
• Schnelle Einrichtung für kleine HR-Teams
• Einfache, ästhetisch ansprechende Benutzeroberfläche (UI)
• Self-Service-Optionen erleichtern Mitarbeitenden das Einreichen von Urlaubsanträgen
• Nutzer:innen berichten von guten Erfahrungen mit dem Kundensupport

Nachteile

• Keine vorausschauende Abwesenheits- oder Kapazitätsplanung
• Eingeschränkte Analysen und Benchmarking
• Nicht ideal für globale Teams
• Manche Nutzer:innen vermissen Anpassungsoptionen
• Manche Nutzer:innen nennen eingeschränkte Reporting-Funktionen

Preise

Die Preise von BambooHR sind nicht öffentlich verfügbar.

3. Workday HCM

Ein Screenshot des Zeit- und Planungs-Hubs von Workday.
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Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Zentralisiert die Urlaubserfassung, unterstützt globale Compliance, prüft Urlaubssalden in Echtzeit und behaltet Teamkalender im Blick.
  
  
• Automatisierte Genehmigungen und Erinnerungen: Sendet und empfangt automatische Erinnerungen, wenn Teammitglieder Urlaub beantragen.
  
  
• Richtlinienerstellung: Entwickelt individuelle Abwesenheitsrichtlinien, automatisiert deren Nachverfolgung und Umsetzung und erstellt Dokumentation für Disziplinarmaßnahmen wie schriftliche Abmahnungen.
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ein- und ausstempeln, definiert Regeln für Zeiteingabeformate, wendet individuelle Geschäftsregeln an und richtet mehrstufige Genehmigungen für Arbeitszeitnachweise ein.
  
  
• Reporting und Analysen: Greift in Echtzeit auf Abwesenheits-Dashboards zu, erstellt individuelle Berichte ohne Code und unterstützt Audit- und Compliance-Tracking.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Wickelt die Gehaltsabrechnung in den USA, Kanada, Großbritannien und Frankreich ab. Greift für andere Länder auf eine Reihe von Integrationen mit externen Abrechnungsanbietern zu. 

Vorteile

• In einen vollständigen HCM-Tech-Stack integriert
• Gut für Compliance und strategisches HR
• Flexibler Berichtsgenerator 
• Internationale Präsenz 
• Das Self-Service-Portal vereinfacht das Abwesenheitsmanagement 
• Nutzer:innen loben die Benutzerfreundlichkeit der Plattform

Nachteile

• Für kleinere Unternehmen und Start-ups kann es zu komplex sein
• Komplizierte Implementierung und Konfiguration
• Nutzer:innen berichten von hohen Preisen, die für kleine Unternehmen und Start-ups eine Hürde sein können
• Nutzer:innen sagen, dass Workday eine steile Lernkurve hat

Preise

Die Preise von Workday sind nicht öffentlich verfügbar.

4. ADP Workforce Now

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Konfiguriert Regeln für verschiedene Urlaubsarten, automatisiert die Verwaltung von Ansprüchen, ermöglicht Self-Service-Anträge und unterstützt die Nachverfolgung von Berechtigungen sowie die Compliance.
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ihre Zeit per Web-Uhr, physischer Stempeluhr, mobiler App oder manueller Eingabe erfassen. Vereinfacht Verwaltung und Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen und synchronisiert sie mit der Gehaltsabrechnung.
  
  
• Reporting und Analysen: Erstellt Standard-Abrechnungsberichte, baut individuelle Reports und greift auf Dashboards zu, die Trends bei der PTO-Nutzung, offene Aufgaben und Arbeitskostentrends zeigen.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Automatisiert die Abrechnung, kümmert euch um Steuerberechnungen und Meldungen und nehmt rückwirkende Anpassungen sowie Abrechnungen außerhalb des Zyklus vor.

Vorteile

• Starke Integration mit der Gehaltsabrechnung
• Vielfältige HR-Funktionen über das Abwesenheitsmanagement hinaus
• Compliance-Tracking und Dokumentation
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Führungskräfte 
• Richtlinienbasierte Automatisierungen 
• Audit-fähiger Verlauf
• Skalierbar 

Nachteile

• In den USA gut etabliert, in internationalen Märkten weniger stark
• Nutzer:innen empfinden die Benutzeroberfläche als sperrig
• Nutzer:innen berichten von langsamem und frustrierendem Kundensupport
• Nutzer:innen sagen, dass sich neue Funktionen anfangs schwer integrieren lassen
• Nutzer:innen nennen, dass PTO-Anträge fehleranfällig sein können

Preise

Die Preise von ADP Workforce Now sind nicht öffentlich verfügbar.

5. Rippling

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Verwaltet Urlaubsansprüche, automatisiert Genehmigungsprozesse und unterstützt die Compliance.
  
  
• Richtlinienerstellung: Erstellt individuelle Abwesenheitsrichtlinien (zum Beispiel mit Obergrenzen für Ansprüche, Übertragsregeln und Berechtigungskriterien).
  
  
• Zeiterfassung: Automatisiert und vereinfacht das Zeitmanagement eurer Mitarbeitenden mit verschiedenen Erfassungsmethoden, Benachrichtigungen bei Ereignissen wie Überstunden oder verpassten Pausen sowie Compliance-Unterstützung.
  
  
• Reporting und Analysen: Nutzt vorgefertigte Berichtsvorlagen und analysiert Abwesenheits- und Urlaubsmuster.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Automatisiert die Lohnabrechnung, kümmert euch um Steuermeldungen, unterstützt globale Compliance und verarbeitet Abrechnungen außerhalb des Zyklus. 

Vorteile

• Abwesenheitsmanagement ist eng mit Gehaltsabrechnung und Benefits verknüpft
• Die Tilt-Integration ermöglicht ein stark personalisiertes Urlaubsmanagement 
• Unterstützt globale Compliance 
• Reporting und Audit-Trails in Echtzeit
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Führungskräfte 
• Nutzer:innen finden Rippling intuitiv für Mitarbeitende und HR-Admins
• Nutzer:innen loben die große Auswahl an Integrationen

Nachteile

• Unterstützt aktuell nur zwei Sprachen
• Für einige Urlaubsfunktionen ist die Tilt-Integration nötig 
• Manche Nutzer:innen finden Rippling komplex, was für kleine Unternehmen und Start-ups eine Hürde sein kann
• Manche Nutzer:innen berichten von Frust mit dem Kundensupport von Rippling

Preise

Die Preise von Rippling sind nicht öffentlich verfügbar.

6. Factorial

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Vereinfacht den gesamten Urlaubsprozess, unterstützt die Compliance und gibt Mitarbeitenden Self-Service-Funktionen an die Hand.
  
  
• Richtlinienerstellung: Erstellt und weist individuelle Urlaubsrichtlinien nach Kriterien wie Standort, Vertragsart und Abteilung zu.
  
  
• Echtzeit-Kalender: Seht genehmigte und ausstehende Abwesenheiten, prüft, wer frei hat, und synchronisiert mit externen Kalendern.
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ein- und ausstempeln, automatisiert die Verwaltung und Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen und ermöglicht individuelle Arbeitszeitmodelle.
  
  
• Reporting: Verfolgt, analysiert und optimiert unternehmensweite Urlaubstrends mit Manager-Dashboards, automatisierten Berichten und verschiedenen Möglichkeiten zur Datenvisualisierung.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Wickelt die Abrechnung ab, wenn euer Unternehmen in Spanien sitzt. Integriert externe Abrechnungssysteme für die vorbereitende Lohnabrechnung in anderen Ländern. 

Vorteile

• Eine gute All-in-one-HR-Lösung für KMU und den Mittelstand
• Individuelle Workflows und flexible Richtlinien 
• Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende 
• Nutzer:innen schätzen die Benutzerfreundlichkeit von Factorial, besonders für globale Teams
• Nutzer:innen loben den Kundensupport von Factorial

Nachteile

• Support und Dokumentation variieren je nach Sprache und Region
• Nutzer:innen finden die Reporting-Funktionen begrenzt, gerade beim Wachstum
• Nutzer:innen berichten von häufigen Preiserhöhungen
• Nutzer:innen sagen, dass sich manche Funktionen schwer einführen lassen und Support-Dokumente fehlen

Preise

Die modularen Preise von Factorial beginnen bei 8 US-$ (pro Nutzer:in und Monat).

7. Personio

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Lasst Mitarbeitende Urlaub beantragen, richtet Genehmigungsprozesse für Führungskräfte ein und berechnet Urlaubssalden und -ansprüche.
  
  
• Richtlinienerstellung: Erstellt anpassbare Urlaubsrichtlinien, legt verschiedene Abwesenheitsarten fest und unterstützt die Einhaltung lokaler Vorschriften.
  
  
• Echtzeit-Kalender: Seht in Echtzeit, wer nicht im Büro ist.
  
  
• Reporting und Analysen: Beobachtet Abwesenheitstrends, erkennt Muster und trefft strategischere HR-Entscheidungen.
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen (auch nach Projekt), richtet Genehmigungsprozesse ein und bindet Hardware für die Erfassung vor Ort ein.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Wickelt die Abrechnung ab (nur Deutschland). Nutzt weitere Funktionen für die vorbereitende Lohnabrechnung (etwa die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Abrechnungsberichte) in anderen Ländern. 

Vorteile

• In Europa gut etabliert, besonders in Deutschland
• Gute Compliance-Unterstützung für europäische Unternehmen 
• Mehrere zusätzliche HR-Funktionen 
• Nutzer:innen schätzen die Benutzerfreundlichkeit der Plattform
• Führungskräfte loben, wie einfach einzelne Mitarbeitende Personio für Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung nutzen können

Nachteile

• Wegen des europäischen Fokus nicht ideal für globale Unternehmen
• Einfache Tools für Performance, Engagement und Feedback
• Keine Umfragen und kein integriertes LMS
• Manche Nutzer:innen berichten, dass technische Probleme die Nutzung erschweren
• Andere berichten von Herausforderungen beim Einsatz von Personio mit einer globalen Belegschaft

Preise

Die Preise von Personio sind nicht öffentlich verfügbar.

8. Deel

Die wichtigsten Funktionen

• PTO-Verwaltung: Automatisiert Genehmigungen und Benachrichtigungen, synchronisiert externe Kalender (etwa Google und Outlook) und legt Vertretungen fest, wenn Mitarbeitende abwesend sind.
  
  
• Richtlinienerstellung: Erstellt maßgeschneiderte Urlaubsrichtlinien, inklusive Optionen für bezahlten und unbezahlten Urlaub, Anspruchseinstellungen und Übertragsregeln.
  
  
• Zeiterfassung: Lasst Mitarbeitende ein- und ausstempeln, nehmt einzelne und gesammelte Einträge vor, richtet Genehmigungsprozesse ein und verknüpft Zeiteinträge mit bestimmten Projekten.
  
  
• Reporting und Analysen: Greift auf Echtzeit-Dashboards mit wichtigen HR-Kennzahlen zu, erstellt anpassbare Berichte und überwacht die Compliance.
  
  
• Gehaltsabrechnung: Wickelt die globale Abrechnung ab, unterstützt globale Compliance, nutzt die Employer-of-Record-Funktion (EOR) und gibt Mitarbeitenden Self-Service-Funktionen an die Hand. 

Vorteile

• Gut für Remote- und verteilte Teams
• Unterstützt globale Gehaltsabrechnung und Compliance 
• Compliance-Warnungen in Echtzeit
• Employer-of-Record-Funktion (EOR)
• Self-Service und Transparenz für Mitarbeitende
• Nutzer:innen loben die einfache Einrichtung und den Onboarding-Prozess der Plattform
• Nutzer:innen schätzen die UX von Deel

Nachteile

• Nicht ideal, wenn die meisten eurer Mitarbeitenden in nur einem Land sitzen, da es für internationale Teams gedacht ist
• Nicht für tiefgehendes Performance Management gebaut
• Keine integrierten Lern- und Entwicklungsfunktionen
• Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Organisationen 
• Manche Nutzer:innen nennen fehlende oder schwache Reporting- und Analysefunktionen 

Preise

Deel hatte früher einen begrenzten kostenlosen Tarif, der inzwischen durch einen Tarif für 5 US-$ pro Mitarbeitenden und Monat ersetzt wurde, beschränkt auf zentrale HR-Funktionen (inklusive Abwesenheitsmanagement). Umfangreichere bezahlte Tarife beginnen bei 29 US-$ pro Mitarbeitenden und Monat.

Wichtige Funktionen einer Software für das Abwesenheitsmanagement

Haltet nach diesen Funktionen Ausschau.

Automatische Urlaubsprozesse

Urlaubsanträge sollten kein endloses Hin und Her erfordern. Gute Software fürs Abwesenheitsmanagement lässt Mitarbeitende mit wenigen Klicks Anträge einreichen und die Genehmigung der Führungskraft einholen. Pluspunkt, wenn die Plattform einen zentralen Teamkalender hat. 

„Dashboards nehmen einem die Detektivarbeit ab. Wenn eine Führungskraft ein Bauchgefühl zu Abwesenheitsspitzen hat, kann sie es in Sekunden überprüfen und handeln. Echtzeit schlägt einen Monat alte Exporte jedes Mal." 
Florian Klages, Managing Partner, torq.partners

Anpassbare Urlaubsrichtlinien

Standardisierte Anwesenheitsrichtlinien von der Stange reichen modernen Unternehmen einfach nicht. Mit individuellen Richtlinien unterstützt ihr die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben über Länder hinweg, erfüllt die unterschiedlichen Bedürfnisse eurer Teammitglieder, bleibt skalierbar und ermöglicht eine bessere Employee Experience. 

Zusätzliche HRIS-Funktionen

Ein Abwesenheitsmanagement-Tool, das sich nahtlos in andere HR-Funktionen integriert, etwa zentrales HR, Time Tracking und Gehaltsabrechnung, sorgt für konsistente Abläufe, spart Geld und reduziert den Verwaltungsaufwand, indem es mehrere HR-Prozesse an einem Ort bündelt.
Noch besser? Wenn die Plattform wie Leapsome auch Funktionen zur Mitarbeiterförderung hat, könnt ihr in die Entwicklung eurer Mitarbeitenden und in den langfristigen Erfolg eures Unternehmens investieren. 

Abwesenheitsanalysen und Reporting

Urlaubsverwaltung kann kompliziert werden, besonders bei individuellen Richtlinien und Compliance über mehrere Unternehmensstandorte hinweg. Integrierte Analysen und Reporting geben Unternehmen die Transparenz und die Erkenntnisse, um Muster zu erkennen, Compliance zu unterstützen und strategischere HR-Gespräche zu ermöglichen. 

Software anhand der Geschäftsanforderungen bewerten

Eure ideale Lösung hängt von Größe, Bedürfnissen und Prioritäten eures Unternehmens ab. Behaltet diese Faktoren bei eurer Entscheidung im Blick.

Unternehmensgröße und Wachstumsziele

Kleine Unternehmen brauchen Einfachheit und gute Preise, während größere Organisationen Anpassbarkeit, Analysen und Compliance brauchen. Berücksichtigt bei der Wahl einer Lösung fürs Abwesenheitsmanagement eure Unternehmensgröße und eure künftigen Wachstumspläne. Wenn Skalierung ansteht, wählt eine modulare Plattform wie Leapsome, die mit euch mitwächst.

Anforderungen von Remote- und Hybrid-Teams

Wenn euer Team remote, verteilt oder hybrid arbeitet, wählt ein Tool, das globale Compliance unterstützt und es euch erlaubt, individuelle Abwesenheitsrichtlinien für Mitarbeitende in unterschiedlichen Ländern zu erstellen. Achtet auf Self-Service-Funktionen, eine intuitive Oberfläche und Integrationen mit Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams. 

Budget-Überlegungen

Es ist kein Geheimnis, dass das Budget bei jeder Softwareauswahl eine wichtige Rolle spielt. Schließlich hat unsere Recherche gezeigt, dass die Hälfte aller People Leaders zuletzt mit Budgetkürzungen konfrontiert war und 85 % unter Druck standen, das HR-Budget zu reduzieren und HR-Tools zu konsolidieren.

Optimiert euer Abwesenheitsmanagement mit Leapsome

Ob ihr ein kleines Unternehmen seid, das Einfachheit und gute Preise sucht, oder ein globales Unternehmen, das Compliance-Unterstützung und individuelle Berichte braucht: Das richtige System fürs Abwesenheitsmanagement kann eure internen Abläufe zum Besseren verändern. Die gute Nachricht ist, dass die perfekte Lösung mit ziemlicher Sicherheit auf der Liste steht, die ihr gerade lest!

Wir sind überzeugt, dass Leapsome eine hervorragende Option für euer Unternehmen sein kann. Unsere Abwesenheitsmanagement-Plattform ist eine intuitive All-in-one-Lösung, gestützt auf ein robustes HRIS und integrierte Time-Tracking-Funktionen. Mit automatisierter Urlaubsverwaltung, anpassbaren Richtlinien und integrierten Analysen war das Verwalten von Abwesenheiten noch nie so einfach.

„Mitarbeitende finden jetzt alles an einem Ort: ihre Daten, Abwesenheiten, Ziele und Reviews. Ich muss nicht mehr erklären, welches Tool wofür da ist. Alles ist in Leapsome."  Merilyn L, Senior People Operations Specialist bei Bob W.
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☑️ Anpassbarkeit, Analysen, überlegene UX: Leapsome bietet alles
Wir sorgen dafür, dass eure HR-Prozesse und euer Abwesenheitsmanagement reibungslos laufen. 
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FAQ

Was ist die beste Software für das Abwesenheitsmanagement?

Die beste Software für das Abwesenheitsmanagement hängt von Größe, Standorten und Richtlinien eures Unternehmens ab, ebenso von euren Wachstums- und HR-Zielen. Sie sollte eurem HR-Team (und euren Führungskräften) helfen, Richtlinien einheitlich anzuwenden und Muster zu verstehen, indem sie Abwesenheitsdaten mit Kennzahlen zur Employee Experience verknüpft.

Für kleinere Teams kann ein einfacheres Tool zur Urlaubserfassung ausreichen, wenn das Hauptziel ist, Tabellen zu ersetzen und PTO-Genehmigungen zu beschleunigen. Für wachsende Teams, die Abwesenheitsmanagement als Teil eines größeren HRIS wollen, ist Leapsome eine starke Option. Die All-in-one-HR-Plattform bringt Urlaubserfassung, Mitarbeiterdaten und Performance-Kontext ins Gespräch, sodass ihr das große Ganze analysieren könnt.

Gibt es eine App für die Urlaubsverwaltung?

Viele Plattformen fürs Abwesenheitsmanagement haben auch Apps, sodass Mitarbeitende Urlaub beantragen, Salden prüfen und den Genehmigungsstatus von ihren mobilen Geräten aus sehen können. Apps erleichtern auch Führungskräften und HR-Teams das Leben, denn Mitarbeitendenportale reduzieren wiederkehrende Fragen und halten Genehmigungen in Bewegung.

Die beste App für die Urlaubsverwaltung sollte sich mit den Systemen verbinden, die ihr bereits für HR-Aufgaben wie die vorbereitende Lohnabrechnung und Mitarbeiterumfragen nutzt. Ohne diese Integrationen muss euer Team Daten nach jeder Genehmigung womöglich manuell abgleichen.

Hilft Software für das Abwesenheitsmanagement beim FMLA-Tracking?

Ja. Abwesenheiten nach dem Family and Medical Leave Act (FMLA) können kompliziert werden, deshalb kann eine Software fürs Abwesenheitsmanagement HR-Teams helfen, sie genauer nachzuverfolgen, gerade wenn Mitarbeitende Urlaub in Etappen nehmen oder mehrere Urlaubsarten überlappen. Die Software bündelt die zusätzliche Dokumentation, die für die FMLA-Compliance nötig ist, und macht es leichter zu sehen, wie viel Urlaub eine berechtigte Person genutzt hat und was noch geprüft werden muss.

Allerdings braucht die FMLA-Compliance weiterhin erhebliche Aufsicht. Software kann Nachverfolgung und Dokumentation unterstützen, aber HR-Teams sollten die Berechtigung persönlich bestätigen und fallspezifische Anforderungen prüfen, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen.