Workato

😮 ‍ 💨 Die Herausforderung

Ursprünglich war das Team von Workato auf der Suche nach einem Umfragetool, das sie in einer Phase schnellen Wachstums unterstützen sollte. Sie brauchten etwas, das es den Mitarbeitern ermöglichte, ihre Meinungen anonym zu äußern und dem Personenteam und der Unternehmensleitung wertvolles, ehrliches Feedback zu geben, das als Grundlage für Initiativen dienen sollte. Jessalyn Klein, Leiterin des Talentmanagements, und Jessie Martin, Senior Manager TA Programs and People Experience, erinnern sich, als das Team noch sehr klein war, fiel es den Mitarbeitern leichter, Ideen und Feedback auszutauschen. Das schnelle Wachstum des Unternehmens brachte jedoch neue Herausforderungen mit sich, und sie stellten fest, dass die Mitarbeiter nicht mehr so frei kommentierten und Beiträge beitrugen wie früher.

Das Workato-Team wollte im Zuge des Wachstums des Unternehmens keine wertvollen Erkenntnisse verlieren und wollte sicherstellen, dass jeder einzelne Mitarbeiter eine Stimme hat. Deshalb entschied es sich, in eine Plattform zur Mitarbeiterbindung zu investieren.

Anfangs arbeiteten sie mit einem anderen Anbieter für Mitarbeiterengagement zusammen, stellten jedoch fest, dass dieser nicht das Richtige für sie war, und sie benötigten ein höheres Maß an Anpassungsfähigkeit von einem Tool. Sie mussten in der Lage sein, die Fragen der Umfrage individuell anzupassen, anstatt sich auf einen vorab festgelegten Katalog zu verlassen. Sie wollten auch ihre eigene Frequenz für die Durchführung von Umfragen wählen, und vor allem wollten sie mit einer Plattform zusammenarbeiten, die schnellen und zielgerichteten Kundensupport bietet.
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„Anfangs war uns klar, dass wir einen zentralen Ort brauchten, um das Feedback unserer Mitarbeiter zu verschiedenen Themen zu sammeln, und wir mussten auch die Möglichkeit haben, dass die Leute anonym bleiben können. Nicht jeder fühlt sich wohl dabei, seine Meinung zu teilen, vor allem, weil wir sehr schnell gewachsen sind und die Probleme komplexer wurden.

Zuerst haben wir eine andere Umfrageplattform ausprobiert, aber sie hat für uns nicht gut funktioniert. Die ENPs wurden automatisch berechnet, was nicht dem Industriestandard entsprach, und wir waren gezwungen, den Standardsatz an Fragen und die Häufigkeit der von ihnen bereitgestellten Umfragen zu verwenden. Wir brauchten etwas, das an unsere Bedürfnisse angepasst werden kann und der Situation, in der wir uns als Unternehmen befinden, entspricht.

Leapsome war die richtige Wahl, weil es unser anfängliches Bedürfnis, auf die Meinung der Mitarbeiter zu hören, erfüllten, aber es bot auch die Anpassungsfähigkeit, nach der wir gesucht hatten.“

🎯 Leapsome auswählen

Das Team evaluierte verschiedene Lösungen, darunter Lattice und Qualtrics. Schließlich stießen sie auf Leapsome und stellten nach der Evaluierung der Plattform fest, dass sie ihnen die Anpassungen bieten konnte, die sie benötigten. Darüber hinaus bot Leapsome einen Komplettansatz für die Mitarbeiterförderung und bot ihnen die Möglichkeit, die Umfrageergebnisse schließlich in weitere Maßnahmen umzusetzen, indem sie andere Module wie Ziele und Bewertungen einschlossen.
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„Wir wollten ein Tool, in das wir hineinwachsen können. Uns gefiel die Idee, dass es nicht nur für Umfragen gedacht war, und Leapsome hatte die Möglichkeit, es in den Bereichen Leistungsmanagement, Lernen und Zielsetzung zu erweitern.

Wir gehen davon aus, diese Module in den kommenden Jahren zu verwenden. Wir wollten sichergehen, dass wir nicht ein Produkt nach dem anderen austauschen oder fünf Produkte kaufen müssen, obwohl wir stattdessen nur eines haben könnten.“

Letztlich hat Leapsome alle Kriterien für das Workato-Team erfüllt, einschließlich

• Eine vollständige Suite von Tools zur Mitarbeiterunterstützung, die erweitert werden können
• Eine intuitive und einfach zu bedienende Oberfläche
• Umfassende und anpassbare Umfragefunktionen
• Ein Paket von Tools, die sie tatsächlich verwendet hatten, zu einem fairen Preis
• Engagierter Kundensupport und eine wechselseitige Partnerschaft

Vernetztes Leistungsmanagement und Umfrageanalysen

Ein Aspekt der Leapsome-Plattform, der das Workato-Team wirklich ansprach, war die Möglichkeit, Umfrageergebnisse nach Leistungskennzahlen zu kategorisieren. Bei der Verwendung des Leapsome Umfrage und Bewertung Modul in Kombination, das Umfrage-Heatmap kann nach Leistungsquantilen segmentiert werden. Auf diese Weise können Personenteams die Durchschnittswerte ihrer Leistungsträger und ihrer Leistungsschwächsten einsehen und so die Probleme aufdecken, die den leistungsstärksten Mitarbeitern am Herzen liegen, und die Gründe für Ineffizienzen oder geringere Produktivität bei leistungsschwächeren Mitarbeitern angehen.
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„Die Möglichkeit, Antworten von Mitarbeitern anhand von Leistungsbewertungen zu kategorisieren und gleichzeitig die Anonymität zu wahren, ist für uns eine große Sache.

Anhand der Heatmap können wir erkennen, welches Feedback von unseren leistungsstarken und von leistungsschwachen Mitarbeitern oder von festangestellten und neuen Mitarbeitern stammt. Jede Gruppe spricht aus einer anderen Perspektive, und wir können erkennen, welche Themen für unsere Leistungsträger wichtig sind und welche Personen mit schlechten Leistungen möglicherweise fehlen, um produktiver zu sein. Das Leistungsmanagement-Modul in Leapsome bietet zusätzlichen Kontext und erweitert das Feedback um ein Vielfaches.“

Sammeln Sie wertvolles Feedback mit Kultur- und Pulsumfragen

Wie viele andere Unternehmen im SaaS-Bereich sieht sich Workato mit den Auswirkungen der aktuellen makroökonomischen Herausforderungen konfrontiert. Daher ist es umso wichtiger, auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören, zu verstehen, wie sich dieses Klima auf die Stimmung auswirkt, und Maßnahmen zu ergreifen, die darauf abzielen, das Team zu unterstützen und die Moral aufrechtzuerhalten.

Jessalyn, Jessie und der Rest des Personenteams begannen den Prozess mit der Durchführung einer Kulturumfrage in Leapsome. Sie wollten verstehen, wie sich die Stimmung im Laufe der Zeit verändert hatte, und alle neuen Themen oder Trends identifizieren.

Sie führten auch eine Pulsumfrage mit Leapsome innerhalb des HR-Teams durch. In letzter Zeit hatte es in diesem Team schnelle Veränderungen gegeben — von neuen Mitarbeitern bis hin zu strukturellen Änderungen —, weshalb Jessalyn und Jessie zusammen mit dem Chief People Officer genau wissen wollten, wie sich die Gruppe an die Veränderungen anpasste und wo sie zusätzliche Unterstützung benötigten.

🚀 Das Ergebnis: vertrauenswürdige Partnerschaft, engagierter Support und Produktflexibilität

Mit Leapsome hat das Workato-Team ein Tool gefunden, das seine Anforderungen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit voll erfüllt, und das Team schätzt es, eine benutzerdefinierte Integration für sein HRIS entwickeln zu können. Nämlich über API.

Ein echtes Partnerschafts- und Unterstützungsnetzwerk

Das Workato-Team wollte einen Anbieter, der sowohl Erfahrung auf dem Markt hat als auch in der Lage ist, seine Kunden individuell zu unterstützen.

„Leapsome hat einen großartigen Kundenservice. Sie haben sehr gut auf das Feedback reagiert und ihre Funktionalität und ihr Support haben uns geholfen, bestimmte Probleme zu lösen. Eine solche Partnerschaft hatten wir mit unserem vorherigen Anbieter nicht.“

Eine der Funktionen, die das Workato-Team wirklich mag, ist die Möglichkeit für Mitarbeiter, anonyme Kommentare zu hinterlassen, da dies der beste Weg ist, um ehrliches und transparentes Feedback zu erhalten. Als sie anfingen, mit Leapsome zu arbeiten, war diese Funktion noch nicht verfügbar, und sie verwendeten einen Workaround. Dann veröffentlichte Leapsome das anonymes Vorschlagsfeld, teilweise aufgrund der Funktionsanfragen von Workato und anderen Kunden. Jessie und Jessalyn sind dankbar dafür, wie schnell Leapsome auf ihre Anfragen reagiert hat, und freuen sich, eine so vertrauensvolle Beziehung zu ihrem CSM und dem Rest des Leaspome-Teams aufgebaut zu haben.

Sie stellen jetzt fest, dass die Mitarbeiter das Vorschlagsfeld aktiv nutzen, und sie können daraus wertvolle Erkenntnisse und Feedback gewinnen, während die Mitarbeiter das Gefühl haben, alles, was ihnen in den Sinn kommt, sicher mitteilen zu können.
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„Der Kundenservice bei Leapsome war für uns von großer Bedeutung. Sie haben sehr auf unser Feedback reagiert. Neben dem Kundensupport ist auch das Hilfecenter auf der Plattform schnell und reaktionsschnell, und die Antworten sind korrekt und klar.

Insgesamt war es eine sehr positive Erfahrung. Wenn Sie ein Softwareprodukt verwenden, fühlt sich der Support manchmal fast wie ein Roboter an. Sie sind sich fast nicht sicher, ob Sie eine Antwort von einer Person oder einer KI erhalten. Bei Leapsome ist das Feedback sehr persönlich. Es wird nicht nur mein Problem gelöst, sondern es ist auch sehr spezifisch für das, was ich frage und wonach ich suche. Ich kann den Kundensupport bei Leapsome nicht besser bewerten.“

Was kommt als Nächstes für Workato und Leapsome?

Die HR-Pulse-Umfrage hat dem Team von Workato geholfen zu verstehen, wie Mitarbeiter auf die Veränderungen in ihren Teams und Rollen reagieren. Sie identifizierten einige Wissenslücken in Teams, die Manager oder Schlüsselpersonen verlassen haben, und sie stellten auch fest, dass in den Teams mehr Klarheit über die Gesamtvision und das Ziel der Transformation herrschen musste. Die Umfrage diente als wichtige Entdeckungsphase, die ihnen half, Probleme frühzeitig zu erkennen. Sie sind jetzt in der Lage, an Initiativen zu arbeiten, um den Menschen mehr Klarheit zu verschaffen und sie in ihren neuen Rollen voll zu unterstützen. Die Durchführung dieser Umfrage nach einem so großen Strukturwandel war unerlässlich, um zukünftige Verluste an Produktivität, Mitarbeiterengagement und Wohlbefinden zu vermeiden.

„Wir sind immer noch dabei, einige der Dinge umzusetzen, nach denen wir gesucht haben und die wir versucht haben, dem Team mitzuteilen. Was das qualitative Feedback angeht, so hatten wir eine wirklich starke Beteiligung. Die Leute wollten uns wissen lassen, wo sie in der Organisation stehen und nutzten die Gelegenheit, uns mitzuteilen, was sie von der Transformation halten. Es hat auch dazu beigetragen, die Führungskräfte darüber zu informieren, dass wir unseren Zeitplan für die HR-Transformation langsamer gestalten müssen.“

Ad-hoc-Umfragen wie die, die Jessie und Jessalyn in ihrem Team durchgeführt haben, können bei der Arbeit an großen Projekten unglaublich hilfreich sein, da sie es den Projektmanagern ermöglichen, die Zeitpläne zu wiederholen und die Pläne entsprechend anzupassen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

In Zukunft wollen sie an einer neuen jährlichen Engagement-Umfrage arbeiten, bei der neben den Benchmarking-Fragen von Leapsome auch ihre eigenen maßgeschneiderten Fragen verwendet werden. Letztlich möchte das Team daran arbeiten, mithilfe verschiedener Umfragen Trends zu identifizieren und bessere Daten zu Fluktuationsraten und ENPs zu erhalten. Dazu gehören auch Pläne für Onboarding- und Austrittsbefragungen, um die Erfahrung der Mitarbeiter und die Gründe, die die Mitarbeiter möglicherweise für das Ausscheiden haben, zu verstehen.

Neben einer Überarbeitung seiner Umfrage- und Engagement-Strategie plant Workato die Einführung zusätzlicher Leapsome-Module, darunter Reviews und Goals.

Sie arbeiten kontinuierlich an Initiativen, die sie auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks identifiziert haben. Da der SaaS-Bereich immer noch herausfordernde Zeiten durchlebt, wird es wichtiger denn je, den Mitarbeitern zuzuhören und ihnen die Unterstützung zu geben, die sie benötigen, um produktiv und engagiert zu bleiben — nicht nur für Workato.
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