BVV-Pflicht 2027: Entgeltunterlagen elektronisch führen

Ab Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein – für alle deutschen Arbeitgeber ohne Ausnahmen für Kleinstbetriebe. Denn dann läuft die seit 2022 geltende Übergangsfrist ab.

Ein Ordner für Arbeitsverträge, ein Postfach mit den Krankenkassenmeldungen und der Zettel mit der Bonusberechnung auf dem Schreibtisch der Führungskraft - bislang war das bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung kein Problem, solange man die einzelnen Unterlagen zusammentragen konnte. Ab dem 1. Januar 2027 wird diese Organisation jedoch zu einem echten Risiko. Lässt sich in kurzer Zeit belegen, warum ein bestimmter Betrag so abgerechnet wurde? Wenn nicht, drohen eine deutlich verlängerte Prüfung, Verzögerungsgelder oder sogar Bußgelder bei Verstößen.

Diese Frage lässt sich nur beantworten, wenn die begleitenden Unterlagen strukturiert, einer Person und einem Zeitraum zugeordnet sowie in einem System sofort abrufbar sind. Das ist der Kern der BVV-Pflicht 2027. Dieser Artikel klärt, was sich zum Stichtag ändert, welche Unterlagen prüfungsrelevant sind und wie man die Umstellung bis Ende 2026 geordnet durchführt.

⚡ Kurz zusammengefasst

• Ab dem 1. Januar 2027 müssen die begleitenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV elektronisch geführt werden. Die Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet am 31. Dezember 2026.
• Betroffen ist jeder Arbeitgeber, der der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung unterliegt. Eine Bagatellgrenze für Branche oder Unternehmensgröße gibt es nicht.
• Parallel wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für alle Abrechnungsfälle ab 2027 verpflichtend.
• Ab 2027 genügt es nicht, dass ein Dokument existiert. Es muss in einem zulässigen Format vorliegen, maschinell auswertbar, unveränderbar gespeichert, eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet und sofort auffindbar sein.
• Am einfachsten gelingt das mit einer zentralen digitalen Personalakte, in der Verträge, Nachweise und Bescheinigungen automatisch zusammenlaufen.

Was ändert sich mit der BVV-Pflicht 2027?

Der zentrale Begriff der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind die Entgeltunterlagen: alle Dokumente, die ein Arbeitgeber für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und die Beitragsberechnung führen und aufbewahren muss. Sie laufen in der Personalakte zusammen und bilden die Grundlage jeder Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung, die die Beiträge zur Sozialversicherung prüft.

Die Pflicht zur elektronischen Führung besteht im Grundsatz bereits seit 2022. Neu ist der Wegfall der Ausnahme: Bisher war auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung möglich. Diese Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung für alle. Eine reine Papierablage oder eine Mischung aus Ordnern, Postfächern und Laufwerken reicht dann nicht mehr.

§ 8 Abs. 2 BVV zählt die begleitenden Unterlagen abschließend auf. In der Praxis geht es am häufigsten um:

• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
• Nachweise zu Elternzeit und Pflegezeit
• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Entsendenachweise (A1-Bescheinigung)
• Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel bei ausländischen Beschäftigten
• Erklärungen geringfügig Beschäftigter, etwa zum Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit

Wie müssen die Unterlagen elektronisch vorliegen?

Elektronisch bedeutet mehr als eingescannt. Die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV geben vor, wie die Unterlagen geführt sein müssen, teilweise bis zum Dateiformat:

• Zulässige Formate: PDF (idealerweise PDF/A für die Langzeitarchivierung), TIFF, JPEG, PNG und BMP. Reine Office-Dateien wie Word gelten nicht als prüfsicher.
• Eine Datei pro Dokument: Sammel-Scans mit mehreren Unterlagen in einer Datei sind nicht zulässig, weil sie die eindeutige Zuordnung verhindern.
• Maschinell auswertbar: Die Unterlagen müssen so vorliegen, dass die Prüfsoftware der Rentenversicherung sie auswerten kann.
• Unveränderbar und protokolliert: Die Ablage muss Dokumente vor unbemerktem Ändern oder Löschen schützen (revisionssicher, an den GoBD orientiert). Pro Unterlage gilt genau eine gültige Version.
• Jederzeit verfügbar und lesbar: Über die gesamte Aufbewahrungsfrist müssen die Unterlagen unverzüglich abrufbar sein.
• Eindeutige Dateinamen: Der Name ordnet jedes Dokument klar zu (Dokumenttyp, Name der Person, Zeitraum), höchstens 64 Zeichen, ohne Sonderzeichen, Umlaute, Leerzeichen oder ß.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber in Deutschland, der der Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung unterliegt. Eine Grenze nach Unternehmensgröße oder Branche gibt es nicht. Auch ein Betrieb mit wenigen Minijob-Kräften oder ein Verein mit einer einzigen Übungsleiterin fällt darunter. Sobald ein Unternehmen Beschäftigte hat, gilt die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ab 2027.

Welche Unterlagen sind ab 2027 prüfungsrelevant?

Ein Prüfer stellt im Kern immer dieselbe Frage: Lässt sich aus den Unterlagen ohne fremde Hilfe nachvollziehen, wie ein Betrag zustande kam? Drei Kategorien entscheiden darüber:

• Vertragliche Basis: Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen, Befristungen und Kündigungen. Häufige Lücke: Arbeitszeit oder Befristung fehlt im Vertrag, Nachweise wesentlicher Arbeitsbedingungen (§ 2 NachwG) sind unvollständig.
• Status-Nachweise: Immatrikulationsbescheinigungen (Werkstudent), Elternzeit- und Pflegezeitnachweise, Befreiungen von der Rentenversicherung und Entsendenachweise (A1-Bescheinigung). Häufige Lücke: falsche Einstufung, abgelaufene Bescheinigungen, A1 nicht beantragt.
• Variable Nachweise: Bonusberechnungen, Fahrtkostenbelege und Arbeitszeitaufzeichnungen (Sonderzahlungen und variable Vergütung). Häufige Lücke: Bonus nur mündlich vereinbart, Berechnungsgrundlage fehlt oder ist unvollständig.

Entscheidend ist die Verknüpfung. Eine korrekt gezahlte Summe wird im Prüfungsfall angreifbar, wenn sich Vereinbarung, Statusnachweis und Abrechnungswert nicht schnell zusammenführen lassen. Genau diese Zuordnung ist die Aufgabe der digitalen Personalakte in Leapsome: Verträge, Nachweise und Bescheinigungen liegen dort personen- und zeitraumbezogen an einem Ort.

Warum sich jetzt handeln lohnt

Die Dringlichkeit hat drei konkrete Gründe:

1. Die Frist läuft doppelt ab. Zum 31. Dezember 2026 endet sowohl die Befreiung von der elektronischen Führung als auch die Befreiung von der euBP. Ab dem 1. Januar 2027 greifen beide Pflichten ohne Ausnahme.
2. Die Datenhistorie entsteht ab dem Stichtag. Jede Einstellung, jede Gehaltsanpassung und jeder Statuswechsel ab dem 1. Januar 2027 muss von Anfang an sauber abgelegt sein. Was heute unstrukturiert entsteht, lässt sich später nur mit Aufwand nachziehen.
3. Struktur braucht Vorlauf. Benennungsschema, Rollen und Übergaben zwischen HR und Lohnabrechnung sind in einer Woche nicht eingespielt. Wer die Prozesse 2026 aufsetzt und einmal testet, geht 2027 mit Routine in die erste Prüfung.

Wie bereite ich mich auf die BVV-Pflicht vor?

Schritt 1: Inventur der Dokumenttypen

Welche Unterlagen sind in meinem Unternehmen prüfungsrelevant? Dazu mit dem HR-Team (und ggf. der Lohnbuchhaltung) die Aufzählung in § 8 Abs. 2 BVV durchgehen und eine vollständige Liste der prüfungsrelevanten Unterlagen erstellen. Ergebnis: Klarheit darüber, welche Dokumente geführt werden müssen und welche heute fehlen.

Schritt 2: Struktur und Benennung

Ein einheitliches Benennungsschema festlegen (etwa Jahr_Name_Dokumenttyp) und Sammel-Scans in einzeln zugeordnete Dateien auflösen. Ergebnis: Jedes Dokument ist eindeutig einer Person und einem Zeitraum zugeordnet.

Schritt 3: Prozesse und Verantwortung definieren

Je Dokumenttyp festlegen, wer es erstellt, prüft und im Prüfungsfall bereitstellt. Vor allem klären, wer den technischen Datenexport übernimmt. Ergebnis: Für jeden Schritt gibt es eine verantwortliche Person, bevor das Prüfschreiben kommt.

Schritt 4: Ein kurzer interner audit

Drei Beschäftigte nach dem Zufallsprinzip auswählen und alle Unterlagen zusammenstellen, als wäre es eine echte Prüfung. Ergebnis: Potentielle Schwachstellen der Ablage sind bekannt, bevor ein Prüfer sie findet.

Wie Leapsome bei der BVV-Pflicht 2027 unterstützt

An einer Stelle gebündelt, eindeutig zugeordnet und sofort abrufbar: Genau daran setzt eine moderne HR-Plattform an. In Leapsome laufen die begleitenden Entgeltunterlagen an einer Stelle zusammen.

• Mitarbeiterprofile: Alle Personaldaten und Dokumente liegen personen- und zeitraumbezogen an einem Ort, mit granularen Zugriffsrechten für sensible Dokumente.
• Dokumente & E-Signatur: Verträge, Bescheinigungen und Richtlinien werden direkt am Profil abgelegt, aus Vorlagen erstellt und per eIDAS-konformer E-Signatur unterschrieben. Versionshistorie und Signatur-Logs dokumentieren, wer wann was geändert oder unterzeichnet hat.
• Workflows und Onboarding: Bei Personalereignissen wie Eintritt, Statuswechsel oder Austritt entstehen die zugehörigen Dokumente automatisch und landen an der richtigen Stelle, sodass die Übergabe zwischen HR und Lohnabrechnung dokumentiert bleibt.

Ein Hinweis in eigener Sache: Kein System macht ein Unternehmen automatisch „prüfungssicher“. Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bleibt Aufgabe des Arbeitgebers, und die maschinell auswertbaren Abrechnungsdaten für die euBP kommen aus der Payroll, zum Beispiel über unsere DATEV-Anbindung. Was eine HR-Plattform leisten kann: die relevanten Unterlagen eindeutig den Mitarbeitern zuordnen, versionieren und lückenlos verfügbar halten sowie die Übergaben zwischen HR und Lohnabrechnung nachvollziehbar machen.

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Häufige Fragen zur BVV-Pflicht 2027 (FAQ)

Ab wann gilt die elektronische Pflicht für Entgeltunterlagen?

Ab dem 1. Januar 2027. Die Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV endet zum 31. Dezember 2026 ersatzlos.

Müssen alte Papierakten rückwirkend digitalisiert werden?

Nein. Die Pflicht gilt für Unterlagen und Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Ein früher Start lohnt sich trotzdem, um hybride Strukturen zu vermeiden und die Prozesse rechtzeitig einzuspielen.

Reichen einfache PDF-Dateien auf einem Netzlaufwerk?

In der Regel nicht. Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV verlangen ein zulässiges Format, ein Dokument je Datei, maschinelle Auswertbarkeit, eine unveränderbare Ablage und die eindeutige Zuordnung zu Person und Zeitraum. Eine unsortierte PDF-Sammlung auf einem Laufwerk erfüllt das meist nicht.

Ist die BVV-Pflicht ein Payroll- oder ein HR-Thema?

Beides. Die maschinell auswertbaren Abrechnungsdaten liefert das Entgeltabrechnungsprogramm über die euBP. Die begleitenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV, etwa Verträge und Statusnachweise, entstehen und leben im HR-System. Prüfungssicher wird es, wenn beide Bereiche verzahnt sind.

Was passiert, wenn Unterlagen bei der Prüfung fehlen?

Wer die Unterlagen nicht elektronisch und auswertbar vorlegen kann, gilt als nicht prüfungsfähig. Die Folge sind Rückfragen, Verzögerungen und mögliche Nachforderungen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Stand: September 2026.