Einen funktionierenden Onboarding-Workflow aufbauen

Umstrukturierungen, Entlassungen, Fluktuation, Führungswechsel und eine generell turbulente Geschäftslage bedeuten viel Arbeit für Führungskräfte. Am Ende führen sie dazu, dass Unternehmen häufig neue Mitarbeitende einarbeiten und integrieren müssen. Einer der wichtigsten Aspekte jeder Führungsrolle.

Ohne organisiertes, bewusstes Onboarding ist diese Instabilität das perfekte Rezept für Probleme. Neue Mitarbeitende verfehlen Ziele, verstehen ihre Rolle und Verantwortlichkeiten falsch und haben Mühe, in der neuen Rolle anzukommen und ihr Potenzial auszuschöpfen.

Ein robuster Onboarding-Workflow hilft neuen Teammitgliedern nicht nur, sich an den Unternehmenswerten auszurichten und so schnell wie möglich produktiv zu werden. Er ist auch entscheidend, damit Führungskräfte ihre Rolle als Wegbereiter*innen erfolgreich ausfüllen können.‍

Studien zeigen: 31 % der Mitarbeitenden kündigen innerhalb der ersten sechs Monate in einem neuen Job.* Ein solider Onboarding-Workflow ist ein großer Schritt in die richtige Richtung. Er erhöht die Zufriedenheit, hilft beim Halten von Talenten und macht euer Unternehmen zu einem starken Arbeitsplatz.

*Zippia, 2023
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Was ist ein Onboarding-Workflow?

Ein Onboarding-Workflow ist eine Reihe von Schritten, die jede neue Person in den ersten Monaten im Unternehmen durchläuft. Am Anfang umfasst Onboarding einfache Aufgaben wie „E-Mail-Konto einrichten" oder „Meeting mit Manager*in buchen". Mit fortschreitendem Onboarding werden die Aufgaben anspruchsvoller. Neue Teammitglieder müssen Sicherheit in allen Verantwortlichkeiten ihrer neuen Rolle gewinnen.

HR-Teams und Führungskräfte verantworten in der Regel diesen Prozess und begleiten das Onboarding von Anfang bis Ende. Über den Zeitraum von 6 bis 12 Monaten ist ihr Ziel, mit der neuen Person zusammenzuarbeiten und ihr zu helfen, erreichbare Ziele zu setzen. Das legt die Basis für eine erfolgreiche Karriere im Unternehmen.

Laut Zippia kündigen hoch engagierte Mitarbeitende 87 % seltener. Ein reibungsloses Onboarding trägt deutlich zu diesem Engagement bei. 33 % der befragten Mitarbeitenden „kündigten ihren Job innerhalb der ersten 90 Tage". Das unterstreicht, wie wichtig ein solider Onboarding-Workflow ist.
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5 Fragen, über die ihr beim Aufbau eures Onboarding-Workflows nachdenken solltet

Wenn ihr die Perspektive eurer neuen Mitarbeitenden versteht, könnt ihr als HR-Team einen Onboarding-Workflow aufbauen, der Mitarbeitende einbindet, motiviert und vor Überforderung schützt. Eine kurze Liste mit Fragen, die ihr euch beim Design eures Onboarding-Workflows stellen solltet:

• Was hättet ihr selbst an eurem ersten Tag gerne gewusst? Basisinformationen zu internen Erwartungen und Prozessen fühlen sich für euch jetzt selbstverständlich an. Für neue Teammitglieder sind sie das nicht. Sie sollen sich am ersten Tag nicht verwirrt oder überfordert fühlen.
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• Welches Feedback haben kürzlich eingestellte Mitarbeitende zum Onboarding-Workflow gegeben? Die Neuzugänge in eurem Team haben Onboarding noch frisch im Kopf. Ihr Input ist unbezahlbar.
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• Habt ihr Onboarding-Feedback aus Exit Interviews berücksichtigt? Menschen im Offboarding sprechen oft offener und teilen Punkte, die sie als aktive Mitarbeitende nicht angesprochen hätten. Solche Erkenntnisse können überraschend oder unangenehm sein. Sie helfen euch aber, eure internen Prozesse zu verbessern und eure Mitarbeitenden besser zu unterstützen.
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• Müssen wir unseren Onboarding-Zeitrahmen überdenken? Ein 90-Tage-Prozess ist Standard. Manche Menschen brauchen aber mehr Zeit. Besonders bei Senior- oder stark technischen Rollen.
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• ‍Wie verfolgen wir den Fortschritt neuer Mitarbeitender? Mit einem Learning-Management-System (LMS) oder einer Plattform wie Leapsome überwacht ihr Fortschritt und Leistung neuer Teammitglieder während des Onboardings. Das gibt euch die Möglichkeit, zeitnah Anleitung und Feedback zu geben.

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Der Onboarding-Workflow in 5 Schritten

Je nach Unternehmen und Rolle der neuen Person kann der Onboarding-Workflow drei Monate bis ein Jahr dauern. Das durchschnittliche Onboarding-Programm besteht aus fünf Hauptphasen:
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1. Onboarding-Vorbereitung

In dieser Phase arbeitet HR mit der neuen Person zusammen, um so viel Papierkram wie möglich vorab zu erledigen. Steuerformulare, Informationen zu Benefits. People Ops fragt neue Teammitglieder außerdem oft, ihre Accounts in der genutzten HR-, Aufgabenmanagement- und Kommunikations-Software einzurichten. Führungskräfte können zusätzlich ein virtuelles Meeting mit der neuen Person planen und die Erwartungen für die ersten Tage besprechen.
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2. Willkommen im Team

Manche Organisationen nennen diesen Schritt „Orientierung". Je nach Situation dauert er ein paar Tage bis eine ganze Woche. In dieser Phase geht es darum, dass sich die neue Person willkommen fühlt und Folgendes kennenlernt:

• Das Unternehmen und seine Werte
• Interne Richtlinien und Prozesse
• Die eigene Rolle
• Das Team

Das Ziel ist Balance. Ihr wollt neue Mitarbeitende mit allen nötigen Informationen ausstatten, ohne sie zu überfordern. Regelmäßige 1:1-Check-ins mit HR und Führungskräften sind deshalb wichtig. Nehmt euch Zeit, ihre Fragen zu beantworten und sie auf die nächsten Schritte des Onboardings vorzubereiten.
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„Onboarding ist ein Fenster in die Werte und Überzeugungen eures Unternehmens. Eure Handlungen während des Onboarding-Prozesses prägen die Erwartungen, die das Unternehmen an neue Mitarbeitende stellt."

LaTonia Dean-Brown, Division Operations HR Leader bei Wawa, Inc. für SHRM‍

3. Training und Mentoring

In der Trainingsphase brauchen neue Mitarbeitende Mentoring und Unterstützung durch die Führungskraft, während sie tiefer ins Team integriert werden und sich mit ihrer Rolle vertraut machen. Führungskräfte sollten sie so vielen relevanten Kolleg*innen aus anderen Abteilungen vorstellen wie möglich. So verstehen sie besser, welchen Beitrag sie für die gesamte Organisation leisten. Wöchentliche oder zweiwöchentliche 1:1s mit der Führungskraft oder Direct Reports sind auch eine wichtige Gelegenheit für Lob, Feedback und Coaching.

Viele Unternehmen sehen diese Phase als Probezeit. Nicht um einzuschüchtern, sondern um neue Mitarbeitende zu ermutigen, transparent zu sein, wenn die Rolle nicht den Erwartungen entspricht.
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4. Feedback und Wachstum

Nach den ersten drei Monaten gewinnen neue Teammitglieder Sicherheit und sind bereit, ihre täglichen Aufgaben eigenständiger zu übernehmen.

Irgendwann in dieser Phase möchten Führungskräfte vielleicht eine erste Performance Review durchführen. Gemeinsam mit der neuen Person legen sie Zielwerte und Ziele für das nächste Quartal fest. Die können so einfach sein wie „Mehr Sicherheit in meiner Rolle gewinnen" oder „Positives Feedback in meiner Sechs-Monats-Review erhalten". Sie geben der neuen Person aber etwas, worauf sie hinarbeiten kann, während sie weiter ankommt.
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5. Kontinuierliche Entwicklung

Nach den ersten 6 bis 12 Monaten ist eure neue Person ein zentraler Teil des Teams und gilt nicht mehr als neu. Sie fühlt sich sicher, eigenständig zu arbeiten, und gibt selbst Anleitung und Mentoring an Kolleg*innen weiter.

Die Lernchancen hören aber nicht auf. Im Gegenteil. Jetzt ist der Zeitpunkt, über Folgendes zu sprechen:

• Ihre langfristigen Ziele mit dem Unternehmen
• Die Weiterbildungsmöglichkeiten, an denen sie interessiert ist
• Wie sie mit ihrem Career-Progression-Framework sinnvolle Fortschritte macht‍

Eure neuen Mitarbeitenden mit einer durchdachten Onboarding-Erfahrung zu versorgen, stellt sicher, dass niemand durchs Raster fällt, während alle sich an eure internen Prozesse und Unternehmenskultur anpassen. Jede Phase des Onboarding-Workflows sollte dabei eigene Ziele und Prioritäten haben.
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Die Onboarding-Timeline für neue Mitarbeitende

Eine durchdachte Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeitende sorgt dafür, dass niemand durchs Raster fällt, während alle sich an eure internen Prozesse und Unternehmenskultur anpassen. Jede Phase des Onboarding-Workflows sollte eigene Ziele und Prioritäten haben.
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Vor dem ersten Tag

Die Phase vor dem ersten Tag ist die Zeit zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder Angebotsschreibens und dem Arbeitsbeginn. Sie kann eine Woche bis mehrere Monate dauern. Je nachdem, wann das neue Teammitglied starten kann.

HR-Teams, Führungskräfte und Operations nutzen diese Zeit am besten für wichtige Unterlagen und das technische Setup. So können sich neue Mitarbeitende auf den Rest des Onboarding-Workflows konzentrieren.

Typische Aufgaben in dieser Phase:

• Steuerformulare unterschreiben
• Mitarbeitendenhandbuch lesen
• Informationen zu Benefits lesen
• Unternehmensrichtlinien und Prozesse durchgehen
• Meetings mit HR, People Ops und der Führungskraft der neuen Person ansetzen
• Technisches Setup und Account-Logins einrichten
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Erster Tag

Am ersten Tag geht es nicht nur um Orientierung. Es geht auch darum, neue Mitarbeitende in den Onboarding-Prozess einzuführen, der überwältigend wirken kann. Und es ist eine wichtige Chance für einen einladenden ersten Eindruck. Damit es stressfrei abläuft: HR sollte einen detaillierten Ablaufplan für neue Mitarbeitende erstellen, damit sie ihre Zeit effektiv nutzen. Die ersten Arbeitstage so zu strukturieren, ist besonders wichtig für Remote-Teammitglieder, die ohne persönliche Anleitung unsicher sein können, womit sie ihre Zeit verbringen sollen.

Aufgaben für den ersten Tag:

• Kurzer Überblick zu Unternehmensmission und -werten
• Rolle und Verantwortlichkeiten besprechen
• Die neue Person Teamkolleg*innen und Abteilungsleitungen vorstellen
• Interne Richtlinien und Prozesse durchgehen

Eine Checkliste mit allen wichtigen Aufgaben für den ersten Tag hilft Führungskräften, einen reibungslosen Onboarding-Workflow zu fahren und neue Mitarbeitende von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen.
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Erste Woche

Die erste Woche in einem neuen Job ist meistens besonders intensiv. Wichtig, das im Hinterkopf zu behalten, um neue Mitarbeitende nicht zu überfordern. Diese Woche sollte folgende Aufgaben enthalten:

• Trainingsmodule abschließen und Onboarding-Material durcharbeiten
• Teamkolleg*innen und abteilungsübergreifende Stakeholder treffen
• Einen Kaffee-Chat mit der CEO ansetzen
• Einen Check-in mit der Team-Lead-Person der neuen Mitarbeitenden zur ersten Woche planen
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„Onboarding richtig gemacht ist eine Reise. Keine Checkliste, die man in der ersten Woche abhakt."

Luck Dookchitra, VP People bei Leapsome

Erster Monat

Gegen Ende des ersten Monats sollten neue Mitarbeitende den Fokus von administrativen Aufgaben wie Papierkram weg verlagern und sich auf die geschäftskritischen Aspekte ihrer Rolle konzentrieren. Trainings sollten zu diesem Zeitpunkt direkt mit den täglichen Aufgaben verknüpft sein, für die die Person verantwortlich sein wird.

Im ersten Monat sollten neue Mitarbeitende und Führungskräfte sich auf Folgendes konzentrieren:

• Sich mit jobspezifischen Aufgaben vertraut machen
• Die ersten Arbeitsaufgaben erledigen
• Instant Feedback austauschen
• Sich auf die erste Performance Review vorbereiten
• Weitere Kontakte zu Abteilungsleitungen und Teamkolleg*innen knüpfen
• Regelmäßige Check-ins mit HR organisieren
• Eine Onboarding-Umfrage ausfüllen
• Asynchrones Feedback austauschen
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„Feedback ist während des Onboardings entscheidend. HR versteht so, was gut und was schlecht läuft. Offene Gespräche mit neuen Mitarbeitenden sind wichtig, weil ihr damit Interesse an ihren Erfahrungen und Bedürfnissen zeigt. Ich schicke neuen Teammitgliedern nach dem ersten Monat zum Beispiel gerne eine Onboarding-Umfrage. Nach dem zweiten Monat folgt ein 1:1-Call oder ein Kaffee."

Carolina Braig, HR Manager bei Ignion

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Erste 90 Tage

Nach dem ersten Monat sollten Führungskräfte und ihre neuen Direct Reports eine erste Performance Review aufsetzen. Sie besprechen die Bedeutung von Objectives and Key Results (OKRs) und arbeiten gemeinsam an Onboarding-Zielen.

Erklärt eurem neuen Teammitglied, dass das OKR-Framework für Zielsetzung gedacht ist. Effektive OKRs haben ein Objective mit drei bis fünf relevanten Key Results.

Ein OKR-Beispiel für das Onboarding neuer Mitarbeitender:
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Objective | Sicher in meiner neuen Rolle werden und aktiv zu Team-Projekten beitragen

Key Result 1 | In meiner nächsten Performance Review in mindestens drei Kategorien meets expectations erreichen

Key Result 2 | In meinen ersten 90 Tagen drei Abteilungsleitungen treffen

Key Result 3 | Eine funktionsübergreifende Initiative identifizieren, zu der ich nach einem abteilungsübergreifenden Team-Meeting beitragen kann

Erste 6 Monate

Zeit für Führungskräfte, ein Karriereentwicklungs-Gespräch mit der neuen Person anzustoßen. Eine starke Gelegenheit, kurz- und langfristige berufliche Ziele zu besprechen und Strategien zu entwickeln, um sie zu erreichen.

Es kann ein volles Jahr dauern, bis neue Mitarbeitende sich in ihrer Rolle rundum wohlfühlen. Trotzdem sollten sie nach sechs Monaten bereits sicher mit den Prozessen und Workflows eures Teams umgehen und wertvolle Beiträge leisten.

Der Fokus liegt dann auf:

• Ziele setzen, die mit der Arbeit zu tun haben statt mit dem Onboarding
• An Konferenzen und rollenbezogenen Trainings teilnehmen
• Eine Leading-Rolle in einem anstehenden Projekt übernehmen
• Eine kürzlich eingestellte, jüngere Person mentoren und unterstützen
• Möglichkeiten finden, Team-Prozesse und Workflows zu verbessern

🔎 Konstruktives Feedback zu geben ist eine zentrale Fähigkeit für Führung, langjährige Mitarbeitende und Neueinsteiger*innen. Nur kommt sie nicht von allein. Deshalb lest unseren ausführlichen Feedback-Leitfaden mit 27 aussagekräftigen Beispielen.

Tipps für einen schlanken Onboarding-Workflow

Ein gut organisierter Onboarding-Workflow verhindert Frust und Burnout bei neuen Mitarbeitenden und schafft selbstbewusste Teammitglieder. Verbesserungspotenzial gibt es immer. Hier kommen unsere Best Practices ins Spiel:

1. Weist jeder Phase des Onboarding-Prozesses eine verantwortliche Person zu. HR übernimmt meist die Leitung beim Onboarding. Aber auch Führungskräfte und Stakeholder aus anderen Abteilungen spielen eine wichtige Rolle. Stellt sicher, dass alle vorab wissen, was von ihnen erwartet wird. So vermeidet ihr Engpässe und Verwirrung.
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2. Kommuniziert bewusst vor dem ersten Tag. Selbst nach unterschriebenem Angebotsschreiben könnt ihr eine neue Person noch an andere Unternehmen verlieren. Sorgt deshalb dafür, dass sie sich willkommen und begeistert von der neuen Gelegenheit fühlt. Nehmt euch Zeit, virtuell oder persönlich in Kontakt zu kommen. Beantwortet alle Fragen und erklärt, wie der erste Tag ablaufen wird.
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3. Denkt an euren Onboarding-Prozess als ersten Eindruck. Das Vorstellungsgespräch war vielleicht der erste Kontakt eures neuen Teammitglieds mit dem Unternehmen. Während des Onboardings wird die Person euer Unternehmen aber weiter bewerten. Sie wird neugierig sein, wie ihr eure kulturellen Werte lebt, und von Führungskräften erwarten, dass sie das nötige Handwerkszeug bekommen, um ihre Rolle erfolgreich auszufüllen.
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4. Haltet euren Onboarding-Prozess aktuell. Macht es zur Routine, den Prozess auf Basis von Feedback der Mitarbeitenden zu optimieren. Manche Menschen mögen die Automatisierung eines LMS. Andere bevorzugen 1:1-Meetings und persönliche Anleitung. Berücksichtigt verschiedene Lerntypen und schaut, wie ihr Standard Operating Procedures (SOPs) verbessern könnt.
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5. ‍Vergesst neue Mitarbeitende nicht nach Abschluss des Trainings. Teammitglieder, die sich an mehr Aufmerksamkeit, Anleitung und positives Feedback gewöhnt haben, befürchten manchmal einen Leistungsabfall, wenn der Input ihrer Führungskraft nachlässt. Deshalb ist es zentral, dass Team-Leads eine Routine aus wöchentlichen oder monatlichen Check-ins mit Direct Reports beibehalten.
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Onboarding neuer Mitarbeitender mit Leapsome

So komplex es wirken mag: ein durchdachter, gut geplanter Onboarding-Prozess spart euch Zeit und Energie. Langfristig verbringt ihr weniger Stunden damit, Lernlücken in eurer Belegschaft zu schließen und unzufriedene Mitarbeitende zu ersetzen.

Ein effektives Onboarding kann eure Beziehung zur neuen Person prägen. Viele neue Mitarbeitende sind in den ersten Wochen angespannt. Wenn ihr sie in ihrer neuen Rolle selbstsicher macht, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie aufblühen. Und ihr stecht als starke People-Manager*innen heraus.
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👋 Personalisiert das Onboarding-Erlebnis

Verfolgt mit unseren Onboarding-Funktionen den Fortschritt und gebt sofort Feedback, wenn neue Mitarbeitende feststecken oder Unterstützung brauchen.

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