Onboarding-Checkliste: 5 Tipps + kostenloser Download

Von den Neueinstellungen des letzten Jahres berichteten ganze 81%, während des Onboardings überwältigt gewesen zu sein. 42% sagten, die Informationen, die sie benötigten, waren auf verschiedenen Plattformen verteilt (1). Ein Problem, das immer häufiger auftritt und als HR Software Sprawl bekannt ist (2). Das ist ein erhebliches Problem für Bindung und Engagement. Denn Teammitglieder, die ein gutes Onboarding erhalten, sind 2,6-mal häufiger bereit, eine hohe Arbeitszufriedenheit anzugeben (3).

Was fehlt Unternehmen in ihren Onboarding-Prozessen? Ein Teil der Antwort ist einfach: Unternehmen, die qualitativ hochwertiges Onboarding liefern wollen, brauchen eine gründliche Onboarding-Checkliste. Eine durchdachte, inputbasierte Checkliste für neue Mitarbeitende minimiert Verwirrung, verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen, und hilft neuen Teammitgliedern, erfolgreich durchzustarten. Aber noch wichtiger: Sie ist eine Chance für Teamleitungen, eine starke Manager-Mitarbeitenden-Beziehung aufzubauen, die auf Karriereentwicklung ausgerichtet ist.

Dieser Artikel erklärt, was eine Onboarding-Checkliste ist und was sie idealerweise enthalten sollte. Wir stellen euch auch eine herunterladbare Muster-Checkliste zur Verfügung, mit der ihr mit dem Aufbau eurer eigenen Onboarding-Assets beginnen könnt.

1. Glean und OnePoll, 2023
2. SHRM, 2024
3. Gallup, 2021

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Was ist eine Onboarding-Checkliste?

Eine Onboarding-Checkliste umreißt die Schritte, die Unternehmen unternehmen sollten, wenn sie neue Teammitglieder an ihrem Arbeitsplatz einführen. Das Ziel: sie auf ihre Rollen vorzubereiten. Diese Art von Checkliste ist ideal für Unternehmen, die ihren Onboarding-Prozess klar strukturieren wollen.

Onboarding-Checklisten verhindern, dass neue Mitarbeitende sich überwältigt fühlen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie leicht zugänglich und möglichst digital gespeichert werden. So können HR-Teams, Manager und neue Mitarbeitende jederzeit darauf zugreifen und erledigte Aufgaben abhaken.

Eine umfassende Checkliste muss jeden Schritt des Onboarding-Prozesses abdecken, darunter:

• Vorbereitung vor dem Onboarding
• Orientierung und Papierkram
• Software, Apps und technisches Setup
• Rollenerwartungen
• Unternehmenskultur und Werte
• Engagement und Empowerment
• Vorstellungen und Guidance für Teambeziehungen und Networking mit funktionsübergreifenden Kolleginnen und Kollegen
• Rollenspezifisches Onboarding, Lernen und Entwicklung und Training

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Warum ist eine Checkliste für neue Mitarbeitende wichtig?

"Ich bin ein großer Fan von Onboarding-Checklisten, und sie haben viel dazu beigetragen, den Onboarding-Prozess effizienter, effektiver und ansprechender zu gestalten. Was ich daran liebe, ist, dass sie mir helfen, den Überblick über das zu behalten, was in früheren Schulungssitzungen behandelt wurde, damit ich sicherstellen kann, dass alles noch einmal angesprochen wird. Wenn wir zum Beispiel vor dem Mittagessen besprochen haben, wie man Meetings plant, aber ich sehe keine Meetings geplant werden, gehen wir den Prozess in unserer nächsten Sitzung noch einmal durch.

Das hilft mir sicherzustellen, dass Mitarbeitende alle Informationen erhalten, die sie von mir und ihren Kolleginnen und Kollegen brauchen. Das macht ihren Einstieg einfacher und weniger stressig."

Gauri Manglik, CEO und Gründerin von Instrumentl

Denkt daran, wie euer Unternehmen neue Kundinnen und Kunden behandelt. Das Ziel ist es, schnell eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen und sie mit der Mission, Vision und den Produkten eures Unternehmens zu verbinden. Ihr wollt ihnen auch einen reibungslosen Einstieg und eine angenehme erste Erfahrung mit eurer Lösung oder eurem Service bieten. Ihr habt wahrscheinlich eine interne Checkliste mit diesen Zielen vorbereitet, um diese Erfahrung für eure Vertriebs- und Customer Success-Teams zu vereinfachen.

‍Neue Teammitglieder verdienen dieselbe bewusste, strukturierte Erfahrung wie neue Kundinnen und Kunden. Denn als Mitarbeitende sind sie eure wertvollste Ressource.
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Was eine Onboarding-Checkliste enthalten sollte

Da Remote- und Hybridarbeit zum Standard werden, müssen Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse wiederholbar und gut organisiert gestalten. So fühlt sich kein neues Teammitglied verloren, wenn es euren Tech-Stack und eure Prozesse ohne Leitfaden navigieren muss.
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1. Eine erste Begrüßung vor dem ersten Tag

Mitarbeitende suchen Manager, die ihre Entwicklung vom ersten Tag an unterstützen. Das gilt besonders für die Gen Z, die in die Arbeitswelt einsteigt. 62% der Gen-Z-Mitarbeitenden möchten regelmäßige Karrieregespräche mit ihren Managern. Doch 46% aller Mitarbeitenden sagen, sie erhalten keine Karriereunterstützung von ihrer Führungskraft.

Deshalb müsst ihr schon vor dem ersten Arbeitstag eine Beziehung zu neuen Mitarbeitenden aufbauen. Zeigt so, wie sehr ihr sie bereits als Teammitglied schätzt.

In einer Willkommens-E-Mail teilt ihr neuen Mitarbeitenden mit, dass ihr bereit seid, alle Fragen zu beantworten. Fordert sie auf, wichtige Papierkram-Aufgaben zu erledigen, die nicht bis zum ersten Tag warten können, wie z. B. einen Vertrag zu unterzeichnen oder eine Unternehmens-E-Mail einzurichten.

Schreibt die direkte Führungskraft, den zugewiesenen Mentor und alle anderen Stakeholder an, mit denen das neue Teammitglied in den ersten Wochen in Kontakt kommen wird. So können diese eine kurze Willkommensnachricht senden.

Schickt dem neuen Mitglied vor allem einen Plan für den ersten Onboarding-Tag. Stellt sicher, dass es weiß:

• Wann der Arbeitstag beginnt
• Wo es sein muss, ob persönlich oder online
• Welche Dokumente es mitbringen oder vorbereiten soll (z. B. Steuerformulare oder Zertifikate)
• Wen es am ersten Tag treffen wird
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2. Interne Vorbereitungen

Sprecht mit eurem People-Team, der direkten Führungskraft des neuen Teammitglieds, dem Mentor und der IT-Abteilung. Stellt sicher, dass alles für den ersten Tag bereit ist. Erstellt Aufgabenlisten für jede Abteilung. So sind neue Mitarbeitende nicht auf sich allein gestellt und müssen keine Zeit damit verschwenden, Benutzernamen, Passwörter, wichtige Links oder andere grundlegende Informationen zu suchen.

Vor dem Onboarding solltet ihr und andere Stakeholder:

• Sicherstellen, dass das neue Teammitglied seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat
• 1:1-Manager-Meetings schon im Voraus in den Kalender des neuen Mitglieds für den ersten Monat eintragen
• Einen Leitfaden für das neue Mitglied erstellen, um Konten für Google, Slack, Microsoft Teams und andere relevante Anwendungen einzurichten
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3. Aufgaben für den ersten Onboarding-Tag

Am ersten Tag gibt es viele praktische Dinge zu erledigen. Deshalb ist es wichtig, virtuelle und persönliche Meetings auf ein Minimum zu reduzieren. Neue Mitarbeitende sollen nicht das Gefühl haben, dass alles in die ersten Stunden gequetscht wird.

Das Ziel für den ersten Onboarding-Tag: neue Mitarbeitende in euren Werten, eurer Mission und eurer Arbeitsweise orientieren. Am Ende sollten sie auch wissen, welche Lern- und Trainingsaufgaben sie bis zum Ende der Onboarding-Zeit erledigen müssen. Und an wen sie sich wenden oder welche Ressourcen sie nutzen können, wenn sie nicht weiterkommen.

Daher solltet ihr unter anderem:

• Bestätigen, dass neue Mitarbeitende alle notwendigen Konten und Software eingerichtet haben
• Den Onboarding-Kurs des Unternehmens vorstellen und erklären, wie sie mit den Aufgaben und Aktivitäten beginnen können
• Sicherstellen, dass sie wissen, wo sie wichtige Informationen über euer Unternehmen finden, wie z. B. das Organigramm, Kernwerte und OKRs
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4. Vorstellungen persönlich und per Slack

Wenn ihr nicht sicher seid, wie ihr Vorstellungen gestaltet, die echte Beziehungen fördern, beachtet diese Best Practices:

• Name, Rolle und beruflichen Hintergrund des neuen Mitglieds teilen
• Erklären, warum es eingestellt wurde. Dabei die Werte ansprechen, die es bereits gezeigt hat, und die Projekte, an denen es gearbeitet hat.
• Erklären, welche Aufgaben und Initiativen es nach dem Onboarding übernehmen wird
• Relevante Teammitglieder oder funktionsübergreifende Kolleginnen und Kollegen im internen Chat taggen, damit sie sich vorstellen

🔎 Vergesst nicht, formale Vorstellungen zwischen neuen Mitarbeitenden und Peer-Mentoren zu organisieren. Als jemand, der den Onboarding-Prozess schon durchlaufen hat, kann ein Peer oder Buddy Fragen beantworten, eine einzigartige Perspektive auf die Unternehmenskultur geben und aktuelle Lücken in eurer Onboarding-Checkliste schließen

5. Wöchentliche Manager-Check-ins

Manager spielen eine unverzichtbare Rolle im Onboarding. Sie beantworten Fragen, helfen Mitarbeitenden, Zweifel zu überwinden, und unterstützen sie dabei, persönliche Entwicklungsziele zu definieren.

Wenn Mitarbeitende in ihre neuen Rollen hineinwachsen und Aufgaben eigenständig übernehmen, begleiten Teamleitungen ihre Leistung eng und geben zeitnahes, relevantes Feedback.

Deshalb solltet ihr wöchentliche Check-in-Meetings in eure Onboarding-Checkliste aufnehmen. Dazu gehören Aufgaben wie:

• Eine ausführliche Einführung in Rollen und Verantwortlichkeiten geben, besonders am Ende des ersten Monats
• Während des Onboardings einfache Ziele erstellen, damit das neue Teammitglied den Zielsetzungsprozess des Unternehmens kennenlernt
• Den Kompetenzrahmen des Unternehmens mit neuen Mitarbeitenden durchgehen und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen
• Das erste Performance Review des neuen Mitglieds am Ende der ersten drei Monate durchführen
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So nutzt ihr Leapsomes Onboarding-Checkliste

Wir haben unsere herunterladbare Checkliste so umfassend wie möglich gestaltet. Aber ihr müsst noch einige Dinge festlegen, damit sie euren Teams und neuen Mitarbeitenden wirklich nützt. Um unseren Muster-Onboarding-Plan für euch nutzbar zu machen, braucht ihr folgendes:

• Auf spezifische Rollen und unterschiedliche Hintergründe anpassen. Zum Beispiel könnt ihr einen Lernpfad für Manager erstellen, der Fähigkeiten wie Coaching, Feedback-Austausch, datengestützte Entscheidungen und Performance Reviews abdeckt.

• Zeitpläne und Deadlines setzen. Einzelne Onboarding-Elemente sollten vom HR-Team sorgfältig verteilt werden, um Überforderung zu vermeiden. Setzt klare Deadlines für ein strukturierteres Onboarding ohne unnötigen Stress.

• Verantwortlichkeiten zuweisen. Legt fest, wer welche Aufgabe übernimmt und den Fortschritt beobachtet. Am Ende jeder Onboarding-Phase sollten HR/People-Ops-Teammitglieder bei den Aufgabenverantwortlichen nachfassen.

• Onboarding-Erfahrung kontinuierlich evaluieren. Fordert nach 90 Tagen neue Teammitglieder, Manager und Stakeholder auf, Feedback über eine Onboarding-Umfrage zu teilen. Überprüft auch die Trainings-Abschlussraten, Engagement-Metriken, Bindungsraten, Leistungswerte und Zielfortschritte nach den ersten sechs Monaten mit eurer Checkliste. So könnt ihr einschätzen, ob euer neuer Prozess die Employee Experience positiv beeinflusst hat.

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Unsere Onboarding-Checkliste hilft euch, die Erfahrung für neue Mitarbeitende auf verschiedene Rollen und Stakeholder anzupassen.

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Einen reibungslosen Onboarding-Prozess mit Leapsome entwickeln

Da viele Unternehmen kein gutes Onboarding bieten, hat eures die klare Chance, sich abzuheben. Das ist ermutigend, wenn man bedenkt, dass ein besseres Onboarding so einfach sein kann wie das Erstellen und Befolgen einer detaillierten Checkliste.

Onboarding wird noch einfacher, wenn ihr Software wie Leapsome nutzt, um die interne Zusammenarbeit zu vereinfachen, Training für neue Mitarbeitende zu fördern und Ergebnisse zu verfolgen. Unsere integrierten Module für regelmäßige Meetings und Zielsetzung helfen Stakeholdern, gemeinsam wirkungsvolle Checklisten zu entwickeln. Anschließend könnt ihr unsere Learning- und Performance Reviews-Tools nutzen, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeitende reibungslos in ihre Rollen einleben.

Leapsome verbessert nicht nur den Onboarding-Prozess. Es hilft auch, Top-Talente zu binden, indem die gesamte Employee Experience verbessert wird.

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Leapsomes integrierte Plattform hilft euch, einen reibungslosen, ansprechenden Onboarding-Prozess zu gestalten und Daten zu nutzen, um ihn mit dem Wachstum eures Unternehmens weiterzuentwickeln.

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