Krankschreibung: Neue Regeln 2026 und was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Kaum ein HR-Thema hat in diesem Sommer so viele Schlagzeilen produziert wie die Krankschreibung. Die Bundesregierung will mit strengeren Regeln den hohen Krankenstand senken und Produktivität erhöhen, Gewerkschaften und Ärzteverbände warnen vor einer Misstrauenskultur, und HR-Teams wie Arbeitnehmer fragen sich, was jetzt schon gilt, was beschlossen ist und was nur diskutiert wird.

Hinter der Debatte stehen drei sehr konkrete Änderungen: Das Attest soll künftig ab dem ersten Krankheitstag Pflicht sein, die telefonische Krankschreibung soll wegfallen, und die Teilkrankschreibung ist bereits beschlossen.

Sich jetzt damit zu befassen lohnt sich, denn so unterschiedlich die drei Änderungen klingen: Im Unternehmen treffen sie alle denselben Punkt, den Krankmeldeprozess. Wer den sauber aufsetzt und digital dokumentiert, ändert später nur ein paar Einstellungen und baut keine Prozesse neu.

⚡ Kurz zusammengefasst

• Heute gilt: Ein ärztliches Attest ist erst erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert (§ 5 EFZG). Arbeitgeber dürfen es aber schon jetzt früher verlangen, auch ab dem ersten Tag.
• Beschlossen: Die Teilkrankschreibung kommt. Vorgesehen sind drei Stufen von Teilarbeitsfähigkeit (25, 50 und 75 Prozent) plus ein Teilkrankengeld; die Einzelheiten legt der Gemeinsame Bundesausschuss fest.
• Angekündigt: Attestpflicht ab Tag 1 und das Ende der telefonischen Krankschreibung. Dafür gibt es bisher einen Koalitionsbeschluss vom 2. Juli 2026, aber keinen Gesetzentwurf.
• Bis ein neues Gesetz verkündet ist, gilt die bisherige Rechtslage unverändert.
• Alle drei Änderungen treffen denselben Prozess: die Krankmeldung. Wer ihn jetzt ordnet, muss später nur Parameter ändern.

Was gilt heute bei der Krankmeldung?

§ 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) unterscheidet zwei Pflichten. Die Mitteilungspflicht: Beschäftigte müssen die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich melden, also am ersten Krankheitstag, unabhängig von jedem Attest. Und die Nachweispflicht: Eine ärztliche Bescheinigung ist erst erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; sie ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen.

Weniger bekannt ist Satz 3 derselben Vorschrift: Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen, auch bereits ab dem ersten Krankheitstag. In der Praxis geschieht das per Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Weisung. Ein Teil dessen, was die Reform als Neuerung ankündigt, steht Arbeitgebern also schon heute offen.

Genau diese Nachweis-Schwelle übernehmen die Abwesenheitsrichtlinien in Leapsome: Pro Richtlinie (z.B. für verschiedene Standorte) lässt sich festlegen, ab welchem Krankheitstag ein Nachweis erforderlich ist.

Für gesetzlich Versicherte läuft der Nachweis seit 2023 über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abruft. Die telefonische Krankschreibung ist seit Dezember 2023 dauerhaft in der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses verankert und gilt weiter, solange keine Gesetzesänderung in Kraft tritt.

Was sich 2026 ändert: beschlossen und noch offen

Die drei Änderungen sind unterschiedlich weit:

• Teilkrankschreibung (25/50/75 Prozent) mit Teilkrankengeld: beschlossen. Der Startzeitpunkt in der Praxis ist offen, weil der G-BA die Einzelheiten noch festlegen muss.
• Attestpflicht ab dem ersten Krankheitstag: bisher nur ein Beschluss des Koalitionsausschusses vom 2. Juli 2026, kein Gesetzentwurf.
• Abschaffung der telefonischen Krankschreibung: ebenfalls Teil des Koalitionsbeschlusses, ebenfalls ohne Gesetzentwurf.

Fest steht: Die Teilkrankschreibung ist Teil des GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetzes, das der Bundestag am 10. Juli 2026 beschlossen hat und das nach dem Bundesrat in Kraft treten kann (Deutscher Bundestag, 10.07.2026). Vorgesehen sind drei Stufen der Teilarbeitsfähigkeit mit 25, 50 und 75 Prozent sowie ein Teilkrankengeld; die Einzelheiten legt der Gemeinsame Bundesausschuss fest.

Offen ist: die Reform der Nachweispflicht im EFZG. Der Koalitionsausschuss hat am 2. Juli 2026 beschlossen, die Attestpflicht ab dem ersten Krankheitstag einzuführen und die telefonische Krankschreibung abzuschaffen (Deutscher Bundestag, Aktuelle Stunde vom 10.07.2026). Angekündigt sind außerdem Abweichungsmöglichkeiten durch Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung. Ein Gesetzentwurf liegt bislang nicht vor. Wie die Nachweispflicht konkret ausgestaltet wird, etwa ob am ersten Tag ein Praxisbesuch nötig ist oder eine Videosprechstunde genügt, zeigt erst der Gesetzestext. Bis zur Verkündung gilt § 5 EFZG unverändert.

Wichtig für HR-Teams: Offen sind das Wann und das Kleingedruckte. Der Prozess, den beide Reformen voraussetzen, lässt sich heute schon aufsetzen.

Welche Rechtsgrundlagen gelten bei der Krankschreibung?

Zwei Rechtsebenen greifen ineinander, mit getrennten Änderungswegen:

• Arbeitsverhältnis: Das Entgeltfortzahlungsgesetz regelt die Melde- und Nachweispflicht der Beschäftigten (§ 5 EFZG) und die Entgeltfortzahlung von bis zu sechs Wochen (§ 3 EFZG). Änderungen hier kann nur der Gesetzgeber beschließen.
• Krankenversicherung: Das SGB V regelt das Krankengeld und ermächtigt den Gemeinsamen Bundesausschuss in § 92, das Verfahren der ärztlichen Feststellung in der AU-Richtlinie festzulegen. Dort ist die telefonische Krankschreibung geregelt, und dort werden auch die Einzelheiten der Teilkrankschreibung landen.

Was bedeutet die Teilkrankschreibung für Arbeitgeber?

Die Teilkrankschreibung erlaubt es, bei längerer Erkrankung in reduziertem Umfang weiterzuarbeiten, orientiert an drei ärztlich festgestellten Stufen der Teilarbeitsfähigkeit. Für Arbeitgeber entstehen daraus drei operative Fragen. Erstens die Personalplanung: Welche Aufgaben kann eine Person mit 50 Prozent Arbeitsfähigkeit in welcher Rolle übernehmen? Zweitens die Abrechnung: Teilarbeit und Teilkrankengeld müssen sauber in der Entgeltabrechnung ankommen. Drittens die Dokumentation: Reduzierte Arbeitszeiten und der zugrunde liegende Nachweis müssen nachvollziehbar erfasst sein.

Die Details wie die Mindestdauer der vorausgehenden Arbeitsunfähigkeit und die genaue Rolle des Arbeitgebers bei der Umsetzung werden sich aus dem endgültigen Gesetzestext und der noch ausstehenden G-BA-Richtlinie ergeben.

Warum nicht auf das finale Gesetz warten?

1. Die Teilkrankschreibung ist beschlossen. Sobald der G-BA die Einzelheiten festgelegt hat, können die ersten Anträge im Unternehmen ankommen. Wer dann erst über Einsatzszenarien und Abrechnungswege nachdenkt, entscheidet unter Zeitdruck.
2. Vertrags- und Prozessänderungen haben Vorlauf. Nachweisfristen stehen in Arbeitsvertragsmustern, Betriebsvereinbarungen und Onboarding-Unterlagen. Sichten, anpassen und, wo ein Betriebsrat besteht, verhandeln braucht Wochen bis Monate.

Der 4-Schritte-Fahrplan

Jeder Schritt zahlt auf dasselbe Ziel ein: ein Krankmeldeprozess, der bei Gesetzesänderungen umkonfiguriert statt neu gebaut wird.

Schritt 1: Ist-Aufnahme

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Wo ist der Krankmeldeprozess geregelt (Arbeitsvertragsmuster, Betriebsvereinbarungen, Mitarbeiterhandbuch, Onboarding-Unterlagen), und welche Nachweisfrist gilt aktuell je Mitarbeitergruppe? Ergebnis: Ein Inventar aller Fundstellen mit den heute geltenden Regeln.

Schritt 2: Nachweis-Schwelle bewusst entscheiden

§ 5 EFZG erlaubt schon heute, den Nachweis ab dem ersten Tag zu verlangen. Die Schwelle sollte eine bewusste Entscheidung sein, die zu Kultur und Fehlzeiten des Unternehmens passt, einheitlich dokumentiert und kommuniziert. Ergebnis: Eine dokumentierte, konsistent kommunizierte Nachweisregel.

Schritt 3: Teilkrankschreibung vorbereiten

Vorzubereiten sind drei Dinge: Einsatzszenarien je Tätigkeitsprofil, die Zuständigkeit für die Entscheidung im Einzelfall und der Abstimmungsweg mit der Entgeltabrechnung. Ergebnis: Ein Entscheidungsprozess, der beim ersten Antrag greift.

Schritt 4: Digital abbilden und Gesetzgebung beobachten

Krankmeldungen, Nachweise und Fristen gehören in ein System, dazu eine benannte Person, die das Gesetzgebungsverfahren verfolgt. Ergebnis: Ein Prozess, der bei der finalen Reform nur an wenigen Parametern angepasst wird.

Der Anfang: drei Dinge für diese Woche

1. Inventur starten: Arbeitsvertragsmuster und Betriebsvereinbarungen auf Klauseln zur Nachweisfrist durchsuchen.
2. Verantwortung klären: Festlegen, wer das Gesetzgebungsverfahren beobachtet und meldet, sobald der Gesetzentwurf vorliegt.
3. Datenlage prüfen: Nachsehen, wie viele Kurzerkrankungen von ein bis drei Tagen es zuletzt gab. Das zeigt, wie stark eine Attestpflicht ab Tag 1 die Belegschaft treffen würde. Welche Kosten hinter jedem Krankheitstag stehen, haben wir im Artikel Was kostet ein Mitarbeiter? aufgeschlüsselt.

Wie Leapsome bei den neuen Krankschreibungsregeln unterstützt

Die Vorbereitung auf die neuen Regeln ist im Kern Prozessarbeit, und genau dort setzt Leapsome an.

• Abwesenheitsmanagement: Krankmeldungen laufen über einen definierten Antrags- und Genehmigungsweg. Pro Abwesenheitsrichtlinie lässt sich festlegen, ab welchem Krankheitstag ein Nachweis erforderlich ist. Ändert sich die Rechtslage, ändert sich eine Einstellung.
• Nachweise am Antrag: Bescheinigungen lassen sich direkt an die Krankmeldung anhängen. Aufeinanderfolgende Krankmeldungen können zusammengeführt werden, sodass eine Bescheinigung den Gesamtzeitraum abdeckt.
• Abwesenheitsanalysen: Auswertungen zu Krankheitszeiten nach Team und Zeitraum liefern die Datenbasis für die Entscheidung zur Nachweis-Schwelle und zeigen später, wie sich Regeländerungen auswirken.

Natürlich übernimmt kein Software-Tool die gesamte Compliance - die Entscheidung über Nachweisfristen, die arbeitsrechtliche Prüfung der Vertragsmuster und die Abstimmung mit dem Betriebsrat bleiben fachliche Aufgaben. Was ein System leisten kann: ein einheitlicher Prozess, vollständige Dokumentation und Daten als Entscheidungsgrundlage.

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Häufige Fragen zur Krankschreibung (FAQ)

Ab wann braucht man aktuell eine Krankschreibung?

Nach § 5 EFZG ist eine ärztliche Bescheinigung erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; vorzulegen ist sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Unabhängig davon muss die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich gemeldet werden, also bereits am ersten Krankheitstag.

Darf der Arbeitgeber ein Attest ab dem ersten Tag verlangen?

Ja. § 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG berechtigt den Arbeitgeber, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen, auch ab dem ersten Krankheitstag. Üblich ist eine Regelung im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder per Weisung.

Gilt die telefonische Krankschreibung noch?

Ja. Sie ist seit Dezember 2023 dauerhaft in der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses verankert. Die Bundesregierung hat ihre Abschaffung angekündigt; bis eine entsprechende Gesetzesänderung in Kraft tritt, bleibt sie möglich.

Was ist die Teilkrankschreibung?

Die Teilkrankschreibung wurde mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz beschlossen. Ärztinnen und Ärzte können eine Teilarbeitsfähigkeit von 25, 50 oder 75 Prozent feststellen; ergänzend ist ein Teilkrankengeld vorgesehen. Die Einzelheiten legt der Gemeinsame Bundesausschuss fest, der praktische Start steht daher noch aus.

Wann kommt die Attestpflicht ab dem ersten Tag?

Das ist offen. Bisher existiert ein Beschluss des Koalitionsausschusses vom 2. Juli 2026, aber kein Gesetzentwurf. Erst mit der Verkündung eines Gesetzes ändert sich die Rechtslage; bis dahin gilt die Drei-Tage-Regel des § 5 EFZG.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Stand: September 2026.