Ein umfassender Leitfaden zur Lohnsteuer für Arbeitgeber

Die Verwaltung der Lohnsteuern für Arbeitgeber kann eine der komplexesten und anspruchsvollsten Aufgaben auf der Liste eines Personalfachmanns sein.

Lohnsteuern sind selten einfach, und die Folgen von Ungenauigkeiten können kostspielig sein. Versäumte Steuerpflichten, falsche Eingaben von Formularen oder schlecht gepflegte Aufzeichnungen können zu Compliance-Risiken und frustrierten Mitarbeitern führen.

In der Tat sind diese Fehler mehr als nur administrativer Natur — sie können die Gehaltsabrechnungen verzögern, den Ruf des Unternehmens schädigen und die Finanzplanung stören. Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Lohnsteuerprozesse korrekt und konsistent sind.

Damit Sie den Überblick behalten, haben wir wichtige Details und praktische Tipps zur Verwaltung der Lohnsteuer für Arbeitgeber zusammengestellt. Lass uns eintauchen.

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Was sind Arbeitgeberlohnsteuern?

Die Lohnsteuer von Arbeitgebern ist eine Steuerpflicht, die Unternehmen erfüllen müssen, um staatliche Programme und Leistungen an Arbeitnehmer zu unterstützen. Während einige Lohnsteuern zwischen Unternehmen und Arbeitnehmern aufgeteilt werden, werden die arbeitgeberspezifischen Beiträge vollständig vom Unternehmen gezahlt.

Die Lohnsteuervorschriften sind je nach Standort und Branche sehr unterschiedlich. Zu den wesentlichen Komponenten des Lohnsteuermanagements gehören jedoch:

• Erfassung von Mitarbeiterinformationen zur Bestimmung der Steuerverbindlichkeiten
• Berechnung des Bruttoverdienstes und der anfallenden Lohnsteuern
• Einbehaltung von Steuern von Gehaltsschecks der Mitarbeiter
• Zahlung der entsprechenden Arbeitgebersteuerbeiträge
• Einreichung von Steuererklärungen und Überweisung von Steuern an Behörden
• Ausstellung von Einkommensteuerformularen für Mitarbeiter

Bestimmte Organisationen, z. B. gemeinnützige Organisationen, kommen möglicherweise für Steuerbefreiungen in Frage, während andere in Wirtschaftskrisen von vorübergehenden Hilfsmaßnahmen profitieren könnten.

Abgesehen von möglichen Ausnahmen können Sie davon ausgehen, dass Ihre Organisation die Lohnsteuer für Arbeitgeber berechnen, erheben, einbehalten und abführen sollte. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Verpflichtungen verstehen, damit Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält.

‍💡 Wusstest du?

In den meisten Ländern fallen die Lohnsteuern der Arbeitgeber an für Boni, auch. Oft sind Unternehmen verpflichtet, auf der Grundlage dieser Art von Entschädigung Steuern einzubehalten und abzuführen. Die spezifischen Steuerstrukturen variieren jedoch je nachdem, wo Sie ansässig sind und wie Boni innerhalb Ihrer Organisation ausgezahlt und eingestuft werden.

Wir empfehlen Ihnen, einen lokalen Steuerexperten zu konsultieren, um Probleme zu vermeiden.

Welche Lohnsteuern zahlen Arbeitgeber?

Jedes Land hat seine eigenen Regeln für die Lohnsteuer von Arbeitgebern, und es liegt in der Verantwortung jedes Arbeitgebers, die neuesten Vorschriften einzuhalten — und dazu gehören auch HR-Teams, Gehaltsabrechnung vorbereiten unabhängig.

Zu den häufigsten Lohnsteuern von Arbeitgebern gehören:

• Soziale Sicherheit — Viele Länder, einschließlich der Vereinigten Staaten, schreiben Arbeitgeberbeiträge zu Sozialversicherungsprogrammen vor. Im Vereinigten Königreich fallen diese Beiträge unter Nationale Versicherung, das Mittel für den National Health Service (NHS), die staatlichen Renten und das Arbeitslosengeld sammelt.

• Krankenversicherung — In einigen Regionen tragen Arbeitgeber zur nationalen Krankenversicherung bei oder finanzieren Krankenversicherungen für Arbeitnehmer. So verlangen beispielsweise Deutschland, Frankreich und die Niederlande von den Arbeitgebern die Zahlung eines Gesundheitsbeitrags — in der Regel einen bestimmten Prozentsatz des steuerpflichtigen Lohns. US-Unternehmen müssen möglicherweise auch die Zahlung zurückhalten zusätzliche Medicare-Steuer im Namen der Steuerzahler.

• Arbeitslosensteuer — Einige Länder erheben obligatorische Arbeitslosenbeiträge als Teil oder zusätzlich zu den Sozialversicherungsleistungen. In den USA umfasst dies die Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA) und Programme auf Landesebene zur Unterstützung unfreiwillig gekündigter Mitarbeiter. In anderen Regionen können ähnliche Beiträge zur Arbeitslosenversicherung erhoben werden.

Diese Beispiele heben die typischen Lohnsteuern von Arbeitgebern hervor, aber je nach Standort Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter können Sie auf unterschiedliche Verpflichtungen stoßen.

In einigen US-Bundesstaaten müssen Arbeitgeber Beiträge zur Invalidenversicherung leisten, während das Vereinigte Königreich eine Lehrlingsabgabe bei großen Unternehmen. In einigen EU-Ländern müssen Unternehmen Beiträge zur Unfall- und Arbeitsversicherung zahlen.

Beispiel: Wie berechnet man Lohnsteuereinbehalte in den USA

Jetzt wissen Sie also, was Arbeitgeberlohnsteuern sind und welche Beiträge Ihr Unternehmen möglicherweise zahlen muss. Als Nächstes müssen Sie wissen, wie Sie die Lohnsteuereinbehalte für Arbeitnehmer berechnen.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung, wie dieser Prozess normalerweise für in den USA ansässige Unternehmen funktioniert.

1. Verstehen Sie Ihre Lohnsteuerpflichten

Alle US-Arbeitgeber müssen zur Sozialversicherung beitragen im Rahmen der Bundesgesetz über Versicherungsbeiträge (FICA). Derzeit Arbeitgeber zahlen 6,2% für die Sozialversicherung und 1,45% für Medicare, und die Beiträge der Arbeitnehmer sollten diesen Beträgen entsprechen — insgesamt also 15,3%.

Der Internal Revenue Service (IRS) verpflichtet auch Gutverdiener (über 200.000 USD für Einzelpersonen oder 250.000 USD für Paare, die gemeinsam einen Antrag stellen) eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9%, die Arbeitgeber zurückhalten müssen, aber nicht mithalten müssen.

Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA) Steuern kommen aus der Tasche Ihres Unternehmens. Diese belaufen sich auf 6% des Gehalts eines Mitarbeiters bis zu 7.000 US-Dollar. In einigen Fällen, z. B. wenn ein Unternehmen seine staatlichen Arbeitslosensteuern pünktlich zahlt, kann es jedoch eine staatliche Gutschrift von bis zu 5,4% erhalten, wodurch sich ihr effektiver FUTA-Satz auf 0,6% senkt. In bestimmten Bundesstaaten mit staatlichen Schulden aus Arbeitslosendarlehen, auch als Kreditreduzierungsstaaten bekannt, kann der verfügbare Kredit niedriger sein, was zu einem höheren effektiven FUTA-Satz führt.

Zusätzlich zu den Lohnsteuern des Bundes müssen Arbeitgeber möglicherweise die entsprechenden staatlichen Lohnsteuern einbehalten und zahlen. Dies kann staatliche Arbeitslosengeld- und Einkommensteuerabzüge beinhalten, die Steuersätze variieren jedoch; Sie können die Verband der Steuerverwalter um spezifische Informationen über die Anforderungen Ihres Bundesstaates zu erhalten.

💡 Top-Tipp: Arbeitgeber müssen jährlich einreichen Formular W-2s für alle Mitarbeiter. Dazu gehören Angaben zum Familienstand, zum Kindergeld und zusätzliche Anträge auf Steuereinbehaltung, die Sie zur Berechnung der Lohnsteuer benötigen.

2. Berechnen Sie das zu versteuernde Bruttoeinkommen

Für Lohnsteuerzwecke ist das zu versteuernde Bruttoeinkommen das Gesamteinkommen des Arbeitnehmers vor Abzügen. Dieser Betrag beinhaltet Löhne, Gehälter und andere Vergütungen, schließt jedoch Leistungen vor Steuern wie Rentenbeiträge und vom Arbeitgeber bereitgestellte Versicherungen aus.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten für ein Unternehmen in New York und berechnen die Lohnsteuer für einen Mitarbeiter namens Logan.

Ihr Jahresgehalt beträgt 42.000 US-Dollar, was 3.500 US-Dollar pro Monat entspricht. Logan ist ledig und hat keine Angehörigen. Sie haben auf ihrem Formular W-2 eine zusätzliche Einbehaltung von 250 US-Dollar pro Zahlungsperiode beantragt. Logans monatliches Bruttoeinkommen beträgt weiterhin 3.500 US-Dollar, aber die zusätzliche Einbehaltung von 250 US-Dollar wirkt sich auf ihren Nettolohn aus.

3. Lohnsteuerbeiträge und -einbehalte ausrechnen

Jetzt, da Sie das zu versteuernde Bruttoeinkommen von Logan kennen, kann Ihr Personalteam festlegen, wie viel Arbeitgeberlohnsteuer Ihr Unternehmen von seinen eigenen Mitteln und dem Gehaltsscheck des Arbeitnehmers abziehen sollte.

Dazu gehören alle Steuerbeiträge, für deren Einbehaltung und Überweisung an die zuständigen Behörden Ihr Unternehmen verantwortlich ist. In diesem Fall müssen wir zusätzlich zu den üblichen Steuerpflichten des Bundes die staatlichen Anforderungen berücksichtigen.

New Yorker Arbeitgeber unterliegen verschiedenen staatlichen Steuern, darunter:

• Arbeitslosenversicherung
• Wiederbeschäftigungssteuer
• Staatliche Berufsunfähigkeitsversicherung

Die lokale Gesetzgebung sieht auch vor, dass Unternehmen zusätzliche Beiträge im Namen der Arbeitnehmer einbehalten müssen:

• Bezahlte Familienurlaubssteuer
• Persönliche Einkommensteuer

Sie müssen auch alle anderen Gehaltsabzüge für Mitarbeiter berücksichtigen, z. B. Beiträge zur Lebensversicherung oder Altersvorsorge, und diese in die Einbehalte von Logan einbehalten.

4. Bestimmen Sie den Nettogehalt (zum Mitnehmen)

Um Logans Gehalt zum Mitnehmen zu berechnen, müssen Sie die gesamten Einbehalte vom Bruttolohn des Mitarbeiters abziehen — nicht zu versteuerndes Bruttoeinkommen.

Nehmen wir an, Logans Abzüge belaufen sich auf 23% ihres Gehaltsschecks in Höhe von 3.500 US-Dollar oder 805 US-Dollar. Dann würde Logans Nettolohn 2.695 US-Dollar betragen. All diese Informationen sollten auf Logans Gehaltsabrechnung stehen, damit sie den Überblick über Einnahmen, Steuern und Leistungen behalten können.

Wie Sie sehen, können diese Steuerberechnungen schnell überwältigend werden — und das ohne zusätzliche Komplikationen wie Steuergutschriften oder Gehaltsabrechnungsanträge außerhalb des Zyklus. Zum Glück gibt es Tools, die dabei helfen können, diese wichtigen Gehaltsabrechnungsprozesse zu rationalisieren.

Mit einem Personalinformationssystem (HRIS) mit integrierten Gehaltsabrechnungsfunktionen können Sie einige der oben aufgeführten Schritte automatisieren. Mit praktischen Automatisierungen, einschließlich optimierter Berichte und Analysen, können diese effizienten Tools Ihrem HR-Team helfen, den Stress zu minimieren, den die manuelle Verwaltung der Lohnsteuern für Arbeitgeber mit sich bringt.

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Wie sich die Lohnsteuer von Arbeitgeber zu Land unterscheidet

Wie bereits erwähnt, sind die Lohnsteuern von Arbeitgebern auf der ganzen Welt unterschiedlich — was zu einer Vielzahl von Lohnsteuersätzen und -vorschriften führt.

Um Ihnen das Verständnis einiger dieser Unterschiede zu erleichtern, haben wir eine Zusammenfassung der wichtigsten Anforderungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in den USA, Kanada und Großbritannien zusammengestellt.

*Die obigen Informationen basieren auf unseren Recherchen im Oktober 2024. Dies sollte nicht als Finanz- oder Rechtsberatung ausgelegt werden. Wir empfehlen Ihnen, einen Fachmann zu konsultieren, wenn Sie Hilfe bei der Lohnsteuer von Arbeitgebern benötigen.

Die Lohnsteuer von Arbeitgebern in den Griff bekommen

Ob Ihr Unternehmen fünf oder fünfhundert Mitarbeiter hat, berechnet, verfolgt und überweist Lohnsteuer für Arbeitgeber ist keine leichte Aufgabe.

Vom Einreichen der richtigen Formulare über das Verständnis der Lohnabrechnungsbedingungen bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung der Steuerfälligkeiten ist die Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnungspflichten eine wichtige — aber umständliche — Aufgabe.

Mit dem neuen HRIS von Leapsome müssen Sie sich nicht mit verwirrenden, belastenden Gehaltsabrechnungssystemen auseinandersetzen. Es ist konzipiert für kleine und wachsende Unternehmen und bietet die Integrationen und Funktionen, die in Ihren HR-Workflows fehlen.

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Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und bietet keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Obwohl wir unser Bestes getan haben, um Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, können wir nicht garantieren, dass alles aktuell oder fehlerfrei ist. Für eine maßgeschneiderte Beratung empfehlen wir, einen qualifizierten Anwalt oder Steuerberater zu konsultieren.