Kostenlose Vorlage für Einzelgespräche und Top-Tipps für Manager von heute

Regulär Einzelgespräche zwischen Managern und Mitarbeitern ist entscheidend, damit sich die Mitarbeiter bei der Arbeit geschätzt und unterstützt fühlen. Diese Treffen sind ein wesentlicher Bestandteil einer ganzheitlichen Strategie zur Mitarbeiterförderung und ermutigen Manager, sich zu Coaches zu entwickeln.

Als Manager wirkt sich Ihre Fähigkeit, Ihre Berichte zu coachen, stark auf die Teamleistung und das Engagement aus. Sie schulden jedem Ihrer Teammitglieder die Zeit und Aufmerksamkeit, um ihnen zu helfen, in ihren Rollen erfolgreich zu sein. Einzelgespräche sind die perfekte Gelegenheit, dies in die Praxis umzusetzen.

Zu Einzelgesprächen gehört jedoch so viel mehr, als Zeit in den Kalender zu schreiben und in einen Videoanruf zu springen. Um die Vorteile dieser Diskussionen nutzen zu können, sollten Sie Ihre persönliche Besprechungsstruktur bewusst entwerfen und anpassen. Dies ist entscheidend für die Verbesserung Ihrer Kommunikationswege und Coaching-Beziehungen zu jedem Teammitglied.

Egal, ob Sie neu im Management sind oder nur nach ein paar Tipps zur Strukturierung Ihrer Einzelgespräche suchen, dieser Leitfaden ist genau das Richtige für Sie. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Einzelgespräche abhalten können, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu steigern und Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

📥 Erstelle dein kostenloses Konto, um Einzelgespräche und Teambesprechungen zu verfolgen über Leapsome oder laden Sie unseren herunter Best-Practice-Vorlage für effektive Einzelgespräche!

Was ist der Zweck eines Einzelgesprächs?

Das Zweck von Einzelgesprächen besteht darin, den Fortschritt zu überprüfen, konstruktives Feedback auszutauschen, Siege zu feiern, Herausforderungen anzugehen und Angebote zu machen Lern- und Entwicklungscoaching. 

Diese Treffen machen das Einchecken schnell und einfach, bieten eine einzigartige Gelegenheit für private Diskussionen, fördern einfühlsame Arbeitsbeziehungen, geben den Mitarbeitern das Gefühl, geschätzt zu werden, und fördern die Denkweise, Probleme zu lösen.

Also, wann ist ein Einzelgespräch nicht zielführend? Wenn es nur um die Prioritäten eines Managers geht. Laut Steven G. Rogelberg, Autor von Ich bin froh, dass wir uns getroffen haben: Die Kunst und Wissenschaft von Einzelgesprächen, „Diese Besprechungen sind am produktivsten, wenn sie sich auf den Mitarbeiter konzentrieren — auf [seine] Bedürfnisse, Sorgen und Hoffnungen — und nicht nur auf das, was für [seinen] Manager im Vordergrund steht.“

Darüber hinaus werden Einzelgespräche als Instrument, um sich mit der Arbeitswelt vertraut zu machen, immer nützlicher, da die Generation Z in die Belegschaft einsteigt, nachdem sie während der Pandemie erwachsen geworden ist. Die Generation Z wurde möglicherweise als „schwierig zu handhaben“ eingestuft 45% der Personalchefs, aber sie auch“bringen Sie eine einzigartige Mischung aus Talent und mutigen Ideen mit, die jede Belegschaft verjüngen können.“

Und wenn du dich immer noch fragst warum Einzelgespräche sind der Schlüssel zum Erfolg Ihres Teams: Mitarbeiter, die sich regelmäßig mit ihrem Vorgesetzten treffen, haben eine mehr als doppelt so hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie bei der Arbeit engagiert sind. Bei den von Gallup befragten Arbeitnehmern handelte es sich allesamt um Millennials (die bis 2030 75% der Belegschaft ausmachen werden), aber auch andere Generationen, wie die Generation Z, erwarten häufige Check-ins und Feedback.

🚀 Holen Sie das Beste aus Einzelgesprächen heraus

Unser kostenloses Meetings-Modul ist ein All-in-One-Tool für effektive 1:1 -Check-ins.
‍
👉 Erfahre mehr‍

Themen, die in einem persönlichen Mitarbeitergespräch behandelt werden sollen

Zwar hat jeder Manager einen eigenen Führungsstil, aber einige Säulen eignen sich hervorragend für ein Einzelgespräch. In dem Buch Die Entstehung eines Managers, Julie Zhuo, ehemalige VP Design bei Facebook, hebt vier Gesprächsziele für Manager und direkt unterstellte Mitarbeiter hervor — und diese sollten alle Teil des Einzelgesprächs sein:

• Diskussion der wichtigsten Prioritäten
• Kalibrieren, wie „großartig“ aussieht
• Feedback teilen
• Nachdenken darüber, wie die Dinge laufen
• Gehaltsüberprüfung und Fördermöglichkeiten
• Fragen zur Karriereentwicklung

Es ist in Ordnung, wenn Sie nicht in jedem Meeting alle vier Punkte behandeln, aber wenn Ihre Besprechungen regelmäßig Diskussionspunkte enthalten, die sich an diesen Säulen orientieren, werden Sie wirkungsvolle Gespräche führen. ‍

Erfahrene Manager fühlen sich wohl dabei, Berichte mit verschiedenen Themen zu unterstützen. Dies kann langfristige berufliche Ziele und sogar mitfühlende Gespräche über Aspekte des Privatlebens eines Mitarbeiters beinhalten, die sich auf seine Leistung auswirken könnten — und ihnen helfen, Stress zu bewältigen und abzubauen (z. B. Anpassung der Arbeitsbelastung, Erhöhung der Ressourcen).

Ben Horowitz, Risikokapitalgeber und erfolgreicher Unternehmer aus dem Silicon Valley, teilte seine Gedanken zu was macht ein gutes 1:1 Meeting aus:

„Der Schlüssel zu einem guten Einzelgespräch ist das Verständnis, dass es sich um eine Besprechung mit dem Mitarbeiter und nicht um eine Besprechung mit dem Manager handelt. Dies ist das Treffen in freier Form für all die dringenden Probleme, brillanten Ideen und chronischen Frustrationen, die nicht genau in Statusberichte, E-Mails und andere weniger persönliche und intime Mechanismen passen.“

Das bringt uns zu einem hilfreiche Denkweise für Einzelgespräche: Diese Besprechungen gehören Ihrem Bericht und nicht Ihnen, dem Manager. Es ist zwar wichtig, dass Sie auch Themen in das Meeting einbringen und Feedback geben, aber Manager sollten vor allem zuhören und coachen.

Vermeiden Sie es auch, Einzelgespräche nur über die tägliche Arbeit zu führen. Es sei denn, Themen können in Coaching und Entwicklung eingebunden werden, z. B. die Diskussion, wie Sie Ihrem Bericht helfen können, eine Herausforderung bei der Arbeit zu lösen.
‍

⭐️ Top-Tipp: Wenn es entmutigend klingt, schwierige Gespräche zu führen und kritisches Feedback mit Ihren Mitarbeitern zu teilen, lesen Sie unsere schrittweise Anleitung zu konstruktives Feedback geben.

Beste Vorlage für Einzelgespräche für Ihr erstes Meeting mit einem Mitarbeiter

Während Ihre laufenden Einzelgespräche viele Themen behandeln, wird Ihr erstes Einzelgespräch den Ton für die Coaching-Beziehung angeben, die Sie mit jedem Bericht aufbauen. Und deshalb sollte es mehr Bereiche abdecken. Dies ist umso wichtiger, wenn ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team hinzukommt, da Sie auch Zeit benötigen, um sich kennenzulernen.

Fassen Sie zu Beginn des ersten Einzelgesprächs das Format und die Erwartungen für die Treffen zusammen. Sie werden diese Erwartungen auch in einer Einladungs-E-Mail dargelegt haben (die wir bearbeiten werden). Sobald Sie dies getan haben, können Sie in ein offenes Gespräch einsteigen. Da es sich um das erste Treffen handelt, ist es umso wichtiger, Fragen vorzubereiten, um das Gespräch am Laufen zu halten.

Zwei Arten von Fragen sind in Ihrem ersten Einzelgespräch am hilfreichsten:

1. Fragen zum „Kennenlernen“ — diese helfen dabei, Barrieren abzubauen und die Beziehung auf dem richtigen Fuß zu beginnen.
   ‍
2. Fragen, die Ihnen helfen, die Lage des Landes zu verstehen — diese werden Ihnen als Manager helfen, ein Gefühl für den Status Quo zu bekommen.

Als Manager müssen Sie sich die Antworten Ihres Berichts genau anhören und sich Notizen machen — solange Ihr Bericht Sie dazu beglückt und Sie nichts Privates oder Angelegenheiten schreiben, die „vertraulich“ bleiben sollten.

Die besten Fragen, die Sie in Ihrem ersten Einzelgespräch stellen sollten

• Was gefällt dir am meisten an der Arbeit hier?
  ‍
• Was gefällt Ihnen an Ihrer spezifischen Rolle am meisten?
  ‍
• Was läuft gut?
  ‍
• Was läuft nicht gut?
  ‍
• Wenn Sie nur eine Sache an dem Unternehmen oder Ihrer Rolle ändern könnten, was wäre das?
  ‍
• Was erwarten Sie von mir als Ihrem Manager?
  ‍
• Was sind Ihre beruflichen Ambitionen? Wo siehst du dich selbst in den nächsten Jahren?
  ‍
• Was sollte ich über dich wissen und wie du gerne arbeitest, damit wir gut zusammenarbeiten können?

📥 Bereit loszulegen? Verfolge deine 1:1 -Meetings in Leapsome (kostenlos!) und hol dir dein kostenlose herunterladbare Einzelvorlage.

So planen Sie Einzelgespräche

Als Manager sollten Sie ab der ersten Woche ein wiederkehrendes Einzelgespräch mit Ihren direkt unterstellten Mitarbeitern vereinbaren.

⭐️ Top-Tipp: Eine Stunde pro Woche ist ein guter Rhythmus — zumindest sollten Sie zweiwöchentliche Treffen abhalten. Dies bietet genügend Zeit, um eine starke Beziehung aufzubauen und wichtige Themen zu behandeln. Wenn es nicht viele Diskussionspunkte gibt, ist es in Ordnung, das Meeting zu verkürzen.

E-Mail-Vorlage für Ihr erstes Einzelgespräch mit einem direkt unterstellten Mitarbeiter

Die E-Mail dient drei Zwecken:

1. Vereinbarung eines Tages und einer Uhrzeit für das wöchentliche Treffen;
2. Legen Sie mit Ihrem Bericht Erwartungen darüber fest, was sie von der Besprechung erwarten sollten; und
3. [Im Falle eines neuen Berichts] Ich wiederhole, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihnen freuen.

Letztlich wollen Sie Vertrauen aufbauen und dafür sorgen, dass sie sich wohl fühlen.

‍

Betreff: Planung unserer Einzelgespräche

Hallo [Name des Berichts],

Ich möchte ein wiederkehrendes Einzelgespräch einrichten, damit wir uns jede Woche zur gleichen Zeit treffen.

Damit ihr wisst, was euch erwartet, hier ein paar Details dazu, wie ich gerne Einzelgespräche führe:

Unsere Einzelgespräche sind Ihre Treffen. Sie bieten uns die Möglichkeit, über alle Themen zu sprechen, die Sie beschäftigen, Feedback auszutauschen, Ihre berufliche Entwicklung zu besprechen und alles andere, was Sie sich wünschen. Diese Treffen sollen Ihnen helfen, in Ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Was auch immer Ihnen dabei helfen würde, wäre ein großartiges Thema für diese Treffen.

Da wir bei Projekten eng zusammenarbeiten und andere Meeting-Formate haben werden, in denen wir über den Fortschritt verwandter Aufgaben sprechen werden, dienen unsere Einzelgespräche nicht in erster Linie der Statusaktualisierung.

Die Tagesordnung für das Meeting sollte Ihnen gehören. Wir verwenden [Name einfügen von Software für Besprechungen] um jede Woche den Überblick über unsere Agenda, Notizen und Aktionspunkte zu behalten.

Wir sollten eine Stunde für das Treffen einplanen, um wichtige Themen zu behandeln. Hier sind einige Zeitfenster, die für mich funktionieren. Teilen Sie mir mit, welche Zeit Sie bevorzugen. Bitte schlagen Sie alternative Zeiten vor, falls keine für Sie funktioniert.

• [Wochentag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

• [Wochentag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

• [Wochentag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

Ich schicke eine Kalendereinladung, sobald wir uns auf den Zeitpunkt geeinigt haben.

Ich freue mich auf unsere Gespräche und auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Danke,

[Dein Name]

‍

Sobald Sie und Ihr Bericht eine Zeit gefunden haben, die für Sie beide geeignet ist, planen Sie das wiederkehrende Einzelgespräch im Kalender ein. ‍
‍

Vorlage für eine Einladung zum 1:1 -Besprechungskalender

Gehen Sie zu Ihrer Geschäftskalender-App und erstellen Sie ein neues Meeting, um die Zeit für Sie und Ihren Bericht festzulegen.
‍

Name und Teilnehmer der Veranstaltung

Wir empfehlen einen klaren und prägnanten Veranstaltungstitel (z. B. „1:1 | Taylor & Morgan“). Auf diese Weise können Besprechungsteilnehmer das Meeting leicht erkennen, wenn sie in ihren Kalender schauen.

Denken Sie daran, Ihren Bericht zur Besprechung hinzuzufügen (entweder über Ihren Kalender oder ein Besprechungstool), damit die Teilnehmer die Einladung erhalten.
‍

Datum & Uhrzeit

Richten Sie die Veranstaltung für den Tag und die Uhrzeit ein, die Sie vereinbart haben. Denken Sie daran, es als wiederkehrendes Ereignis festzulegen.
‍

Standort

Es ist eine gute Idee, einen permanenten Link zur Videokonferenz in der Kalendereinladung zu haben, damit Sie an der Besprechung teilnehmen können, ohne jedes Mal einen neuen Link einrichten zu müssen.

Auch wenn Sie vorhaben, sich persönlich zu treffen, ist ein Link zur Videokonferenz hilfreich. Wenn Sie sich also einmal aus der Ferne treffen müssen, ist alles vorbereitet.
‍

Beschreibung

Geben Sie die URL des Dokuments für die Tagesordnung und die Notizen an. Auf diese Weise können Sie während der Besprechung auf die entsprechenden Dokumente zugreifen. Wenn Sie jedoch eine 1:1 -Meeting-Software verwenden, enthält diese automatisch einen Link zum Meeting.

Wenn Sie etwas wie Google Docs verwenden, stellen Sie sicher, dass die Datenschutzeinstellungen so eingerichtet sind, dass nur Sie beide auf das Dokument zugreifen können.

⭐️ Top-Tipp: Mit einem Software für Besprechungen Wie bei Leapsome können Sie ganz einfach wiederkehrende Einzel- oder Teambesprechungen mit beliebig vielen Teammitgliedern erstellen — und diese automatisch mit Google- oder Outlook-Kalendern synchronisieren.

Sie können den Überblick über die Tagesordnung, Notizen (privat oder geteilt) und Aktionspunkte behalten. So erhalten Sie einen besseren Überblick über Besprechungen und besprochene Themen (einschließlich hilfreicher Analysen).

Wenn Sie das Beste aus Ihren Einzelgesprächen und Teambesprechungen herausholen möchten, chatten Sie mit einem unserer Produktexperten.

Verwenden Sie Tools und Vorlagen für Ihr nächstes Einzelgespräch

Wenn Sie ein einfaches Google-Dokument verwenden, um Ihre Besprechungen zu verfolgen, finden Sie hier einige Hinweise:

• Schreiben Sie das Datum und Zeit des Treffens.
• Erstellen Sie Abschnitte, in denen Teilnehmer etwas hinzufügen können Tagesordnungspunkte und Gesprächsthemen, machen Sie sich Notizen, und Aktionspunkte aufzeichnen von der Sitzung.
• Wenn es Zeit für das nächste Meeting ist, verschieben Sie den gesamten Inhalt des vorherigen Meetings auf die nächste Seite. Sie haben dann eine Aufzeichnung aller Einzelgespräche, die Sie hatten, sowie einen Bericht, alles in einem Dokument.

Wenn Sie Ihre Einzelgespräche mit einer Vorlage für Einzelgespräche für Mitarbeiter und einem Tool wie Leapsome unterstützen Tagungen, all das wird automatisch erledigt.

⭐️ Top-Tipp: Eine Aufzeichnung all Ihrer Einzelgespräche kann Ihnen bei der Durchführung helfen Leistungsbeurteilungen und teilen Sie Leistungsfeedback. Sie erhalten eine umfangreiche Liste aller Themen, die Sie in den Wochen vor der Überprüfung besprochen haben.

Fragen zu Einzelgesprächen für Manager

Allgemeine Fragen

• Wie geht es dir heute?
• Woran denken Sie diese Woche bei der Arbeit?
• Was sind deine Prioritäten für diese Woche?
• Gibt es Verwaltungsfragen (z. B. Feiertage), die wir besprechen sollten?
  ‍

Ausrichtung

• Wie sicher sind Sie, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln wird?
• Haben Sie Fragen zur Strategie?
• Haben Sie Fragen zu unseren Förderpolitik?
  ‍

Fortschritt

• Benötigen Sie zusätzliche Informationen von mir?
• Was hat dich seit unserem letzten Gespräch herausgefordert?
• Was ist seit unserem letzten Gespräch gut gelaufen?

‍

Feedback und Coaching

• Welches Feedback hast du für mich?
• An welchen Fähigkeiten würdest du gerne weiter arbeiten?
• Welche Fortschritte haben Sie bei Ihren Lern- und Karrierezielen gemacht?
  ‍

Die nächsten Schritte

• Gibt es etwas, das wir beim nächsten Mal besprechen sollten?
• Wie kann ich Sie bis zum nächsten Treffen unterstützen?

💡 Profi-Tipp: Während Manager bestrebt sind, ihre Teams zu stärken, nutzen sie Tools wie Der kostenlose KI-Content-Writer von HubSpot kann ein Lebensretter sein.

Dieses Tool optimiert die Erstellung von Inhalten und gewährleistet Konsistenz und Qualität der Kommunikation. Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Berichte erstellen oder Besprechungen vorbereiten, Der KI-Content-Writer von HubSpot unterstützt Manager dabei, eine klare und ansprechende Erzählung aufrechtzuerhalten.

Dies wiederum verbessert die Gesamteffizienz von Einzelgesprächen und Teaminteraktionen und schafft eine solide Grundlage für den Erfolg. Dies ist ein unschätzbarer Vorteil für Manager, die ihre Zeit maximieren und ihre Verbindung zu ihrem Team vertiefen möchten.

Die integrierten Vorlagen für 1:1 -Besprechungen von Leapsome

Zu machen Sie Einzelgespräche noch effizienter Unser Team von Peoplement-Experten ist einfacher einzurichten und hat integrierte Fragen und Eingabeaufforderungen entwickelt, die Sie mit einem Klick zu Ihrer Agenda-Vorlage hinzufügen können.

Diese Aufforderungen sind hilfreich für alle Manager, die mit ihren Berichten eine Struktur schaffen und wirkungsvolle Gespräche führen möchten.

• Sie finden diese Meeting-Fragen in den Meeting-Einstellungen.
• Wenn Sie über der Agenda-Struktur auf „Ideen anzeigen“ klicken, wird die Liste der Vorschläge angezeigt.
• Klicken Sie in dieser Liste auf „Hinzufügen“, damit Vorschläge automatisch als Abschnitt zu Ihrer Agenda hinzugefügt werden.

Die Vorschläge sind in die folgenden Kategorien unterteilt:

• Allgemeines
• Ausrichtung
• Fortschritt
• Beziehungen
• Bestrebungen
• Die nächsten Schritte

Die Leapsome-Kontoadministratoren Ihres Unternehmens können auch Vorschläge hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen über interne Best Practices verfügt, können diese jedem Manager empfohlen werden, um für Konsistenz bei allen Einzelgesprächen im gesamten Unternehmen zu sorgen.

🚀 Sorgen Sie dafür, dass 2024 jedes Meeting zählt

Melden Sie sich für die kostenlose Meeting-Lösung von Leapsome an, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, die Teamarbeit zu verbessern und das Besprechungsmanagement effizient zu gestalten.

👉 Fangen Sie an, Ihre Meetings kostenlos zu optimieren

Häufig gestellte Fragen

Wie oft sollten Manager Einzelgespräche vereinbaren?

Einzelgespräche sind am effektivsten, wenn sie häufig und in regelmäßigen Abständen abgehalten werden. Wir empfehlen, einmal pro Woche Einzelgespräche zwischen Managern und ihren direkt unterstellten Mitarbeitern zu vereinbaren.
‍

Wie strukturieren Sie ein Einzelgespräch?

Effiziente Einzelgespräche konzentrieren sich auf die Entwicklung und Befähigung der Mitarbeiter. Das bedeutet, dass es zwar notwendig sein kann, ein Hindernis zu besprechen und Ihren Bericht bei der Überwindung zu unterstützen, dass es aber nicht nur um ausstehende Aufgaben und Pläne für die kommende Woche gehen sollte. Das Team von Leapsome-Experten für Mitarbeiterförderung hat sich entwickelt eine kostenlose Vorlage für ein 1:1 -Meeting mit Fragen in den folgenden Kategorien:

• Allgemeines
• Ausrichtung
• Fortschritt
• Beziehungen
• Bestrebungen
• Die nächsten Schritte

Was sagen Sie in einer Einladung zu einem Einzelgespräch?

Ihre Einladung zu einem Einzelgespräch sollte Ihnen helfen, Vertrauen in Ihren Bericht aufzubauen. Wenn Sie eine neue Person einbinden oder zum ersten Mal Einzelgespräche durchführen, legen Sie die Erwartungen an das Meeting und dessen Struktur fest. Wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt, wiederholen Sie, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit mit ihm freuen. Und vereinbaren Sie natürlich einen Tag und eine Uhrzeit, zu der Sie sich regelmäßig treffen können. Wir empfehlen, sich jede Woche oder alle zwei Wochen (mindestens) zu treffen.
‍

Was ist eine Vorlage für Einzelgespräche?

Eine Vorlage für Einzelgespräche besteht aus einer Reihe von Fragenvorschlägen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Einzelgespräche zu strukturieren und sie zu einem Ort zu machen, an dem Mitarbeiter befähigt und gecoacht werden können. Effiziente, entwicklungsorientierte Einzelgespräche können die Teamkultur verbessern, Engagement und Leistung steigern und zum Aufbau einer Feedback-Kultur beitragen.
‍

Wie oft sollten Einzelgespräche abgehalten werden?

Einzelgespräche sind am effektivsten, wenn sie häufig und in regelmäßigen Abständen abgehalten werden. Wir empfehlen, einmal pro Woche Einzelgespräche zwischen Managern und ihren direkt unterstellten Mitarbeitern zu vereinbaren.

‍

Kann ich ein Muster einer Vorlage für Einzelgespräche erhalten?

Die Vorlage für ein 1:1 -Meeting von Leapsome kann kostenlos verwendet werden und enthält Best-Practice-Fragen. Laden Sie es hier herunter.