Drei Vorlagen für 1:1-Meetings, mit denen ihr direkt loslegen könnt

1:1-Meetings sind ideal, um den Fokus dorthin zu lenken, wo er hingehört: auf die Menschen, die ihr eingestellt habt und die ihr zum Erfolg führen wollt. Raus aus dem Tagesgeschäft und direkt verbinden – so sammelt ihr nützliches Feedback, haltet euer Team aligned und erkennt Probleme, bevor sie eskalieren.

Wie jedes Meeting kann auch ein 1:1 zur reinen Zeitverschwendung werden. Meist liegt das an fehlender Struktur. Wenn HR und Manager improvisieren, wissen Mitarbeitende nicht, was sie erwartet, und wichtige Fragen fallen unter den Tisch. Action Items werden selten dokumentiert, geschweige denn nachverfolgt.

Erschwerend kommt hinzu: Viele HR-Teams merken gar nicht, dass ihre 1:1s Verbesserung brauchen. 71% der Manager sind überzeugt, konstruktives Feedback zu geben. Nur 37% der Mitarbeitenden sehen das genauso.*

Dieser Leitfaden gibt HR-Manager*innen die Werkzeuge, diese Lücke zu schließen. Mit den kostenlosen 1:1-Vorlagen und den richtigen Fragen wird aus jedem 1:1 eine Quelle für Erkenntnisse und Wachstum, statt nur ein weiterer Kalendereintrag.

*Leapsome's Workforce Trends Report, 2024

Was ein 1:1-Meeting typischerweise ausmacht

Ein 1:1-Meeting ist ein Gespräch zwischen zwei Personen, keine Gruppendiskussion. Meist findet es zwischen Managern und direkt unterstellten Mitarbeitenden statt. Es kann aber auch zwischen zwei Mitarbeitenden auf gleicher Ebene laufen (Peer-1:1) oder zwischen einer Person und der*dem Vorgesetzten ihrer*ihres Manager*in (Skip-Level-1:1).

Drei 1:1-Vorlagen zum Download, damit Mitarbeitende und Manager auf Kurs bleiben

Mit einer Vorlage zu arbeiten ist die einfachste Methode, 1:1s produktiv zu halten. Schwierig wird es nur, diese Struktur erstmal zu bauen. Diesen Teil haben wir für euch übernommen.

Die folgenden 1:1-Vorlagen für gängige Situationen geben jedem Gespräch eine klare Richtung und halten den Fokus auf dem Wesentlichen. Passt sie an die Bedürfnisse eures Unternehmens an.

Vorlage: wöchentliches 1:1-Check-in

Regelmäßige Check-ins sind ein simples, aber wirksames Mittel, um Workload, Performance und Pain Points jeder Person im Blick zu behalten. Sie geben Teammitgliedern den Raum, Bedenken anzusprechen oder zusätzliche Ressourcen anzufordern.

Eine wöchentliche Check-in-Vorlage, die alle Punkte abdeckt:

[Datum]

[Name Manager*in]

[Name Mitarbeitende*r]

Art des Meetings: wöchentliches Check-in

Action Items aus dem letzten Meeting: 

Rückblick auf die vergangene Woche: 

Prioritäten diese Woche: 

Blocker und Herausforderungen: 

Unterstützungsbedarf: 

Feedback an Manager*in: 

Action Items

Nächster Meeting-Termin: 

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✅ Check-ins mit Mitarbeitenden, ganz ohne Aufwand
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Nutzt unsere Vorlage zur Vorbereitung und für klare Dokumentation.
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Vorlage: 1:1 zum Onboarding

Das erste 1:1 mit einer neuen Person setzt den Ton für die gesamte Zusammenarbeit. So macht ihr es richtig.

[Datum]

[Name Manager*in]

[Name Mitarbeitende*r]

Art des Meetings: Onboarding

Fragen:

• Was begeistert dich an dieser Rolle?
• Was wirkt am einschüchterndsten?
• Welcher Führungsstil passt am besten zu dir?
• Wie möchtest du Feedback bekommen?
• Brauchst du noch Tools oder Ressourcen?
• Gibt es etwas, das du gern über das Team, die Unternehmenskultur oder die Rolle wissen möchtest?
• Hast du Feedback, mit dem wir unseren Hiring-Prozess verbessern können?

Action Items

Nächster Meeting-Termin:

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🏁 Startet neue Mitarbeitende richtig
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Eine strukturierte Vorlage für Onboarding-Gespräche, damit sich euer Team von Anfang an gut aufgehoben fühlt.
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Vorlage: 1:1 zur Performance Review

Egal ob jemand performt oder nicht, ein respektvolles Gespräch über Leistung und Ziele ist der beste Weg zu verstehen, was los ist und wie es weitergeht. Hier eine Agenda für Performance-Meetings, die ihr direkt nutzen könnt.

[Datum]

[Name Manager*in]

[Name Mitarbeitende*r]

Art des Meetings: Performance Review

Ziele aus der letzten Review:

Fortschritt bei den Zielen: 

Bereiche zur Verbesserung: 

Vorgeschlagene Performance-Ziele: 

Feedback an Mitarbeitende*n: 

Feedback an Manager*in: 

Action Items

Nächste Performance Review: 

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📜 Fokus auf Leistung, nicht auf Papierkram
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Ein strukturierter Review-Prozess, der Mitarbeitende zielgerichtet und produktiv hält.
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Warum das 1:1 das Schweizer Taschenmesser unter den Meetings ist

Egal wozu das Meeting dient: Ein gut geführtes 1:1 stärkt die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Managern, weil es Vertrauen aufbaut und Raum für offene Kommunikation schafft. Diese Art von Meeting kann das Mitarbeiterengagement und die Moral steigern, weil Teammitglieder spüren, dass ihre Zeit und ihr Input wertgeschätzt werden.

Was meinen wir mit „gut geführt“? In The Making of a Manager beschreibt Julie Zhuo, ehemalige VP of Design bei Facebook, vier Gesprächsziele für effektive 1:1s zwischen Managern und ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden:

• Reflektieren: Über den aktuellen Workload und die Verantwortung sprechen, ebenso über Fortschritte und Schwierigkeiten

• Feedback austauschen: Konkrete Hinweise geben, was gut läuft und wo es Luft nach oben gibt. Und Raum lassen, damit Mitarbeitende ihre Sicht teilen können

• Prioritäten definieren: Auf wichtige Action Items oder Verbesserungsbereiche fokussieren

• Entwicklung planen: Ziele setzen, sowohl für kurzfristige Leistungskalibrierung als auch für langfristige Mitarbeiterentwicklung (zum Beispiel jemanden auf mehr Verantwortung vorbereiten)

Fragen für 1:1-Meetings, die wirklich etwas bringen

„Der Schlüssel zu einem guten 1:1 ist zu verstehen, dass es das Meeting der*des Mitarbeitenden ist, nicht das der*des Manager*in. Es ist das offene Format für all die drängenden Themen, brillanten Ideen und chronischen Frustrationen, die nicht in Statusberichte, E-Mails oder andere weniger persönliche Kanäle passen.“
— Ben Horowitz, Co-Founder bei der Tech-VC-Firma a16z

Neben einer klaren Struktur ist die richtige Frage der Schlüssel zu einsichtsreichen 1:1s. Hier ein paar Fragen, die Interesse an der Perspektive der Mitarbeitenden zeigen und sich auf die Themen konzentrieren, die für Manager am wichtigsten sind.

Allgemeine Fragen

• Wie geht es dir aktuell?
• Was beschäftigt dich diese Woche bei der Arbeit?
• Was sind deine Prioritäten für die kommende Woche?

Onboarding-Fragen

• Fühlst du dich gut vorbereitet für deinen Workload und die Erwartungen?
• Brauchst du zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen, um dich aufgestellt zu fühlen?
• Was sind deine wichtigsten Ziele für die nächsten 30, 60 und 90 Tage?

Fragen zu Alignment und Strategie

• Wie zuversichtlich bist du, wohin sich das Unternehmen entwickelt?
• Hast du Fragen zur Unternehmensstrategie und wie sie deinen Alltag beeinflusst?
• Spürst du, dass deine Arbeit mit den übergeordneten Zielen des Teams verbunden ist?

Fragen zu Fortschritt und Herausforderungen

• Was war seit unserem letzten Gespräch besonders herausfordernd?
• Brauchst du zusätzliche Unterstützung oder Ressourcen, um diese Hürden zu meistern?
• Dauern Aufgaben länger oder sind aufwendiger als erwartet? Warum?

Fragen zu Feedback und Coaching

• Hast du Feedback für mich?
• Wie kann ich dich diese Woche bei deinen Projekten am besten unterstützen?
• Kann ich dich mit jemandem für zusätzliches Feedback oder Coaching vernetzen? 

Fragen zu Lernen und Entwicklung

• Welche Fortschritte hast du seit deinem Start hier bei deinen Lern- und Karrierezielen gemacht?
• Gibt es Ressourcen, Kurse oder andere Entwicklungsangebote, die du nutzen möchtest?
• Hast du Fragen zu unserer Promotion-Policy?

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Unser Meetings-Modul bietet eine strukturierte, vorlagenbasierte Methode, mit der Check-ins auf Kurs bleiben und jedes Gespräch zählt.

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Wie aus 1:1s eine feste Routine wird

Der beste Weg in eine 1:1-Routine: früh anfangen. Bei neuen Mitarbeitenden plant das erste Gespräch und legt einen Rhythmus in der ersten Woche fest. So zeigt ihr direkt: 1:1s sind wichtig und keine Pflichtübung.

Genauso wichtig: Beide Seiten müssen wissen, wann die Meetings stattfinden und wie sie ablaufen. Für regelmäßige Check-ins ist eine halbe Stunde pro Woche eine gute Basis.

Für 1:1s zu spezifischen Themen wie Leistungskalibrierung reicht oft ein Bedarfsplan. Geht es aber um eine fortlaufende Situation wie das Begleiten eines Entwicklungsplans, sind feste Termine sinnvoll, um Fortschritt zu verfolgen und Dynamik zu halten.

So oder so: gebt ausreichend Vorlaufzeit und teilt nach Möglichkeit eine kurze Agenda, damit sich die andere Person vorbereiten kann. Wenn beide Seiten mit dem gleichen Ziel ins Gespräch gehen, sind Meetings deutlich produktiver.

Plant Meetings, auf die sich euer Team freut, mit Leapsome

1:1-Meetings sind starke Gelegenheiten, um actionable Insights zu sammeln und positive Arbeitsbeziehungen zu pflegen. Sie sind aber auch schwer richtig zu machen, vor allem mit Stift, Papier und Ad-hoc-Ansatz.

Mit Leapsomes Meetings-Tool ist das Fundament für erfolgreiche 1:1s schon gelegt. Wählt eine durchdachte Vorlage oder erstellt eure eigene, und ihr habt eine klare Roadmap, die jedes Meeting auf Kurs hält. Tragt während des Gesprächs Notizen ein, und alles wird sicher gespeichert und mit euren restlichen HR-Daten verknüpft.

Für ein vollständiges HRIS-Setup kombiniert Meetings mit weiteren Leapsome-Features wie Ziele für die Fortschrittsverfolgung, Instant Feedback für Einblicke und Lernen für die Begleitung der Mitarbeiterentwicklung. 

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FAQ

Was ist eine 1:1-Meeting-Vorlage?

Eine 1:1-Meeting-Vorlage ist ein Dokument, das die wichtigsten Themen und Fragen vorgibt. Mit einer klaren, einheitlichen Struktur fällt es Managern leichter, Meetings zu führen und entscheidende Informationen festzuhalten.

Welche Agenda eignet sich für 1:1-Meetings?

Wir empfehlen natürlich unsere 1:1-Vorlagen für Manager (wir haben sie oben geteilt). Wählt zwischen Roadmaps für wöchentliche Check-ins, Onboarding und Performance Reviews und passt diese Frameworks an gängige Situationen und spezifische Bedürfnisse an.