CUSTOMER CASE STUDY

Wie PlusDental preisgekrönte HR-Praktiken mit Leapsome umsetzte

Bei PlusDental haben wir uns im Jahr 2019 von 85 auf 190 Mitarbeiter mehr als verdoppelt. Wir haben Leapsome implementiert, um eine robuste Struktur für das Performance Management zu schaffen. Wir nutzen die Plattform für unsere halbjährlich stattfindenden 360 Review-Prozesse und Mitarbeiterbefragungen sowie für Instant Feedback und Dank. Wir können nun sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter alle das Feedback erhalten, das sie für ihre Entwicklung benötigen. Außerdem haben wir haben Zugang zu großartigen Daten aus der Personalanalyse, die uns helfen, eine konstant gute Erfahrung für unsere Mitarbeiter über ihre gesamte Zeit bei PlusDental aufrechtzuerhalten. Und als Krönung haben wir mit unseren neuen Prozessen bei PlusDental einen HR Excellence Award gewonnen.
Jan Holste
Director of People & Culture
CUSTOMER PROFILE
Plusdental ist ein schnell wachsendes Digital Health Startup im Bereich der Kieferorthopädie.
Location:
Berlin, Deutschland
Company Size:
180-200
Industry:
Health Tech
Features Used:
  • Ziele & OKRs
  • Mitarbeiter-Befragungen
  • Instant Feedback & Kudos
  • 1-to-1 Meetings
  • Performance & 360 Reviews

Die Herausforderung

PlusDental hat die Zahl der Mitarbeiter im Jahr 2019 mehr als verdoppelt, von 85 zu Beginn des Jahres auf über 190 Mitarbeiter. Bei diesem rasanten Wachstum erlebten sie viele der üblichen Herausforderungen, die mit einer starken Skalierung der Organisation verbunden sind. Verstärkt werden diese insbesondere, wenn Prozesse zur Mitarbeiterentwicklung nicht strukturiert sind.

Durch die Einstellung vieler neuer Mitarbeiter in kurzer Zeit wurde die Organisation immer unübersichtlicher. Aufgrund der fehlenden Struktur erhielten die Mitarbeiter nicht das Feedback, das sie zur Entwicklung benötigten. In einigen Fällen hatten Mitarbeiter, die seit vielen Monaten im Unternehmen tätig waren, nie ein Feedback zu ihrer Leistung erhalten.

Jan Holste, Director of People & Culture bei PlusDental, erkannte das Problem des Unternehmens.

"Vor Leapsome hatten wir überhaupt keine Feedback-Prozesse, so dass ich aus HR-Sicht nicht sehen konnte, welche Art von Feedback und ob überhaupt welches stattfand."

Ohne die richtigen Prozesse war es für PlusDental fast unmöglich, Leistungsbeurteilungen durchzuführen. Dies hatte zur Folge, dass für die Mitarbeiter Entwicklungspfade und Aufstiegsmöglichkeiten sehr unklar waren.


Die Lösung

Jan und das Führungsteam von PlusDental wussten, dass sie ein robustes Setup für ein wertorientiertes Performance Management und Feedback schaffen mussten, das die Mitarbeiterentwicklung vorantreibt, das Engagement der Mitarbeiter erhöht und ihre Personalprozesse verbessert.

Um dies zu erreichen, entschied sich Jan für Leapsome als die Plattform, die PlusDental nutzen würde um die Performance Management und Mitarbeiter Engagement Prozesse zu verbessern.  PlusDental nutzte bereits Personio als HR-Informationssystem, dies vereinfachte den Roll-out.

"Insgesamt war die Einführung von Leapsome über die API in Personio schnell und einfach - unsere Mitarbeiter wurden sofort synchronisiert und in Leapsome hochgeladen. Der anschließende Einstieg in die Module der Plattform war ziemlich einfach."

Jan leitete sofort einen 360-Grad-Review-Zyklus ein. Erstmals erhielten alle Mitarbeiter direktes Feedback zu ihrer Leistung.

In einem vorgelagerten Projekt hatte Jan bereits die Unternehmenswerte von PlusDental definiert. Die acht definierten Unternehmenswerte bildeten die Grundlage für die Kriterien, an denen die Mitarbeiter in ihren Reviews beurteilt werden.

Neben den 360-Grad-Review-Prozessen, die nun halbjährlich automatisch mit Leapsome durchgeführt werden, nutzt PlusDental die Instant-Feedback- und Dank-Funktionen von Leapsome. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern sich jederzeit gegenseitig direktes Feedback zu geben. Die definierten Werte des Unternehmens dienen als Anstoß für die Art des Feedbacks und des Dankes, das die Mitarbeiter sich gegenseitig geben sollten. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise für ein Verhalten gelobt werden, bei dem er ganz besonders auf die Bedürfnisse eines Patienten eingeht. Dies ist ganz im Sinne des Unternehmenswertes “Der Kunde ist König”.

Darüber hinaus hat PlusDental halbjährliche Umfragen zum Engagement der Mitarbeiter eingerichtet. Diese geben ein umfassendes Feedback der gesamten Mitarbeiterbasis.

Jan führte den halbjährlichen 360-Grad-Review-Prozess und die alternierenden halbjährlichen Mitarbeiterbefragungen direkt bei allen Mitarbeitern ein. Im Fall von PlusDental ist ein großer Teil der Mitarbeiter in der Produktionsstätte beschäftigt. Damit auch sie von den Vorteilen Leapsomes profitieren konnten, wurden in der Produktionsstätte Computerterminals eingerichtet. Für jedes Team wurden Feedback Champions ernannt, welche alle Mitarbeiter bei der Umsetzung des Prozesses unterstützen. Durch diese Maßnahmen wurde der Rollout sowohl in den Produktionsstätten als auch in der gesamten Organisation ein voller Erfolg.

Die Ergebnisse

Bei der Einführung von Leapsome äußerten Führungskräfte und Mitarbeiter zunächst ihre Zweifel, dass der Prozess zu zeitaufwändig sei. Sobald sie aber direktes Feedback erhielten, erkannten sie, dass dieses ihre berufliche Entwicklung unterstützen würde, und sie sahen den Wert des Prozesses. Jan erhielt Kommentare, die der typischen Change-Management-Kurve entsprachen. Die Kommentare fingen mit "Warum sollte ich mich darum kümmern" und "Das klingt nach zu viel Arbeit, dafür habe ich keine Zeit" an, entwickelten sicher aber schnell zu "Wow, ich habe noch nie so relevantes Feedback erhalten. Ich habe Dinge gelernt, die ich vorher nicht einmal über mich selbst wusste, und ich weiß jetzt, wie ich mich in meiner Rolle verbessern kann." Die Mitarbeiter wertschätzen nun die neuen Sichtweisen für ihre berufliche Entwicklung und verstehen, wie ihnen das spezifische Feedback hilft zu verstehen, worin sie gut sind und wie sie noch besser werden können.

Neben dem Stimmungswandel hat Jan eine positive Verhaltensänderung im Umgang der Mitarbeiter untereinander beobachtet. Diese geben sich nun häufiger gegenseitig Feedback und Dank.

"Die Funktion des öffentlichen Danks funktioniert wirklich gut - die Mitarbeiter nutzten sie erst, um sich gegenseitig innerhalb von Leapsome zu loben.  Mittlerweile geben sie sich auch aktiv außerhalb der App Anerkennung. Ich bin sehr glücklich über diese Entwicklung unserer Kultur."

Neben dem Fokus auf die Mitarbeiterentwicklung ist PlusDental nun auch in der Lage, Daten aus seinen Mitarbeiterbefragungen zu erfassen. Damit können die Verantwortlichen verstehen, wo sie erfolgreich sind und welche Bereiche noch verbessert werden müssen. Dies hilft PlusDental, ihre Kultur bei gleichzeitigem Wachstum zu erhalten und sogar zu verbessern.

David Khalil, MD und Mitbegründer von PlusDental, sagt:

"Dies sind die aussagekräftigsten und hilfreichsten Daten, die ich je von der Personalabteilung erhalten habe".

Durch die Kombination der Plattform von Leapsome und der engen Integration der Unternehmenswerte in die Prozesse ist es PlusDental gelungen, ein einheitliche Erfahrung für alle Mitarbeiter zu schaffen. Aber nicht nur die Mitarbeiter profitieren von den neuen Prozessen, sondern auch PlusDental. Das Unternehmen erhielt bei den HR Excellence Awards 2019 die Trophäe für die Kategorie SME Employee Development.

Jeder unserer Kunden schreibt seine eigene Geschichte mit Leapsome. Sind Sie bereit, Ihre zu beginnen? Füllen Sie das folgende Formular aus, um herauszufinden, wie wir Ihr Unternehmen in Bezug auf Performance und Engagement unterstützen können.

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