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Menschen und Teams zu managen ist eine schwierige Aufgabe, die es zu meistern gilt. CEOs und People Operations/HR-Teams sind damit beauftragt, Systeme, Prozesse und Tools einzurichten, um Manager zu unterstützen und alle Mitarbeiter zu entwickeln. 

Mehr denn je überarbeiten Unternehmen ihre Personalmanagement-Prozesse und ihre Herangehensweise an die Mitarbeiterentwicklung - vor allem, wenn sie sich an die neue Realität einer Remote- oder Hybrid-Belegschaft anpassen.

Gute Führungskräfte wissen, dass trotz der zunehmenden Digitalisierung die Mitarbeiter immer noch das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind. Sie verstehen auch, dass ihre Unterstützung Aufmerksamkeit, Empathie und Investitionen erfordert.

Immer mehr People Ops/HR-Teams stellen sich Fragen wie: „Wie können wir unsere Mitarbeiter weiter unterstützen?“, „Was können wir tun, um unseren Mitarbeitern zu helfen, in ihren Rollen zu lernen?“ und „Woher wissen wir, ob unsere Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind?“.

Die Leistung zu steigern, das Engagement zu erhöhen und die besten Talente zu halten, ist keine leichte Aufgabe. Auf der Suche nach einer Lösung für diese Probleme bauen Unternehmen weltweit ihre People Operations-Strategien um und implementieren ganzheitliche Personalmanagementsysteme.

Die besten People-Operations-Teams erkennen, dass es einen positiven Kreislauf gibt, wenn gutes Feedback zwischen Managern und Mitarbeitern mit dem Lernen der Mitarbeiter verbunden ist. Dies fördert die Entwicklung, das Engagement und letztendlich den Erfolg des Unternehmens.

Mitarbeitergespräche sind seit über sechzig Jahren ein fester Bestandteil des Unternehmens-Alltags, während internationale Unternehmen wie Intel seit den 1970er Jahren auf Zielvereinbarungen setzen. Aber wie sieht ein moderner Ansatz für wachstumsorientierte Performance Reviews aus? Wie setzen Sie OKRs? Was ist mit regelmäßigen 1:1-Meetings? Wann haben Sie das letzte Mal Ihren direkten Mitarbeiter um Feedback gebeten? Und verfolgt Ihr Unternehmen seinen eNPS (Employee Net Promoter Score) von Quartal zu Quartal?

In diesem Artikel wird erklärt, was die einzelnen Teile eines umfassenden Personalmanagementsystems sind, und anschließend werden Best Practices für die Verwendung dieser Teile vorgestellt. 

Die Komponenten eines Personalmanagementsystems

Performance Reviews

Reviews (oder Mitarbeitergespräche, wie sie manchmal genannt werden) werden verwendet, um die Arbeit eines Mitarbeiters oder Managers in der Zeit seit dem letzten Review zu bewerten. Mitarbeiter können von ihren Managern, Kollegen und direkten unterstellten Mitarbeitern beurteilt werden. In einigen Unternehmen kann der Performance-Review-Prozess genutzt werden, um Boni oder Beförderungen zu gewähren. Heute erkennen immer mehr Unternehmen, dass Performance Reviews am effektivsten sind, wenn sie wachstumsorientiert sind und den Mitarbeitern helfen zu verstehen, wo ihre Stärken liegen und wie sie sich verbessern und weiterentwickeln können.

Zielsetzung (OKRs)

Wenn Ihr Unternehmen über Finanzziele und To-Do-Listen spricht, bedeutet das nicht unbedingt, dass es sich Ziele setzt. Stattdessen werden bei der Art der Zielsetzung, über die wir hier sprechen — oder OKRs, um einen beliebten Ansatz zu nennen — langfristige Ziele mit kurzfristigen Zielen auf verschiedenen Unternehmensebenen abgeglichen. Die Idee hinter den Zielen ist es, den täglichen Fortschritt mit dem übergeordneten Ziel in Einklang zu bringen (etwas, das viele Unternehmen anscheinend übersehen: 2015 ergab eine Studie der London Business School, dass zwei Drittel der leitenden Angestellten die obersten Prioritäten ihres Unternehmens nicht nennen konnten!). Auf diese Weise bekommen alle Mitarbeiter ein klares Gefühl dafür, wie ihre Arbeit zur Mission des Unternehmens beiträgt.

1:1 Meetings

1:1 Meetings bieten einen Raum für eine private Diskussion zwischen zwei Kollegen — typischerweise einem Manager und seinem direkten Mitarbeiter. Obwohl weniger Personen involviert sind, können 1:1 Meetings im Vergleich zu größeren Gruppenbesprechungen eine extrem hohe Wirksamkeit haben. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, ausführlich über ihre Arbeit, ihr Wohlbefinden und alle sensiblen Themen zu sprechen, die in anderen Formaten nicht kommuniziert werden können. Die volle Aufmerksamkeit zu erhalten und zu geben, macht 1:1s auch zu einem großartigen Ort, um Fragen zu stellen und neue Ideen zu brainstormen. Am wichtigsten ist, dass sie einen Raum schaffen, in dem Manager ihre Mitarbeiter regelmäßig coachen können, um ihnen zu helfen, ihre Leistung zu verbessern.

Instant Feedback & Lob

Lassen Sie sich von dem "instant" Teil nicht einschüchtern. Diese Art von Feedback wird so genannt, weil es auf einer fortlaufenden, fallbezogenen Basis stattfindet — im Gegensatz zu der Art, die Sie bei Ihrer Leistungsbeurteilung erhalten. Und obwohl es besser ist, sofortiges Feedback so schnell wie möglich nach einem Ereignis oder Vorfall auszutauschen, gibt es dennoch Zeit und Raum, um Ihren Kollegen konstruktives Feedback zu geben. Darüber hinaus macht sofortiges Feedback Mitarbeiter und Manager auf ihr positives und negatives Verhalten aufmerksam, so dass niemand bis zum Ende des Jahres warten muss, um herauszufinden, wo er etwas falsch gemacht hat. Außerdem ist sofortiges Lob genauso wichtig für die Entwicklung Ihres Teams wie konstruktives Feedback - wenn nicht sogar noch wichtiger!

Mitarbeiter-Befragungen (und Puls- & eNPS-Umfragen)

Eine Zeit lang waren Unternehmen nur daran interessiert, ihre Kunden zu befragen. Anschließend nutzten sie Umfragen, um den NPS (Net Promoter Score) zu berechnen: eine Metrik, die die Zufriedenheit der Kunden mit dem Kauf ihres Produkts beschreibt. Mittlerweile setzen Unternehmen den gleichen Ansatz intern ein, um ihren eNPS (Employee Net Promoter Score) zu messen. Diese Daten geben Unternehmen einen Einblick in die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter.

Viele Unternehmen sehen Umfragen und eNPS-Berechnungen mittlerweile zu Recht als erfolgskritisch an. Denn wenn die Menschen, die ihre Produkte herstellen und verkaufen, nicht mit ihrer Arbeit zufrieden sind, wie können sie dann den Kunden ein großartiges Erlebnis vermitteln? Durch den Einsatz zusätzlicher Engagement-Umfragen (bei denen die Teilnehmer u. a. nach dem Gefühl von Autonomie, Leistung und Motivation gefragt werden) können Unternehmen am Puls der Zeit bleiben und Warnsignale für den Zustand ihrer Unternehmenskultur erkennen.

Lernen & Entwicklung der Mitarbeiter

Die Bereitstellung von personalisierten Lernplänen für Mitarbeiter ist entscheidend für deren Weiterentwicklung. Dies sollte am ersten Tag als Teil des Onboarding-Prozesses beginnen und ein durchgängiges Thema während der gesamten Betriebszugehörigkeit haben. In der Praxis bedeutet dies, dass für jeden Mitarbeiter Lernpfade festgelegt werden sollten, die ihn von seinem aktuellen Stand zur Entwicklung der Fähigkeiten und des Know-hows für sein angestrebtes Ziel führen.

Ein Blueprint für das People Management

Nun bleibt die Frage: Wann sollte jeder dieser Teile eines Personalmanagementsystems eingesetzt werden und zu welchem Zweck?

Wir haben einen Blueprint erstellt, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie jeder dieser Prozesse im Laufe der Zeit zusammenspielen (und ineinandergreifen) kann, um Ihnen bei der Mitarbeiterentwicklung zu helfen.

Hinweis: Das unten beschriebene System ist zwar für die meisten Unternehmen geeignet, trifft aber möglicherweise nicht auf Ihr Unternehmen zu. Dennoch bietet es eine hervorragende Grundlage, auf der Sie aufbauen können.

Hier erfahren Sie, wie Sie ein ganzheitliches People Management System einrichten:

Führen Sie zweimal im Jahr Performance Reviews durch

Traditionell fanden Performance Reviews nur einmal im Jahr statt. Dies machte es für die Mitarbeiter schwer zu wissen, wie sie sich im Laufe des Jahres geschlagen haben. Außerdem verursachte es administrative Probleme für die Manager, die auf 12 Monate Leistung zurückblicken mussten, während sie versuchten, eine genaue Bewertung abzugeben. 

Viele Unternehmen entscheiden sich jetzt dafür, die Häufigkeit des strukturierten Feedbacks zu erhöhen, indem sie zweimal im Jahr Performance Reviews durchführen: Dies kann auch hilfreich sein, wenn Sie Gehaltsgespräche von Entwicklungsgesprächen trennen wollen.

Wie bereits erwähnt, ist es mittlerweile gängige Praxis, 360° Grad Feedback-Prozesse durchzuführen, bei denen jeder Mitarbeiter von seinem Vorgesetzten, seinen direkt unterstellten Kollegen und ausgewählten Kollegen beurteilt wird, um eine ganzheitliche Sicht auf seine Leistung zu erhalten.

Es gibt zwei Ansätze für den Performance-Review-Zyklus:

  1. Zentralisierte Zyklen: Alle Mitarbeiter durchlaufen den Performance-Review-Prozess gleichzeitig (z. B. jeden Januar).
  2. Dezentrale Zyklen: Leistungsbeurteilungen werden basierend auf dem Startdatum des einzelnen Mitarbeiters durchgeführt.

Es gibt Vor- und Nachteile für jeden Ansatz, die sich hauptsächlich auf den administrativen Arbeitsaufwand beschränken, den ein Review-Zyklus verursacht. Einige Unternehmen möchten alle Überprüfungen gruppieren, sodass jeder im Unternehmen sie gleichzeitig hat. Andere ziehen es vor, sie über das Jahr verteilt durchzuführen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Nehmen wir an, Sie entscheiden sich dafür, Ihre Performance Reviews auf jährlicher Basis laufen zu lassen. In diesem Fall ist es sehr empfehlenswert, dass Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter auf andere Weise aktiv verfolgen, z. B. durch entwicklungsorientierte 1:1 Meetings und Instant Feedback (mehr dazu später).

Entwickeln Sie neue Mitarbeiter mit Probezeit-Reviews

Neben der regelmäßigen Frequenz der unternehmensweiten Performance Reviews ist es am wichtigsten, neuen Mitarbeitern das Feedback zu geben, das sie verdienen, wie sie sich in den ersten Monaten schlagen.

Der Manager des neuen Mitarbeiters und einige Kollegen, mit denen die Person eng zusammenarbeitet, sollten strukturiertes Feedback geben, um den Fortschritt ihres Kollegen zu unterstützen. Dies sollte in der Regel nach ein paar Monaten in der Rolle geschehen und ist beispielsweise an die Mitte oder das Ende der Probezeit gebunden.

Setzen Sie vierteljährliche Ziele (OKRs)

Das Setzen von Zielen ist besonders hilfreich, wenn Sie sich überlegen, wo Sie in einem Jahr stehen wollen. Ziel ist es, die spannendsten und wichtigsten Ziele für Ihr Unternehmen zu skizzieren, damit Sie im nächsten Jahr konkret messen können, ob Sie den Erfolg erreicht haben, den Sie sich vorgenommen haben. Natürlich sollten Sie auch Rückblicke halten, wie gut das Unternehmen im Vergleich zum Plan abgeschnitten hat! 

Wenn Sie die OKR-Methode (Objectives & Key Results) verwenden, ist es hilfreich, die Ziele über Quartale hinweg zu planen. Wie der OKR-Experte Roger Longden empfiehlt, können Sie dann eine Woche für die Planung jedes OKR-Zyklus verwenden, zehn Wochen für die Ausführung (was die prozentuale Messung des Fortschritts erleichtert) und eine Woche, um die Dinge abzuschließen und Retrospektiven abzuhalten. Dies unterteilt Ihre Jahresziele in überschaubare Zyklen von jeweils zwölf Wochen und passt zu anderen Rhythmen wie dem Geschäftsjahr. 

Versenden Sie einmal pro Quartal Umfragen zum Mitarbeiterengagement

Das Sammeln von Feedback von Ihren Mitarbeitern ist der beste Weg, um die Stimmung in Ihrem Unternehmen zu verstehen und zu wissen, wie Sie Ihre Unternehmenskultur am besten vorantreiben können. Auch wenn Sie die Posteingänge Ihres Teams nicht mit langwierigen Umfragen verstopfen wollen, ist es entscheidend, kontinuierlich Daten zu sammeln, um ein konsistentes Gefühl für die Unternehmensmoral und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu erhalten und Schlüsselbereiche im Laufe der Zeit proaktiv zu messen und zu verbessern, damit Sie Ihre Mitarbeiter bestmöglich unterstützen können. 

Wenn Ihr Unternehmen gerade signifikante Veränderungen durchläuft (wie beispielsweise die digitale Transformation oder das Arbeiten im Home Office), könnte eine höhere Frequenz Ihnen helfen, Klarheit darüber zu erhalten, wie es den Mitarbeitern geht. Aber natürlich können Sie die Anzahl der Fragen immer reduzieren, um sich auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren.

Kostenlose Ressourcen: Vorlage für Mitarbeiterbefragung für Remote-Teams: Holen Sie sich die (englische) kostenlose Vorlage für Mitarbeiterbefragungen mit Best-Practice-Fragen.


Führen Sie monatlich Puls- & eNPS-Umfragen durch 

Viele Unternehmen entscheiden sich auch dafür, Pulsumfragen in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Hier ist es wichtig, sich kurz zu fassen, um die Kapazität der Mitarbeiter nicht zu überlasten. Auch hier sind Sie auf der Suche nach wertvollen Erkenntnissen von allen Mitarbeitern und wollen die Arbeitsbelastung nicht unnötig erhöhen.

Eine Handvoll kurzer, auf den Punkt gebrachter Fragen reicht aus, um aussagekräftiges Feedback zu sammeln und den Puls Ihres Unternehmens zu fühlen (daher der Name). Sie sollten offene Fragen wie „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie erfüllend haben Sie Ihre Arbeit diese Woche gefunden?“ verwenden, die die Teilnehmer von Woche zu Woche beantworten werden.

Auf ähnliche Weise sollten Sie regelmäßig Antworten von Mitarbeitern sammeln, um Ihren Employee Net Promoter Score (eNPS) zu messen. Eine eNPS-Umfrage fragt einfach: „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie wahrscheinlich ist es, dass Sie [Name des Unternehmens einfügen] als großartigen Arbeitsplatz weiterempfehlen würden?“.

Erfahren Sie mehr darüber, warum der Employee Net Score eine so aussagekräftige Metrik ist.

Führen Sie jede Woche 1:1 Meetings durch 

 

Ein Grund, warum 1:1 Meetings so gut funktionieren, ist, dass sie Manager und ihre Mitarbeiter zu einem sinnvollen, fortlaufenden Dialog miteinander verpflichten - ein wirkungsvoller Weg, um Mitarbeiter mit ihren Managern und Kollegen in Einklang zu bringen. Damit dies effektiv ist, müssen 1:1 Meetings jedoch regelmäßig stattfinden: Wir empfehlen wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen. Dies hält die Kommunikation und das Verhältnis aufrecht und zeigt, dass man Zeit in die andere Person investiert. 

 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum 1:1 Meetings ein so wirkungsvolles Format und ein "Must-have" in Ihrem People Management System sind, lesen Sie unseren Leitfaden Meetings with Purpose: The Unique Benefits of 1:1 Meetings.

Einer der Hauptvorteile regelmäßiger 1:1 Meetings kann die Festlegung von Zielen und Prioritäten sein. Wir empfehlen zwar nicht, dass das 1:1 das Format eines Status-Updates annimmt, aber es ist ein großartiger Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter bei den Top-Prioritäten übereinstimmen, um ihre wöchentlichen To-Do-Listen mit den übergreifenden OKRs zu verbinden.

Geben Sie frühzeitig und häufig Feedback

Nicht zuletzt ist Instant Feedback der Klebstoff, der alles zusammenhält. Etablieren Sie also eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks, in der Ehrlichkeit und radikale Offenheit als Teil des Arbeitsalltags geschätzt werden. 

Das bedeutet nicht, dass Sie rund um die Uhr Feedback geben müssen. Streben Sie stattdessen eine Arbeitsumgebung an, in der die Mitarbeiter offen und positiv über die Leistung der anderen kommunizieren können. Sobald Instant Feedback in Ihrer Unternehmenskultur verankert ist, wird es andere Prozesse wie Performance Reviews und 1:1-Meetings viel reibungsloser machen.

 


Aktiv in die Mitarbeiterentwicklung investieren

Abschließend sollte jeder Mitarbeiter auf einem Lernpfad sein, der ihm hilft, als Individuum in der eigenen Karriere voranzukommen. Das kann bedeuten, dass er lernt, wie man ein guter Manager wird. Für andere könnte es bedeuten, funktionsübergreifende Fähigkeiten zu erlernen, um mit anderen Teams zusammenzuarbeiten. Oder es könnte bedeuten, sein Fachwissen zu vertiefen, um ein Experte auf seinem Gebiet zu werden.

Unabhängig von den Themen sind das Lernen und die Entwicklung der Mitarbeiter entscheidende Bestandteile des People Management Systems, in die kontinuierlich investiert werden sollte.

Ein besonders relevantes Thema ist die Bereitstellung von Schulungen und Ressourcen für Manager, die zum ersten Mal in das Unternehmen kommen, um herausragende Führungskräfte zu werden. Diese Manager werden einen überdurchschnittlich großen Einfluss auf den Fortschritt ihrer Teams haben. Dies ist daher eine Investition, die sich immer auszahlt, wenn man sicherstellt, dass Sie für den Erfolg gerüstet sind. 

Das Ganze ist größer als die Summe seiner Teile

Wie Sie sehen können, ist jede der einzelnen Komponenten des People Management Systems für sich genommen ein starker Hebel. Aber wenn sie sich zu einer schlüssigen Strategie zusammenfügen, bilden sie ein hervorragendes Regelwerk für die Entwicklung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen.

Jetzt liegt es also an Ihnen. Wie haben Sie diese Prozesse in Ihrem Unternehmen strukturiert, oder wie werden Sie sie anpassen, um das System angesichts der Veränderungen, die „Future of Work“ mit sich bringt, zu verbessern? Wir würden uns freuen, Ihre Gedanken zu hören.

 

— Sind Sie daran interessiert, mehr darüber zu erfahren, wie Leapsome Ihnen bei der Entwicklung Ihrer People Management Prozesse helfen kann? Buchen Sie eine Demo und führen Sie ein Gespräch mit einem unserer Experten.


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