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Regelmäßige 1:1 Meetings zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind entscheidend dafür, dass sich Mitarbeiter bei der Arbeit wertgeschätzt und unterstützt fühlen. Diese Check-ins sind ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen Personalmanagementsystems.

Als Manager ist Ihre Fähigkeit, Ihre Mitarbeiter erfolgreich zu coachen, ein wichtiger Faktor für die Gesamtleistung und das Engagement Ihres Teams. Sie schulden jeder Person, die Ihnen unterstellt ist, die nötige Aufmerksamkeit und Zeit fürs Coaching, damit sie erfolgreich in ihren Rollen sein kann. Durch die Durchführung von effektiven 1:1 Meetings können Sie die Kommunikationslinien zwischen sich und Ihren Mitarbeitern verbessern, um dies zu ermöglichen. 

Zusammenfassend gibt es fünf wichtige Gründe, warum das 1:1 Meeting-Format so entscheidend ist:

  1. Sie ermöglichen einen schnellen und einfachen Check-in
  2. Sie bieten eine hervorragende Gelegenheit für den privaten Austausch
  3. Sie fördern eine empathische Arbeitsbeziehung
  4. Sie geben Mitarbeitern das Gefühl, wertgeschätzt zu werden
  5. Sie fördern eine problemlösende Denkweise

Da 1:1 Meetings so viel Gewicht haben, wenn es um die langfristigen Erfolg Ihres Teams geht, ist es verständlich, dass sich so viele Manager fragen, wie sie effektive 1:1 Meetings durchführen können.

Egal, ob Sie neu im Management sind oder nur ein paar Tipps suchen, wie Sie Ihre 1:1 Meetings am besten strukturieren, mit diesem Leitfaden sind Sie bestens ausgestattet. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, können Sie sich die kostenlose Vorlage für 1:1 Meetings ansehen, die wir für Sie vorbereitet haben — Sie finden sie nachfolgend.


Was sollte während eines 1:1-Meetings besprochen werden? 


Auch wenn jede Person seinen eigenen Führungsstil hat, ist es wichtig, sich an bestimmte "Säulen" zu halten, die ein gutes 1:1-Meeting ausmachen. 

In "The Making of a Manager" weist Facebook VP Julie Zhuo auf vier wichtige Gesprächsthemen für Manager und Ihre Mitarbeiter hin.

  • Top-Prioritäten besprechen
  • Definieren Sie, wie "großartig" für Sie aussieht
  • Feedback austauschen
  • Reflektieren, wie die Dinge laufen

Sie werden vielleicht nicht in jedem Meeting alle vier Aspekte abdecken, aber wenn Ihre Meetings regelmäßig Diskussionspunkte beinhalten, die sich an diesen Säulen orientieren, dann können Sie sicher sein, dass Sie wirkungsvolle Gespräche führen. 

Großartige Manager sind in der Lage, ihre Mitarbeiter bei allem zu unterstützen, von ihren langfristigen beruflichen Zielen bis hin zu einfühlsamen Gesprächen über Aspekte ihres persönlichen Lebens, die sich auf ihre Leistung auswirken könnten.

Um noch weiter in dieses Thema einzutauchen, sagt Ben Horowitz, der Silicon Valley Venture Capitalist und ehemalige erfolgreiche Unternehmer, in seinem treffend benannten Blogbeitrag „One on One“:

„Der Schlüssel zu einem guten 1:1-Meeting ist das Verständnis, dass es das Meeting des Mitarbeiters ist und nicht das Meeting des Managers. Dies ist das freie Meeting für all die dringenden Probleme, brillanten Ideen und chronischen Frustrationen, die nicht in Statusberichte, E-Mails und andere weniger persönliche und intime Mechanismen passen.“

Zwei wichtige Dinge, die man daraus entnehmen kann, sind, dass man 1:1-Meetings am besten nicht als Gelegenheit nutzt, um sich über den Fortschritt laufender Projekte zu informieren. Sie sind eine Zeit, um all die Themen zu besprechen, für die man im regulären Tagesgeschäft sonst keine Zeit hat.

Und zweitens, die wichtige Unterscheidung, dass das Meeting Ihrem Mitarbeiter gehört und nicht Ihnen, dem Manager. Während Sie Dinge während des Meetings ansprechen können, sollte der Mitarbeiter die Tagesordnung bestimmen und die Manager sollten hauptsächlich zuhören und coachen.

In Anbetracht all dessen, wie können Sie die richtige Umgebung für effektive 1:1 Meetings schaffen?

 

So planen Sie 1:1-Meetings


Als Führungskraft richten Sie ab der ersten Woche ein wiederkehrendes 1:1-Meeting mit allen Ihren direkten Mitarbeitern ein. 

Eine Stunde pro Woche ist eine gute Frequenz — mindestens aber zweiwöchentlich. Dies bietet eine ausreichende Zeitspanne bei einer ausreichend hohen Frequenz, um eine starke Beziehung aufzubauen und wichtige Themen zu behandeln.

Ein E-Mail-Template für Ihr erstes 1:1 mit einem direkten Mitarbeiter

Unter Berücksichtigung der Grundregeln, was in einem effektiven 1:1-Meeting enthalten sein sollte, finden Sie hier ein Beispiel für eine E-Mail, die Sie an Ihre Mitarbeiter senden könnten, um das Meeting zu planen und die Erwartungen festzulegen.

Die E-Mail dient drei Zwecken:

  • Vereinbarung eines Tages und einer Uhrzeit, zu der Sie sich jede Woche treffen werden.
  • Um Erwartungen festzulegen, damit sich Ihre Mitarbeiter vorbereiten können.
  • Um zu bekräftigen, wie sehr Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen.

Letztlich geht es Ihnen darum, Vertrauen aufzubauen und dafür zu sorgen, dass sich Ihr Gegenüber wohlfühlt.

Betreff: Terminvereinbarung für unsere 1:1-Meetings


Hallo [Name des Mitarbeiters],

ich freue mich sehr auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.

Ich würde gerne ein wiederkehrendes 1:1-Meeting einrichten, bei dem wir uns jede Woche zur gleichen Zeit treffen.

Damit Sie wissen, was Sie erwartet, hier ein paar Details, wie ich 1:1-Meetings gerne durchführe:

  • Unsere 1:1-Meetings sind Ihre Meetings. Sie sind eine Chance für uns, über alle Themen zu sprechen, die Ihnen auf dem Herzen liegen, sich gegenseitig offenes Feedback zu geben, Ihre berufliche Entwicklung zu besprechen sowie alles andere, was Sie möchten. Sie sollen Ihnen helfen, in Ihrer Rolle erfolgreich zu sein. Alles, was Ihnen hilft, dies zu erreichen, ist also ein gutes Thema für diese Treffen.
  • Da wir eng an Projekten zusammenarbeiten werden und es bereits andere Meeting-Formate gibt, in denen wir über den Fortschritt dieser Projekte sprechen werden, sind unsere 1:1-Meetings nicht als Status-Update-Meetings gedacht. Unsere 1:1s sollten für all die Themen sein, über die wir sonst keine Zeit finden würden, zu sprechen.
  • Da es Ihre Besprechungen sind, sollten Sie die Tagesordnung selbst erstellen. Wir werden [Name des Software-Tools einfügen] verwenden, um unsere Tagesordnung, Notizen und Themen jede Woche festzuhalten. Wenn möglich, ist es immer hilfreich, die Tagesordnung bereits am Vortag des Meetings zu verschicken.

Wir sollten 1 Stunde für das Treffen einplanen, damit wir genug Zeit haben, jede Woche die wichtigsten Themen zu behandeln. Hier sind einige Zeitfenster, die für mich funktionieren. Lassen Sie mich wissen, welche Zeit Sie bevorzugen würden, oder schlagen Sie bitte alternative Zeiten vor, sollte keine davon passen.

[Tag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

[Tag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

[Tag einfügen] um [Uhrzeit einfügen]

Sobald wir uns auf einen Tag und eine Zeit geeinigt haben, schicke ich Ihnen eine Kalendereinladung.

Ich freue mich auf unsere Gespräche und auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Danke!

(gez.)


Sobald Sie und Ihr Mitarbeiter sich auf die Zeit geeinigt haben, zu der die Besprechung wöchentlich stattfinden soll, sollten Sie sicherstellen, dass sie im Kalender eingetragen wird.

Eine Vorlage für die Einladung zu einem 1:1 Meeting im Kalender

Gehen Sie zu Ihrer Geschäftskalender-App und erstellen Sie eine neue Besprechung, um sicherzustellen, dass die Zeit sowohl für Sie als auch für Ihren Mitarbeiter eingeplant ist. 

Veranstaltungsname & Teilnehmer

Der Name der Veranstaltung ist hier nicht das Wichtigste. Das Wichtigste ist, dass Sie den Termin in Ihren beiden Kalendern blockiert haben, damit Sie sich gegenseitig verpflichten, diese Zeit jede Woche für Ihr 1:1-Treffen zu nutzen.

Geben Sie der Veranstaltung einen klaren und prägnanten Namen. „1:1 - [Ihr Name] & [Name des Mitarbeiters]:“ ist normalerweise ausreichend. Auf diese Weise können beide Teilnehmer das Meeting beim Blick auf ihren Kalender leicht erkennen. (Vergessen Sie nicht, die E-Mail-Adresse Ihres Mitarbeiters zum Kalenderereignis hinzuzufügen, damit dieser die Einladung erhält).

Datum & Uhrzeit

Richten Sie das Kalenderereignis für den Tag und die Uhrzeit ein, die Sie zuvor vereinbart haben. Und denken Sie daran, es als wiederkehrendes Ereignis einzurichten.

Veranstaltungsort

Auch wenn Sie für Ihre 1:1-Besprechungen gelegentlich das Büro verlassen möchten, um „spazieren zu gehen und zu reden“ (Tipp: das nächste Café ist ein gutes Ziel), sollte der Ort normalerweise so festgelegt werden, dass Sie beide wissen, wo Sie sich treffen. Wenn Sie einen internen Besprechungsraum buchen müssen, sollten Sie dies im Voraus tun, damit Sie jede Woche einen Raum für Ihr Treffen haben.

Managen Sie ein Remote-Team oder treffen Sie sich nur aus der Ferne mit Ihrem Teammitglied? Es ist auch eine gute Idee, einen permanenten Google Meet- oder Zoom-Meeting-Link (oder welche Videokonferenz-Software Ihr Unternehmen auch immer verwendet) in der Kalendereinladung zu haben, sodass Sie beide einfach dem Meeting beitreten können, ohne jedes Mal einen neuen Link für das Meeting einrichten zu müssen.

Selbst wenn Sie normalerweise ein persönliches Treffen planen, lohnt es sich, einen Videokonferenz-Link in der Kalendereinladung zu haben, damit Sie bereits einen Ausweichort haben, an dem das Treffen auch remote stattfinden kann.

Beschreibung

Es ist auch eine gute Idee, die URL des (Google-)Dokuments anzugeben, das Sie für die Besprechungsagenda und -notizen verwenden, damit Sie beide einfachen Zugriff auf die relevanten Dokumente haben, wenn der Zeitpunkt der Besprechung gekommen ist.

Sollten Sie Google Docs verwenden, stellen Sie sicher, dass die Datenschutzeinstellungen so eingerichtet sind, dass nur Sie beide gemeinsam Zugriff auf das Dokument haben. 


Eine Vorlage für Ihr erstes 1:1-Meeting mit einem Mitarbeiter


Während Ihre laufenden 1:1 Meetings wahrscheinlich viele Themen abdecken werden, sollten Sie, wie oben erwähnt, feststellen, dass sie eine Art „Rhythmus“ mit wiederkehrenden Themen haben.

Ihr erstes 1:1-Meeting muss jedoch eine andere Stimmung haben. Wenn Sie der Manager sind und zum ersten Mal mit Ihrem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie Zeit brauchen, um sich gegenseitig kennenzulernen, und deshalb ist das erste 1:1 besonders wichtig.

Zu Beginn des ersten Treffens ist es immer am besten, das Format für die Treffen und die Erwartungen, die Sie in Ihrer Einladungs-Mail dargelegt haben, mündlich zu rekapitulieren, nur für den Fall, dass es offene Fragen oder Bedenken gibt. Sobald dies geklärt ist, können Sie in ein offenes Gespräch übergehen. Da es sich um das erste Treffen handelt, sollten Sie viele interessante Fragen vorbereitet haben, um das Gespräch in Gang zu halten.

Es gibt zwei Arten von Fragen, die in Ihrem ersten 1:1-Gespräch am nützlichsten sein werden.

  1. Fragen zum „Kennenlernen“. Diese helfen, die Barrieren ein wenig abzubauen, um die Beziehung mit dem richtigen Schwung zu beginnen.
  2. Fragen, die Ihnen helfen, die Lage des Unternehmens zu verstehen. Diese Fragen helfen Ihnen als Führungskraft, ein Gefühl für den Status quo zu bekommen.

Fragen, die Sie Ihrem Mitarbeiter in einem 1:1 Meeting stellen sollten

Wie sind Sie dazu gekommen, bei [Name des Unternehmens] zu arbeiten?

Was macht Ihnen am meisten Spaß, hier zu arbeiten?

  • Was macht Ihnen am meisten Spaß, hier zu arbeiten?
  • Wie sind Sie dazu gekommen, bei [Name des Unternehmens] zu arbeiten?
  • Was gefällt Ihnen am meisten an der spezifischen Aufgabe, die Sie erfüllen?
  • Was läuft derzeit gut (und warum)?
  • Was läuft derzeit nicht so gut (und warum)?
  • Wenn Sie nur eine Sache ändern könnten, was wäre das?
  • Welche Erwartungen haben Sie an mich als Ihre Führungskraft?
  • Was sind Ihre Ambitionen? Wo sehen Sie sich in den nächsten Jahren/3 Jahren/10 Jahren?
  • Was sollte ich über Sie und Ihre Arbeitsweise wissen, damit wir gut zusammenarbeiten können?

Es versteht sich von selbst, dass Sie als Führungskraft den Antworten Ihres Berichts aufmerksam zuhören und sich auch Notizen machen sollten. Das setzt voraus, dass Ihr Mitarbeiter damit einverstanden ist und dass er Ihnen nichts erzählt, was „inoffiziell“ ist.

Dieses erste Treffen wird den Ton Ihrer Beziehung im weiteren Verlauf bestimmen, daher ist es wichtig, einen guten Start hinzulegen. 


1:1 Meeting: Template und Fragen

Wenn Sie ein einfaches Google-Dokument verwenden, um Ihre Besprechungen zu protokollieren, finden Sie hier ein einfach zu verwendendes Format.


Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum und die Uhrzeit der Besprechung notiert haben. Es könnte auch nützlich sein, den Ort zu notieren, an dem das Meeting stattfindet; besonders wenn das Meeting nicht am regulären Ort stattfindet. Wenn Sie Ihre Notizen noch einmal durchgehen, kann die Erinnerung an den Ort manchmal helfen, sich an Details dieses Tages zu erinnern.

Sie sollten Abschnitte erstellen, in denen beide Teilnehmer Tagesordnungspunkte und Gesprächsthemen hinzufügen, Notizen machen und Aktionspunkte aus dem Meeting aufzeichnen können.

Für das nächste Meeting verschieben Sie dann einfach den gesamten Inhalt des vorherigen Meetings mit einem Seitenumbruch auf die nächste Seite. Sie haben dann eine übersichtliche Aufzeichnung aller Besprechungen, die im Laufe der Zeit stattgefunden haben, in einem Dokument. 

Wenn Sie ein Tool wie 1:1 Meetings von Leapsome verwenden, wird all dies natürlich innerhalb des Tools für Sie erledigt. 

Eine Aufzeichnung aller Ihrer 1:1-Meetings ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, Leistungsbeurteilungen durchzuführen. So haben Sie eine umfangreiche Liste mit allen Themen, die Sie in den Wochen vor der Review besprochen haben.

1:1-Meeting-Fragen für Manager an Ihre Mitarbeiter

In Bezug auf Gesprächsthemen für Ihr 1:1-Meeting finden Sie hier eine umfassende Liste von Fragen und Anregungen, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen könnten. Fügen Sie die Fragen, die Sie stellen möchten, einfach im Vorfeld eines bestimmten Meetings in die Agenda ein. Sie können sogar einige von ihnen als wiederkehrende Fragen festlegen, die Sie jede Woche besprechen.

Allgemeine Fragen:

  • Wie geht es Ihnen?
  • Was geht Ihnen diese Woche durch den Kopf?
  • Irgendwelche administrativen Dinge (z.B. Urlaub), die wir besprechen sollten?

Ausrichtung:

  • Wie zuversichtlich sind Sie, was die Richtung des Unternehmens angeht?
  • Haben Sie irgendwelche Fragen zur Strategie?
  • Brauchen Sie zusätzlichen Input von mir?

Fortschritt:

  • Was sind die wichtigsten Erfolge seit dem letzten Treffen?
  • Wie kommen Sie in Richtung Ihrer Ziele voran?
  • Was sind die aktuellen Hindernisse?
  • Was ist eine Sache, die Sie seit unserem letzten Gespräch gelernt haben?
  • Was hat Sie seit unserem letzten Gespräch herausgefordert?
  • Was ist seit unserem letzten Gespräch gut gelaufen?

Beziehungen:

  • Welches Feedback haben Sie für mich?
  • Gibt es Interaktionen, die Sie gerne besprechen möchten?
  • Wie kann ich Sie zwischen jetzt und unserem nächsten Treffen am besten unterstützen?

Bestrebungen:

  • Welche Fortschritte haben Sie bei Ihren Karrierezielen gemacht?
  • An welchen Fähigkeiten würden Sie gerne weiter arbeiten?

Nächste Schritte:

  • Was sind die wichtigsten Prioritäten in dieser Woche?
  • Gibt es etwas, das wir beim nächsten Mal besprechen sollten?


📥 Kostenloser Download: Holen Sie sich unsere kostenlose Vorlage für 1:1 Meetings und Fragen in einem praktischen Google-Dokument. Hier herunterladen.

Zur Erinnerung: Die Gesamtagenda des Meetings sollte von Ihrem Mitarbeiter getragen werden. Diese Fragen sollen Ihnen helfen, die Diskussion anzuregen, damit Sie unterstützen und helfen, das Beste aus Ihrem Mitarbeiter herauszuholen.


Leapsome’s integrierte 1:1 Meeting-Vorlagen & -Anregungen

Um 1:1 Meetings, die mit Leapsome durchgeführt werden, effizienter und einfacher zu gestalten, haben wir eine Reihe von Fragen und Aufforderungen eingebaut, die mit einem Klick zu Ihrer Agenda-Vorlage hinzugefügt werden können.

Die Vorschläge sind sehr nützlich für alle Manager, die eine Struktur mit ihren Mitarbeitern schaffen und effektive Gespräche führen wollen.



Sie finden diese Meeting-Fragen innerhalb der Meeting-Einstellungen. Wenn Sie auf „Ideen anzeigen“ oberhalb der Agenda-Struktur klicken, wird die Liste der Vorschläge eingeblendet. Klicken Sie in dieser Liste einfach auf "Hinzufügen" auf einen der Vorschläge, um diesen automatisch als Abschnitt in Ihre Agenda aufzunehmen.

Die Vorschläge sind in folgende Kategorien unterteilt:

  • Allgemein
  • Ausrichtung
  • Fortschritt
  • Beziehungen
  • Bestrebungen
  • Nächste Schritte

Wir erlauben den Administratoren des Leapsome-Kontos Ihres Unternehmens auch, zusätzliche Vorschläge hinzuzufügen. Wenn von den Administratoren Elemente hinzugefügt werden, werden diese in einer eigenen Kategorie mit der Aufschrift „Von Ihrem Team empfohlen“ angezeigt. 

Auf diese Weise können, wenn das Unternehmen über interne Best Practices verfügt, diese jedem Manager empfohlen werden, um eine Ebene der Konsistenz bei den 1:1s zu schaffen, die im gesamten Unternehmen stattfinden.

— Sind Sie daran interessiert, mehr darüber zu erfahren, wie Leapsome Ihre Meetings auf die nächste Stufe heben und dabei helfen kann, Engagement und Leistung zu steigern? Buchen Sie hier eine Demo und sprechen Sie mit einem unserer Experten.




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